Thuiswerken, heerlijk toch? Geen reistijd, geen collega’s aan je bureau en de kinderen zelf naar school brengen. Zo dachten we er een paar weken geleden over. Intussen staat de wereld door het corona virus op zijn kop en heeft thuiswerken ineens een heel andere lading gekregen. Je kinderen helpen met huiswerk, ze leren dat ze je niet om de 45 seconden mogen storen, je huis op orde houden, zorgen voor je ouders en ook nog werken.

Er komt minder uit je handen. Of je gaat veel te lang door. Thuiswerken kan juist nu heel zwaar zijn. Hoe hou je dat vol?

We hebben 15 tips voor je om thuis het beste uit je werkdag te halen. En het ook nog een beetje gezellig te houden. Structuur is het sleutelwoord!

1. Een goed begin is het halve werk

Start je dag met een gezond ontbijt. Het geeft je de noodzakelijke energie om geconcentreerd te kunnen werken. En het draagt bij aan een goed humeur. Bovendien heb je later op de dag minder de neiging om te snoepen.

2. Sta op tijd op

Tuurlijk, je hebt geen reistijd. Dus je kunt best een uurtje langer blijven liggen. Maar sta niet te laat op. Zet een wekker en probeer om zoveel mogelijk op vaste tijden met werken te beginnen.

3. Niet in je badjas

Ga niet in je badjas zitten werken. Zeker niet als je met collega’s moet Skypen of Zoomen. Kleed je alsof je naar kantoor gaat of de deur uitgaat. Zo breng je een duidelijk onderscheid aan tussen werktijd en vrije tijd.

4. Een dagschema voor het gezin

Heb je kinderen? Spreek met je partner af wie er “ongestoord” kan werken en wie er op de kinderen let. Wissel dat bijv. halverwege de dag af. Noteer op een notitiebord wanneer het tijd is voor huiswerk, ontspanning, hoe laat jullie eten enz. Beslis samen hoe jullie de dagtaken verdelen.

Zijn je kinderen jong en kunnen zij nog niet lezen? Maak het schema dan visueel met behulp van kleuren en plaatjes. Niet alle dagen zijn hetzelfde. Neem daarom aan het begin van iedere dag het dagschema met je kinderen door. En met je partner als de taakverdeling nog niet helemaal in zijn/haar “systeem” zit. ;-)

5. Bedenk een plan

Motivatie en wilskracht zijn niet genoeg om productief te zijn. Het helpt om een plan te hebben, ook als je thuis werkt: wat ga je vandaag doen, hoe lang, welk resultaat wil je halen, welke informatie heb je van anderen nodig? Plan dit in je agenda, net zoals de momenten waarop je met collega’s Skypt of Zoomt. Je voorkomt hiermee dat je te veel hooi op je vork neemt. Nog belangrijker, je pakt zelf de regie en het helpt je om te focussen.

Plan niet je hele dag vol. Heb je bijvoorbeeld een werkdag van 8 uur, maak dan een plan voor 6 uur. Dan loop je niet meteen klem als iets meer tijd kost of als je dag anders loopt dan je verwacht had.

6. Maak hapklare brokken

De omstandigheden waaronder je thuis werkt zijn moeilijker dan voorheen. Het is daarom extra slim om routines in je dag in te bouwen. Deel je dag in brokken van 30 of 60 min. en bedenk van te voren wat je in die tijd gaat doen. Zorg dat je dingen als het ware kunt afstrepen. Hierdoor prikkel je het “beloningsysteem” in je brein en wordt het makkelijker om een volgende klus op te pakken.

Misschien heb je de neiging om tussendoor spontaan allerlei karweitjes te doen. Waardoor je tot in de avond moet doorwerken. Denk hier van te voren over na en plan een wandeling, je hond uitlaten, een wasje doen en bellen met familie en vrienden in je dagschema. Zo haal je meer voldoening uit je werkdag.

7. Het belangrijkste eerst

Begin je dag met wat jij het belangrijkst vindt. Dat hoeft niet persé je Inbox te zijn. Of start met iets waar je tegenop ziet en wat je al een tijdje uitstelt. Begin je met allerlei makkelijke, maar minder belangrijke klusjes (de “quick wins”), dan is de kans groot dat je s ’middags geen zin/tijd meer hebt voor die ene belangrijke klus.

Je kunt ook een “hier word ik blij van lijstje” maken en jezelf in de loop van de dag met 1 of zaken uit dit lijstje belonen als je iets hebt afgerond.

8. Manage je interrupties en bereikbaarheid

Hoe minder afleiding, des te beter voor je concentratie en productiviteit. Woon je niet alleen? Experimenteer dan met een symbool bij je werkplek waaraan je huisgenoten kunnen zien dat je even met rust gelaten wil worden. En vergeet niet elkaar te complimenteren als je even ongestoord hebt kunnen werken.

Eén van onze relaties zei“ sinds we thuis moeten werken overspoelen we elkaar weer met e-mails”. Spreek met je collega’s af hoe en wanneer jullie met elkaar communiceren en verwacht niet van elkaar dat je de hele dag door je Inbox en je andere berichten checkt. Je hebt op je PC of laptop een knop om de melding van nieuwe berichten uit te zetten. En je telefoon kan op stil. Dat werkt thuis ook en geeft een hoop rust!

9. Pauzeer en ontspan

Neem pauzes. En doe in je pauze totaal iets anders, weg van je laptop en je telefoon. Ga even naar buiten, lees een boek of doe iets anders dat je ontspant. Zo laad je de batterijen weer helemaal op. Dat doe je niet door op je scherm te blijven turen, ook al zit je even op Marktplaats of Facebook. En al helemaal niet door in je pauze het nieuws over corona te checken.

10. Voorkom een middag dip

Na de lunch slaat de middag dip vaak toe. Weinig energie in de middag komt meestal door een dip in je bloedsuikerspiegel. Wat absoluut niet helpt is om dan te snoepen. Een stabiele bloedsuikerspiegel zorgt voor constante energie. Hoe je dat doet? Klik hier voor de gezonde tips van Lilian de la Mar.

11. Sociale contacten juist nu

Tijdens een dag op kantoor heb je tussendoor veel sociale contacten, soms zelfs meer dan je lief is. Thuis moet je dat organiseren. Niet alleen besprekingen of kort overleg, zelfs ook het praatje bij de koffie moet je nu dus inregelen. Je hebt sociale contacten nodig, juist in deze tijd. Plan dan ook iedere dag je momenten om een praatje te maken, te bellen enz.

12. Stop op tijd en maak jezelf geen verwijt

Hou “normale’” werkuren aan en pak vóór het einde van je werkdag 10 min. om je werkdag te af te sluiten:

• wat heb je vandaag gedaan waar je tevreden over kunt zijn?
• hoe ziet de dag van morgen er uit?
• wat wil je morgen in ieder geval doen en is dat haalbaar?

Heb je niet alles kunnen doen of ben je niet tevreden over je resultaten? Ga jezelf daar dan geen verwijten over maken, maar plan die zaken opnieuw in.

13. Hou je werkplek op orde

Of je nu aan de keukentafel werkt of een “echt “kantoor aan huis hebt, zorg voor een opgeruimd bureau en laat geen werk liggen. Dan is het makkelijker om op tijd te stoppen en s ’avonds echt iets anders te gaan doen.

14. Bedenk een week menu

Bedenk wat je de komende 7 dagen gaat eten en haal steeds voor 1 week boodschappen in huis. Probeer naast je gewone repertoire ook iets nieuws op het menu te zetten. Trouwens, ook zonder corona maatregelen is het heel prettig om te weten dat je genoeg eten in huis hebt. Niet iedere dag naar de winkel hoeven sjezen en daar dan nog moeten bedenken wat je straks wil eten geeft heel veel rust.

15. Laat je niet gek maken

Je zou willen dat je in deze situatie meteen de juiste dingen doet. Maar je bent mens. Er bestaat geen “corona thuiswerk knop” die je zomaar aan of uit kunt zetten. Corona veroorzaakt menselijk en zakelijk veel ellende. Je moet wel van gewapend beton zijn als dit je soms niet uit balans brengt.

Pijnig jezelf niet met de gedachte dat je het niet goed doet, te snel geïrriteerd bent of minder productief bent. Stop met je schuldig te voelen als je niet alles volgens het boekje hebt kunnen doen. Morgen weer een dag!!

Meer tips over slimmer werken?

Missing Link helpt sinds 1999 professionals om slimmer te werken en werkdruk te verminderen. We krijgen een 9 voor praktische toepasbaarheid.

Wil je meer tips over slimmer werken en werkdruk verminderen, ga dan naar www.missing-link.nl/blog . Wil je meer weten over onze trainingen, stuur dan even een mailtje naar info@missing-link.nl . Of bel ons : 06 – 16.37.00.77.

We denken graag met je mee!

Dichte mist. Vage contouren van eilanden. Een misthoorn klinkt. Geen schip te zien. Zonder radar is het gevaarlijk om door te varen. Je weet ongeveer waar je bent, maar niet hoe je verder moet. Zo voelt het in je werk soms ook.

Een volle mailbox en wég is je vakantiegevoel

Na 3 weken vakantie puilt je mailbox uit met nieuwe berichten. Je agenda staat vol met vergaderverzoeken. Waar moet je beginnen? Wat is belangrijk? Wat kan wel even wachten? Je begint te lezen, je maakt aantekeningen, je worstelt je er doorheen. Aan het eind van de dag duizelt het je, heb je het gevoel dat je niets opgeschoten bent. En heb je de neiging om weer op vakantie te gaan. Wat niet kan. Maar hoe nu verder?

Deze 8 tips kunnen je helpen om snel het overzicht weer terug te krijgen.

1. Zet op een rijtje wat je nog moet doen

Je verliest snel het overzicht als alles wat je moet doen verspreid staat over verschillende bronnen. Ga er eens voor zitten om al je acties op te schrijven. Raadpleeg alle bronnen: je mailbox, notulen, projectplannen, geeltjes, enzovoort. En last but not least: doe een braindump van alle acties die in je hoofd zitten en die je nog niet ergens genoteerd had. Vergeet hierbij niet de acties te noteren die anderen aan jou hebben toegezegd en waar jij nog op wacht. Hou dit overzicht actueel.

2. Zoek uit wat voor jou het belangrijkste is

Alles lijkt even belangrijk en alles heeft haast. Je bent druk en vind dat jij alles moet doen. Je probeert alles ijverig weg te werken. Om ‘s-avonds uitgeput op de bank neer te vallen. Te moe om nog aandacht te schenken aan je gezin of je hobby’s.

Aan input geen gebrek. Kijk maar naar je mailbox. Maar hoe zit het met je output? Het wordt anders als je jezelf eens rust gunt en vragen stelt als: “hoort dit echt wel bij mijn rol?” of “draagt dit het meeste bij tot het realiseren van mijn doelstellingen?” Je kunt ook nog een niveau dieper gaan en je afvragen “welke waarden zijn belangrijk voor mij?”, “waar word ik nou echt gelukkig van?”

Veel mensen laten deze vragen onbeantwoord en rennen door. Op het werk en privé. Maar door niets te doen en geen keuzes te maken, laat je de huidige situatie voortbestaan. En blijf je gestrest en ongelukkig. Dus bewijs jezelf een dienst en kom in actie!

“Nothing happens until something moves”

Albert Einstein

3. Kies: wat doe je wel en wat doe je niet?

Veel mensen vinden het moeilijk om “Nee” te zeggen. Dus zeggen we maar “Ja” tegen alles wat op ons pad komt, om de confrontatie te vermijden.

Er zijn elke dag veel keuzes te maken. Door keuzes maar voor je uit te schuiven ontstaan vanzelf nieuwe problemen. Het is hard werken: je moet goed nadenken over de consequenties van je keuzes en je moet knopen doorhakken. Daarbij is het net zo belangrijk om te beslissen wat je niét gaat doen als wat je wél gaat doen. Hanteer een duidelijk criterium, bijvoorbeeld: “Draagt dit bij tot de resultaten die ik heb toegezegd?”

Hoe concreter je doelen zijn, des te makkelijker kun je bepalen of iets voldoende bijdraagt aan je doelen. Heb je eenmaal een keuze gemaakt, heb dan vertrouwen in jezelf en in je keuze.

4. Creëer rust om je te kunnen concentreren

Interrupties kosten veel tijd en energie. Dat geldt ook voor het snel achter elkaar schakelen van de ene taak naar de andere taak. Wist je dat je na een verstoring gemiddeld 8 minuten nodig hebt om de draad weer goed op te pakken? Je raakt gestrest omdat er te weinig uit je handen komt. Je maakt niets af.

Organiseer daarom rust voor jezelf: stop met de hele dag door je Inbox checken en zet alle meldingen op je laptop en telefoon uit. Zet je telefoon eens op stil. Leg  je telefoon weg tijdens besprekingen. Ga weg uit de drukke kantoortuin en zoek een stiltewerkplek. Weersta de verleiding om “even” je mail te checken, “even” een WhatsApp te doen, “even” op Facebook of op LinkedIn te gaan. Doe dat eens allemaal niet. Voel het weldadige verschil. En ervaar hoe fijn het is om echt meters te kunnen maken.

5. Sta even stil en maak tijd om na te denken

Je staat voortdurend “aan” en je hersens zijn voortdurend bezig zijn met alle prikkels die ongevraagd op je afkomen en die je zelf opzoekt. Hierdoor blokkeer je de ruimte die je nodig hebt om nieuwe ideeën te ontwikkelen, nieuwe paden te verkennen of om ingewikkelde problemen te analyseren en op te lossen.

Maak in de pauze eens een wandeling en zet je telefoon uit. Geniet van wat je ziet en hoort. Stop met het idee dat je altijd en overal bereikbaar zou moeten zijn.

 “When was the last time you spent a quiet moment just doing nothing – just sitting and looking at the sea, or watching the wind blowing the tree limbs, or waves rippling on a pond, a flickering candle or children playing in the park?”

Ralph Marston

6. Ook in social media: less is more

Via Facebook en LinkedIn ben je verbonden met honderden mensen, bekijk je tijdlijnen, reageer je op updates. Waarom ben je daar zo vaak overdag en ‘s-avonds “eventjes” tussendoor mee bezig? Creëer ruimte voor jezelf en beperk je social media contacten tot bijvoorbeeld 1x per dag een half uur. Vooruit, 2x per dag 20 minuten. Ervaar eens hoeveel rust je dat oplevert. En je gaat niets missen, wedden?

7. Werk in timeboxen

Je creëert rust voor jezelf door gelijksoortige activiteiten te combineren en in aparte timeboxen te doen: een timebox voor je e-mail, een timebox voor social media, een timebox voor het oplossen van een lastig probleem, een timebox voor innovatie van je dienstverlening. Timeboxing helpt je om je aandacht te focussen op 1 onderwerp. Het helpt je ook om je tijdbesteding in de hand te houden.

8. Begin je dag met het belangrijkste

Ken je dat? Het is al 13.30 uur, je hebt heel veel gedaan, maar niet wat je van plan was. ’s Ochtends heb je de meeste denkkracht. In de loop van de dag neemt je vermogen af om creatieve oplossingen te bedenken en om ingewikkelde problemen te analyseren. Doe daarom de zaken die je belangrijk of moeilijk vind in de ochtend. Begin daarmee. Zo haal je meer voldoening uit je dag.

Wil je een steuntje in de rug? Wij kunnen je helpen

We weten het: dit is allemaal makkelijker opgeschreven dan gedaan. Het toepassen van deze principes in je dagelijkse leven vraagt een verandering van je werkgewoonten. Dat gaat niet vanzelf. Dat kost tijd en moeite. Ook je werkomgeving speelt een belangrijke rol.

Met onze time management training geven wij jou een vliegende start om het nu eens écht anders aan te pakken. Lees hier welke resultaten je zult boeken

Professionals vergaderen gemiddeld 6,5 – 8 uur week. Dan zit je circa 2 maanden non-stop te vergaderen per jaar. Per persoon. Dat is nogal wat, zeker als je bedenkt dat een deel van de werkenden dik boven dat gemiddelde uitkomt. En wat leveren al die vergaderuren ons op? Daar word je ook niet vrolijk van: 44% van de werknemers twijfelt aan het nut van de helft of meer van de vergaderingen, heeft er een hekel aan, vindt dat ze te lang duren, dat ze nergens over gaan en ergert zich aan collega’s die intussen ander dingen zitten te doen. En toch vergaderen we maar door.

Vergaderen omdat het moet?

Zeg eens eerlijk, hoe vaak heb jij nu het gevoel dat een vergadering echt nuttig was? Of dat jullie concrete acties hebben afgesproken? Regelmatig horen we van deelnemers aan onze trainingen dat ze overdag nergens aan toe te komen, want ze zitten de hele dag in vergadering. Dus moeten zij iedere avond er nog een paar uur tegenaan om e-mails te beantwoorden, stukken te lezen enz. enz.

Je vergeet soms in alle hectiek eens stil te staan bij de toegevoegde waarde van een bespreking. Je accepteert automatisch het vergaderverzoek. En zegt er bijvoorbeeld ook niets van als vergaderstukken pas op het allerlaatste moment worden toegezonden (en bijna iedereen zich dus slecht heeft voorbereid), besprekingen niet op tijd beginnen of uitlopen. Met als effect dat jij op jouw beurt weer te laat op een andere afspraak komt….

Vergaderen kan echt anders

Check je vergadering met deze vragen:

1. Vanuit welke expertise of verantwoordelijkheid moet ik deelnemen aan deze vergadering?

Anders geformuleerd:

2. Wat gaat er mis in mijn werk als ik niet deelneem aan deze vergadering?
3. Wat gaat er mis in het werk van andere deelnemers als ik niet deelneem aan deze vergadering?

Kun je geen goed antwoord op deze vragen geven, dan heb je alle reden om je voor deze vergadering af te melden.

Heeft deze vergadering voor jou wel toegevoegde waarde (brengen en/of halen), dan kun je met elkaar naar de agenda, de vergaderfrequentie en de vergadertijd gaan kijken. Dat kan veel tijdwinst voor iedereen opleveren.

Een rekenvoorbeeld:

Er is wekelijks een werkoverleg onder leiding van de teamleider met 6 medewerkers. Op papier duurt dat 1 uur, maar het loopt meestal uit tot 1,5 uur.

Deze vergadering kost in totaal: 48 vergaderingen x 7 deelnemers x 1,5 uur = 504 uur vergadertijd.

Werk je te hard en wil je meer tijd voor jezelf?

Vraag informatie aan over onze in-company time management trainingen.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 06 – 16.37.00.77. We geven je graag advies.