Categorie: Clean desk

De vakantieperiode is weer aangebroken. Voor veel mensen een goed moment om het bureau op te ruimen en de Inbox te schonen. En echt, je bent natuurlijk van plan om het na je vakantie ook opgeruimd te houden. Om bij terugkeer al na een paar werkdagen weer te zijn ondergesneeuwd, want zo gaat dat meestal. Schoon schip maken is 1, maar het schip schoon houden is 2. “Als het wat rustiger is, ruim ik wel weer op”, horen wij je denken. Maar is het nu echt zo verstandig om je opruimactie tot de Kerstvakantie uit te stellen?

Veel mensen gebruiken hun bureau als geheugensteun. Hoe vaak horen wij als trainer niet dat de stapels op het bureau “functioneel” zijn. Reacties als “ik laat het zo liggen, anders vergeet ik dat ik er wat mee moet” of “het ligt hier, want mijn collega komt hier nog op terug”, zijn voor ons bekende geluiden. Er is echter ook verborgen archiveringsleed. Want wat dacht je van een overvolle Inbox? Ook de elektronische brievenbus wordt vaak misbruikt als archief of actielijst.

Smurfen op uw bureau en in uw Inbox

Wist je dat alle stapels op uw bureau en ook alle berichten in je Inbox met je praten? Je hebt er misschien niet zo’n erg in, maar elke keer dat je naar een document kijkt, denk je automatisch aan de acties die achter dat document schuil gaan. Ieder stuk papier praat met je en vraagt je het hemd van het lijf: “ga je mij nog doen?, “ga je nog over mij bellen?”, “hou je in de gaten dat er nog op mij wordt gereageerd?”

Een soort smurfen dus. Niet in uw waterkraan, maar gewoon op je bureau. En in je Inbox. Want ook als je nieuwe berichten binnenhaalt, dwalen je ogen even langs alle berichten die je allang gelezen hebt. En onwillekeurig denk je weer even aan de acties die achter al die mailtjes schuil gaan. Zonde van je concentratie. Wist je trouwens dat mensen gemiddeld 8x een document vastpakken en 8x een bericht lezen voordat zij er wat mee doen? Er wordt dus heel wat gekwartet in kantoren! Je productiviteit en creativiteit nemen juist toe als je op tijd aan de juiste dingen kunt denken. Aan de slag dus!

Tips om schoon schip te maken in je Inbox en op je bureau

• Neem een paar seconden de tijd om te beslissen waar het bericht of document over gaat.
• Vraag je af wat uw betrokkenheid is bij het onderwerp.
• Zit er een actie in? Dan zijn er 2 mogelijkheden: ja of nee.
  • Nee: het is rommel die je meteen weg kunt gooien. Of het is achtergrondinformatie die je nodig hebt om je rol goed te kunnen vervullen. Je verplaatst het bericht dan naar de e-mailmap waar het thuis hoort of ruimt het document op in je archief
  • Ja: bepaal dan voor wie de volgende actie is.
• Ligt de actie bij een ander en wacht je bijvoorbeeld op antwoord? Zet de e-mail dan om tot een taak, vul de datum in waarop je antwoord verwacht en geef de taak de status “wacht op iemand anders”. Een papieren document ruim je op in een Afwachten-bak, met daarbij genoteerd de datum waarop je reactie verwacht.
• Ligt de actie bij je zelf, bepaal dan wat de volgende actie voor je is. Bijvoorbeeld Jan bellen, met Truus een afspraak maken om de opzet van het nieuwe archief te bespreken of een notitie schrijven voor het MT.
• Duurt de actie voor jezelf minder dan 5 à 10 minuten ?
  • Ja: doe het dan meteen!
  • Nee: stel jezelf dan de vraag of je het wel zélf moet doen. Is het antwoord hierop “nee”, dan delegeer je de actie.
• Duurt de actie langer dan 5 à 10 min. en moet je het echt zelf doen? Noteer dan de actie op je takenlijst of in je agenda of verplaats de e-mail naar je takenlijst of agenda.
• Het papieren document dat bij je actie hoort, ruim je op in je archief.
• Maak in je archief ruime categorieën (maximaal 9).
• Geef de categorieën duidelijke titels, parallel aan je kerntaken.
• Maak voor je papieren en e-mailarchief dezelfde indeling.

Schoon schip houden?

• Zet de melding van nieuwe e-mailberichten uit. Zo kom je niet in de verleiding telkens uw Inbox te checken.
• Neem vaste momenten voor je post- en e-mailbehandeling, bijv. 2x per dag.
• Reserveer in je agenda tijd voor de behandeling van post- en e-mail.
• Pas bij de behandeling van post en e-mail telkens de hierboven beschreven cyclus toe.
• Neem aan het eind van iedere werkdag de tijd om documenten waarmee je gewerkt hebt, op te ruimen.

Je bezwaren kennen we al

Je wilt werkelijk een opgeruimde Inbox en een opgeruimd bureau? Check dan eens je gedachten:

• Ik heb geen tijd om op te ruimen.
• Ik ben nu eenmaal een sloddervos.
• Ik moet alles wel bewaren, want anders heeft niemand het meer.
• Ik heb laatst wat weggegooid en mooi dat ik het nog nodig had!
• Als ik opruim, denken ze dat ik niets te doen heb.
• Ik heb nu eenmaal geen discipline

Allemaal negatieve gedachten die het door u gewenste gedrag in de weg staan. Zet deze “remparachuten” dan ook uit je hoofd en vervang deze door meer stimulerende gedachten!

Schoon schip houden makkelijker gezegd dan gedaan?

Kunnen de volgende voorbeelden u inspireren?

• Fred Astaire werd in 1933 geweigerd bij zijn eerste screentest omdat hij niet zou kunnen dansen en acteren.
• Beethoven was doof toen hij de Negende schreef.
• Walt Disney werd ontslagen door een dagbladuitgever wegens gebrek aan creativiteit.
• Henry Ford ging 5x failliet.

En jij? Heb jij wel de moed om door te pakken, maar je weet niet hoe? Misschien is onze efficiency training of  Outlook training  dan iets voor je!

De zoektocht naar informatie kost jaarlijks tonnen. Hoe dat kan? Kantoorpersoneel is gemiddeld zes weken per jaar kwijt met het opsporen van documenten en andere bescheiden. De belangrijkste oorzaak: gegevens verouderen en archieven (papier en digitaal) slibben dicht met allerlei overbodige informatie. Reden voor het Waterland Ziekenhuis in Purmerend haar medewerkers een training te geven.

De hele afdeling P&O van het Waterland Ziekenhuis nam deel aan de efficiency training van Missing Link. “Ik weet nu feilloos waar alles ligt en ben veel minder tijd kwijt met zoeken”. “Mijn nieuwe directory-structuur werkt geweldig: ik zocht me altijd suf ”, waren de enthousiaste reacties. De verhalen werkten aanstekelijk getuige het feit dat ook de clustermanagers, hun secretaresses en de afdelingshoofden aan de slag gingen om efficiënte werkgewoonten aan te leren, e-mail de baas te worden, beter te leren plannen én om papieren en digitale archieven te herstructureren en op te schonen.

Stop met hamsteren

• Vraag jezelf bij het opruimen niet af óf je de informatie nog eens nodig kunt hebben.
• Stel jezelf in plaats daarvan de vraag wáár je de informatie binnen je organisatie zou kunnen vinden als je het nodig hebt.. Stel vast wiens rol het is om de informatie te bewaren.
• Als je twijfelt of je iets moet bewaren, vraag jezelf dan af wat je betrokkenheid is bij het onderwerp.
• Verplaatst je eens in een ander. Heeft jouw archief zo’n duidelijke structuur dat ook je collega gemakkelijk informatie kan vinden als hij iets bij jou moet zoeken?

Indelen op actualiteit en status

• Deel informatie in op onderwerp of proces.
• Hoe vaker je iets nodig heeft, hoe dichterbij het ligt. Niet op je bureau, maar onder handbereik in bijvoorbeeld het ladeblok onder je bureau. In dit zogenaamde werkarchief bewaar je alles waar je dit kwartaal mee bezig bent.
• Bewaar documenten niet in stapels, maar gebruik een hangmappensysteem.
• Maak duidelijke labels en gebruik ruime categorieën.
• Geef informatie die je slechts af en toe nodig heeft, zoals handleidingen en naslagwerken, een plek in het zogeheten referentiearchief.
• Maak onderscheid tussen die informatie waar je zelf nog iets mee moet en informatie waarbij “de bal even bij een ander ligt:” (je kunt even niet verder omdat je bijvoorbeeld op antwoord wacht). Maak voor die zaken een “afwachten-map”.

Regelmatig onderhoud

Een goed archief vergt regelmatig onderhoud. Veel mensen gunnen zichzelf echter de tijd niet om op te ruimen.

• Leg op je bureau slechts die zaken waar je nu mee bezig bent.
• Noteer na elke vergadering eventuele acties en ruim de stukken meteen op.
• Ruim aan het eind van elke werkdag je bureau op geef alles een plek in het archief als je geen tijd heeft om direct na een bespreking te archiveren.
• Loop eens in de 3 maanden je werkarchief door en kijk wat er eventueel weg kan. Plan deze actie in je agenda.
• Loop eens in de 6 maanden eens kritisch door je referentiearchief. Plan ook deze actie in je agenda.

Vergeet je PC niet!

• Deel informatie in op onderwerp of proces en niet in het programma (Word, Excel, PowerPoint) waarin het document gemaakt is.
• Deel informatie in op actualiteit en status.
• Hanteer in je PC dezelfde indeling als voor je papieren archief.
• Bedenk voor gemeenschappelijke digitale archieven een structuur die maar voor één uitleg vatbaar is.
• Benoem één persoon die het gemeenschappelijke digitale archief beheert.

Tot slot

• 45% van al je papier wordt ook elders binnen je organisatie bewaard.
• 85% van de papieren die je bewaart wordt nooit meer ingezien.
• 10% van je tijd wordt besteed aan het zoeken naar informatie.
•  Kortom, legio mogelijkheden om kosten en tijd te besparen

Toepassen in je praktijk?

Tijdens onze efficiency training, incompany en op je eigen werkplek, leer je hoe je deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan een informatieset aan.