Categorie: In de pers

Uitstel is grote energievreter op het werk – interview met Lia Bloemers in De Gelderlander

Geplaatst op In de pers,Time management tips, Plaats een reactie   | 0 reacties

100 keer per dag de mail checken? Vergeet het maar, we doen het veel vaker. “De gemiddelde werknemer bekijkt 36 keer per uur e-mails”, zegt Lia Bloemers, efficiencytrainer, psycholoog en directeur van Missing Link. “En elk bericht wordt 8 keer gelezen, voordat er iets mee gebeurt.” Mentaal kwartetten, heet dat. “Het slokt zeeën van tijd op en je schiet er niks mee op. Check mail , afhankelijk van je functie, 1, maximaal 3 keer per dag en bloc.Dat is veel efficiënter. Laat ook niks in je inbox slingeren en beslis direct. Archiveer e-mails met nuttige informatie, voer kleine acties meteen uit en verplaats grote klussen naar je agenda of takenlijst. Maak afspraken met collega’s en klanten over bijvoorbeeld je reactiesnelheid. Voor een spoedvraag pak je de telefoon.”

Uitstel

Uitstel is 1 van de grootste energievreters op het werk, weet Bloemers. “Het is heel menselijk moeilijke taken voor je uit te schuiven en aan de slag te gaan met werk dat direct plezier en resultaat oplevert. Maar door uitstel en besluiteloosheid bouw je drempels in je hersenen op. Je verspilt meer tijd met gepieker over wat te doen dan je uiteindelijk kwijt bent als je het daadwerkelijk doet.Het helpt als je niet meteen focust op de hele klus. Handel in kleine stappen. Weet je echt niet hoe te beginnen? Onderken het probleem. Vraag hulp aan een collega, zoek uit wie of wat je nodig hebt om wél aan de slag te gaan. Bedenk dat een reis van 1.000 kilometer begint met 1 eerste stap.”

‘Beslis nu’

‘Beslis nu’ is 1 van de belangrijkste efficiënte werkgewoonten. Dat betekent niet dat je alles als een kip zonder kop direct moet uitvoeren. Beslis wel zo snel mogelijk wanneer je wat gaat doen. Probeer taken die je in 5 à 10 minuten kunt doen direct af te handelen.Ben je net lekker op gang, staat die collega weer aan je bureau met zijn verhalen. Even later piept je mobiel… je moeder. “Mensen worden gemiddeld 43 keer per dag gestoord”, weet Bloemers. “En het duurt steeds 8 minuten voordat ze weer terug zijn op hetzelfde concentratieniveau.”Steeds vragen beantwoorden en brandjes blussen, kan part of the job zijn. Is dat niet zo, dan zijn er maatregelen die helpen. Zet om te beginnen meldingen van e-mail, apps en dergelijke uit. Werk je in een kantoortuin, duik dan gerust het stiltehok in als een klus af moet. Durf ‘nee, nu even niet’ te zeggen op de vraag of je even een seconde hebt. Kanaliseer onderbrekingen door een periodiek overleg in te plannen. Spreek eventueel omgangsregels af, zoals geen werkoverleg of luid telefoneren in een gezamenlijke werkkamer.

Opgeruimd bureau

Een mooie foto op je bureau? Prima! Maar ruim de rest op. Een opgeruimd bureau staat niet alleen netjes, het verhoogt je concentratie. Bloemers: “Mensen laten te veel documenten op hun bureau slingeren. Ik wil alles bij de hand hebben, doorwerken, zeggen ze dan. Het effect is averechts. Zowel papieren als digitaal openstaande documenten leiden af. Ze roepen allemaal: ‘hey, ga je mij nog doen’ en ‘hou je dit in de gaten’. Leg op je bureau alleen werk dat je op dat moment af wilt maken.”Met vage doelen wordt het lastig prioriteiten stellen. “Het is belangrijk je rol en kerntaken scherp op het netvlies te hebben, pas dan kun je goede keuzes maken. Maak in overleg met je baas of collega’s heldere, resultaatgerichte afspraken. Prik er gelijk een deadline aan vast.

Eisenhower-schema

Om te bepalen wat urgent is, kun je het zogeheten Eisenhower-schema hanteren. Dat bestaat uit 3 niveaus: 1. Belangrijk en dringend zijn zaken die tot jouw kerntaak behoren en direct aandacht vragen, zoals incidenten, acute vragen et cetera. 2. Belangrijk, maar niet dringend zijn acties waarmee je uiteindelijk je doel bereikt. Denk aan het voorbereiden van vergaderingen, schrijven van een projectplan. Stel jezelf altijd de vraag: wat draagt deze actie bij aan mijn werkdoel. 3. Verspil geen tijd met handelingen (wat moet ik met deze mail?) waarop het antwoord luidt: niks.”

Tips voor effectief e-mail management

Geplaatst op E-mail tips,In de pers,Time management tips,, Plaats een reactie   | 0 reacties

Loopt u om de 10 minuten naar de brievenbus om te zien of er nog nieuwe post is gekomen?

Nee, natuurlijk niet! Uw post behandelt u 1x per dag en veelal op een vast tijdstip. Maar hoe zit dat met uw e-mail? Velen van ons hebben het mailprogramma de hele dag aan staan en hebben het piepje of het envelopje geactiveerd dat ons waarschuwt als er weer een nieuwe e-mail binnenkomt. Weerstaan we dan de verleiding of kijken we toch even snel wat er gekomen is? Moeten we eigenlijk wel stante pede reageren op iedere e-mail? Natuurlijk wel als er vlak voor een zitting een e-mail met een schikkingsvoorstel van de tegenpartij binnenkomt. Daarover krijgt u vast ook een begeleidend telefoontje. Maar het merendeel van de e-mails kan best even wachten tot het ú uitkomt. Toch blijkt deze handelwijze nog geen gemeengoed te zijn. Uit onderzoek van Missing Link blijkt dat 63% van de ondervraagden vrijwel continu zijn mailbox checkt en zich derhalve bij voortduring laat afleiden door binnenkomende e-mails. Slechts 37% behandelt zijn e-mails op vaste momenten.

Werkgewoonten veranderen: makkelijker gezegd dan gedaan

Niemand leert tijdens zijn studie hoe je je werkzaamheden het beste kunt organiseren. En dat geldt in het bijzonder voor nieuwe communicatiemiddelen zoals e-mail. E-mail verenigt zowel het gemak en de vluchtigheid van een telefoongesprek als de concreetheid en archiveerbaarheid van de brief in zich. Dit complexe karakter draagt zeker bij tot de inefficiënte wijze waarop velen van ons met e-mail omgaan. Voor velen van ons is de groeiende stroom e-mails een dagelijkse opgave of zelfs een bron van frustratie. Voeg daarbij de rinkelende telefoon, de vergaderingen, de binnenlopende kantoorgenoten, de stapels dossiers en termijnen die gehaald moeten worden en het wordt duidelijk dat e-mail eerder bijdraagt aan het probleem van efficiënt tijdbeheer dan aan de oplossing ervan.

Het lijkt een open deur, maar de oplossing ligt in het verstandiger omgaan met uw beschikbare tijd:

  • werkzaamheden inplannen;
  • prioriteiten stellen;
  • zaken delegeren;
  • werk in de slimste volgorde doen;
  • uw eigen grenzen bewaken;
  • papieren en elektronische informatie op orde hebben;
  • uw bureau netjes houden.

Dit artikel biedt u een aantal praktische, snel toe te passen tips voor effectief e-mail management. Deze tips zijn gebaseerd op de principes van efficiënt werken, die Missing Link in haar trainingen hanteert en worden dagelijks met succes door onze cursisten toegepast en getoetst aan de weerbarstige praktijk. Het consequent toepassen van deze tips vraagt echter wel een verandering van werkgewoonten en dat gebeurt niet van de ene dag op de andere.

E-mail als groeiende tijdvreter

Iedereen die in een kantooromgeving werkt, realiseert zich dat kenniswerkers veel tijd besteden aan het ontvangen, verwerken en verstrekken van informatie. Uit een onderzoek van TNS NIPO in 2005 blijkt dat informatiewerkers 20% van hun tijd besteden aan het verstrekken van informatie aan anderen en 20% van hun tijd aan het lezen en verwerken van informatie. Anders gezegd, velen van ons zijn daar dus inmiddels twee dagen per week mee bezig, een lichte stijging ten opzichte van 2003. De helft van de informatiewerkers uit het TNS NIPO onderzoek vindt dat de productiviteit van werkwijze bij de informatieverwerking verbeterd kan worden.

E-mail speelt een in belang toenemende rol bij deze informatieverwerking. Dat zal niemand verbazen. Gemiddeld ontvangen zakelijke dienstverleners dagelijks tenminste 20-25 e-mails en besteden zij ongeveer 1,5 uur aan het beantwoorden van hun mail. In werkelijkheid kost het echter meer tijd omdat velen van ons ook nog de mails van gisteren, eergisteren, vorige week, vorige maand, enzovoorts in de mailbox bewaren. Een deel van die mails wordt onwillekeurig ook nog even bekeken, samen met de nieuw binnengekomen berichten en dan schieten er gedachten door u heen als “o ja, ik zou hem die notitie nog sturen” of “o ja, ik moet dat overzicht nog maken”. Al die gedachten leiden u af van waar u mee bezig was en kosten bovendien tijd. Bij de volgende e-mailbehandeling ziet u diezelfde mails weer en komen onwillekeurig dezelfde gedachten weer bij u op. “Kwartetten” heet dat en u schiet er niet veel mee op.

Legt u de gelezen post van de afgelopen dagen/weken/maanden op een stapel op uw bureau?

Nee, natuurlijk niet. Post handel je af en archiveer je. Uit onderzoek van Missing Link blijkt dat de ondervraagden gemiddeld 274 e-mails in hun Inbox hebben. Dat een gemiddelde verraderlijk kan zijn mag wel blijken uit de uiterste waarden die lopen van 1 e-mail tot wel 7.000 e-mails. Slechts 18% beantwoordt aan de norm van maximaal 7 e-mails in de Inbox. 29% heeft tussen de 100-500 e-mails in de Inbox en 10% heeft er zelfs 500 tot enkele duizenden. Het ongestructureerd hamsteren van e-mail is dus een wijdverbreid verschijnsel, maar daarmee nog niet efficiënt te noemen. In tegendeel zelfs!

Zitten uw taken en acties verstopt in e-mails, notulen, Outlook, uw PDA en in uw hoofd?

Ja? Dat kan dan knap lastig zijn. We communiceren op vele verschillende manieren en vaak vloeien daaruit acties en taken voor ons voort, die we keurig laten staan in de e-mail, in de notulen, die we noteren op een geeltje, in onze agenda, op een schrijfblok of in ons hoofd houden. Het broodnodige overzicht zijn we echter wel kwijt op die manier. Vandaar dat er zaken tussen wal en schip komen, dat we toch weer moeten overwerken of dat we een excuus moeten bedenken. Uit onderzoek van Missing Link blijkt dat ruim 46% van de ondervraagden nooit of slechts zelden e-mails die een actie van hen vragen omzet naar een taak in de elektronische takenlijst of verplaatst naar de elektronische agenda. Dat komt deels omdat velen van ons niet weten hoe dat moet, maar vooral ook omdat weinigen gewend zijn om echt even tijd besteden, ook al is dat maar een half uur per week, aan het plannen en organiseren van hun eigen werkzaamheden. Als het uw gewoonte is om maar door te hollen en u bovendien de mogelijkheden van uw elektronische hulpmiddelen niet of onvoldoende kent, dan blijft u jongleren met alle borden tegelijk. En valt er regelmatig een bord in stukken, doordat u bijvoorbeeld een termijn laat verlopen.

Chaos in uw Inbox leidt tot chaos in uw werk en tot improductieve uren

Wanneer u het bureau van een kantoorgenoot ziet, vol met stapels papier en her en der verspreid geeltjes met notities, dan denkt u al snel “ik hoop dat mijn vraag daar niet tussen ligt”. Want iedereen weet dat een dergelijke rommel een teken is van chaotisch werken, van zaken die vergeten worden en van improductiviteit. In computers en mailboxen is dat niet anders. Met dit verschil dat de elektronische chaos voor een toevallige passant niet zichtbaar is, maar daarom niet minder ernstig!

Print niet alles uit

Stelt u zich eens voor dat uw secretaresse al uw nuttige e-mails voor u zou uitprinten. U krijgt 20 nuttige mails per dag van gemiddeld 2 pagina’s. Vermenigvuldig dat met 220 werkdagen, dan levert dat uitprinten per jaar een berg papier op van 40 x 220= 8800 pagina’s. De hamvraag is natuurlijk of u die prints écht nodig heeft. Wist u dat 80 % van alle papier dat we archiveren, geen tweede keer meer bekeken wordt? Het neemt alleen onnodig plaats in. Wilt u een e-mail uitgeprint bewaren? Denk even na of het wel écht nodig is. “Dat doe ik altijd” zegt 57% van de ondervraagden in het onderzoek van Missing Link. 43% is minder kritisch over wat wel en niet geprint moet worden.

Archiveer uw e-mail en vindt informatie sneller terug:

  • maak een e-mail archief en creëer daarvoor mappen in Postvak In of in Persoonlijk Archief.
  • maak maximaal 10 hoofdcategorieën.
  • geef die mappen de titels van uw actuele werkstromen (cliënten, zaken) en hanteer dezelfde titels als in uw papieren en elektronische archief.
  • stel eventueel een Regel in waardoor berichten van bepaalde personen of over een bepaald onderwerp direct in de juiste map gearchiveerd worden en doe dat ook met alle berichten waarin uw naam alleen in de CC staat.

Behandel e-mail op vaste momenten en verhoog uw concentratie

Door de e-mail ‘piep’ of door het envelopje haalt u uzelf uit uw concentratie, terwijl u juist bezig bent met een pleitnota die vandaag af moet zijn.

  • zet daarom de e-mail ‘piep’ en het envelopje uit.
  • plan een of twee vaste momenten per dag in uw agenda om e-mail te behandelen.
  • neem dan geen telefoon aan en ontvang geen bezoek.
  • plan na vrije dagen of vakantie extra tijd in om de mailbox te schonen.
  • laat nooit meer dan 7 berichten in uw Inbox staan, zodat u zo min mogelijk wordt afgeleid als u in uw mailbox kijkt.

Beslis bij het openen van een e-mail meteen wat u ermee gaat doen

U heeft slechts de keuze uit de volgende 4 mogelijkheden:

  • gooi het bericht onmiddellijk weg als u er niets mee hoeft te doen.
  • archiveer het als er geen actie voor u inzit maar er wel een goede reden is om het te bewaren.
  • handel een e-mail meteen af als er een kleine actie aan vastzit en archiveer het eventueel.
  • verplaats e-mails met grotere acties die vandaag niet kunnen of hoeven worden uitgevoerd meteen naar de agenda of naar de takenlijst.

Maak ook een mapje ‘Wacht op antwoord’ voor verzonden berichten waarop u een antwoord verwacht. Of sleep het bericht naar uw takenlijst en geef het de status ‘wacht op iemand anders’.

Elke e-mail die u niet verstuurt, levert ook geen e-mail op

E-mail is lang niet altijd het beste medium voor uw boodschap. Vaak is een telefoontje of een gesprek vis-à-vis effectiever. Bedenk dat de ontvanger meer te doen heeft dan de hele dag zijn mailbox te checken. Controleopties en verzoeken om leesbevestiging zorgen alleen maar voor extra e-mails. Zet ze daarom uit. Wees zuinig met CC’s. Gebruik ze zeker niet om uzelf in te dekken. Vraagt u zich bij iedere CC maar eens af wat er misgaat als deze CC niet verstuurd wordt.

Gebruik e-mail niet om:

  • een haastklus of crisissituatie te communiceren;
  • uitgebreide discussies te voeren;
  • afspraken op het laatste moment af te zeggen;
  • mensen met spoed bijeen te krijgen.

Communiceer duidelijk

Nergens kan soms zo gehaast en onbegrijpelijk gecommuniceerd worden als in e-mails:

  • behandel slechts één onderwerp per e-mail.
  • informeer de ontvanger in het onderwerp over het soort e-mail: vraag, informatie, actie enz..
  • maak duidelijk onderscheid tussen ontvangers. Van wie verwacht u actie en wie krijgt de e-mail ter informatie.
  • controleer de inhoud van de e-mail voor u het verstuurt op duidelijkheid en op tupvouten.

E-mail etiquette

Maak binnen uw kantoor duidelijke afspraken over hoe om te gaan met externe en interne e-mail en leg die vast in een E-mail protocol. 54% van de ondervraagden uit het onderzoek van Missing Link heeft dit inmiddels gedaan. Bij 46% van de ondervraagden ontbreekt een dergelijk protocol. Belangrijke onderwerpen hiervoor staan in dit artikel. En om te voorkomen dat zo’n e-mail protocol de zoveelste papieren tijger wordt, hoeft u niet te schromen om de naleving daarvan af en toe te controleren en om kantoorgenoten er op aan te spreken. Want het lukt niemand om zijn gewoonten in één dag te veranderen.

CBS’ers krijgen praktische adviezen om het werk beter te organiseren

Geplaatst op In de pers Plaats een reactie   | 0 reacties

In het mei-nummer van Signaal, het personeelsblad van CBS, staat een leuk artikel over praktische adviezen om je werk beter te organiseren. In het artikel wordt verslag gedaan van een efficiency training die Missing Link voor CBS verzorgt en vertellen CBS’ers wat ze er aan hebben gehad. In de loop van de tijd hebben zo’n 200 CBS-collega’s onze efficiency training gevolgd en zijn daar zeer tevreden over: 97% beoordeelde onze training als “Waardevol” tot “Bijzonder Waardevol”.

logo-cbsHet afgelopen jaar heeft Missing Link voor medewerkers van CBS de Prompt efficiency training verzorgd. Missing Link leert professionals in kantooromgevingen om de informatiestroom beter te beheren en om hun werkvoorraad beter te managen. Op de werkplek krijgen ze praktische tips en adviezen over onder meer e-mailbeheer, werkgewoonten, focus op kerntaken, delegeren, prioriteiten stellen en planning.

Marjolein Schepel tekent op de flip-over een aquarium. ‘Wat zit er allemaal in zo’n aquarium?” vraagt ze aan de cursisten. “Zand, kiezels, planten, vissen”. Ze tekent verder en vraagt: “Wat gebeurt er als ik er een kei ingooi?” Ja, dan stroomt ie over. Logisch. Schepel: ‘Vergelijk het aquarium nu eens met de tijd die je voor je functie beschikbaar hebt. Je moet van tevoren, pro actief, nadenken over wat in je werk belangrijke zaken zijn, en die “keien” een plek in je agenda geven. Dan zie je vanzelf hoeveel zand en kiezels er nog bij kunnen en dat dwingt je je werkgedrag aan te passen.”

Op je eigen werkplek

De cursisten nemen deel aan de efficiency training van Missing Link. De training helpt hen via individuele coaching hun werkgewoonten, werkplekorganisatie en planning te optimaliseren. Op vier cursusmomenten, verspreid over drie tot vier maanden, leren ze onder meer efficiënter om te gaan met hun e-mail en beter te plannen. Een groot deel van de training speelt zich af op de werkplek van de cursist. Daar helpt de trainer met de individuele vragen en leerpunten. Aandachtspunten zijn: gerichter werken aan kerntaken, verbeteren van informatiebeheer, ontwikkelen van actiegericht gedrag en verbeteren van de samenwerking, met als resultaten minder werkdruk, hogere productiviteit en tijdbesparing.

Een lege Inbox en rust in je hoofd

Marjolein Schepel van Missing Link, het bureau dat de trainingen verzorgt: “Iedereen die in een kantooromgeving werkt, ook de mensen van CBS, wordt bedolven onder informatie. Telefoontjes, mailtjes, sms, intranet , het gaat maar door. De Inbox van veel medewerkers puilt zowat uit. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op hun organisatietalent. De oplossing ligt in het verstandig omgaan met de beschikbare tijd. ‘Wij helpen hen daarbij, met behulp van drie “ingangen”: informatiebeheer (de volle Inbox), werkgewoonten (hoe ga je bijvoorbeeld om met interrupties?) en planning.”

Durf nee te zeggen en bewaak je eigen grenzen

Trainingsdag I staat in het teken van werkgewoonten en werksysteem. “Hoe organiseer je je werkplek” en “hoe bouw je voor de digitale en papieren stukken en bestanden een deugdelijk archief op” zijn vragen waarop de deelnemers antwoord krijgen. Verder leren ze slimmer gebruik te maken van Outlook en krijgen ze tal van tips en adviezen. Zoals: voorkom olifanten, oftewel los problemen op als ze nog klein zijn. Of: zet de melding die aangeeft dat je e-mail hebt ontvangen, uit. Dat leidt alleen maar af. Bovendien is het niet nodig om voortdurend je e-mail te checken. Tweemaal per dag, bijvoorbeeld ’s morgens en midden op de dag, is meestal meer dan genoeg.

CBS’ers worden bedolven onder informatie

Het thema op de tweede cursusdag is “plannen”. Dag drie en vier van de training zijn, in de vorm van individuele begeleiding op de werkplek, gevuld met het realiseren van een persoonlijk actieplan. Dat plan is onder andere gericht op archivering, post- en informatieverwerking, verbetering van de samenwerking met collega’s en omgaan met interrupties en persoonlijk gedrag. Op de laatste dag worden de resultaten van de training met de deelnemers besproken en vindt een effectmeting plaats. De (geanonimiseerde) resultaten worden schriftelijk en mondeling aan de opdrachtgever gerapporteerd. “Gemiddeld besteden onze cursisten 3-5 uur meer per week aan hun kerntaken”, zegt Schepel. Die tijdswinst betaalt zich onder andere terug door meer rust en tijd om zaken goed af te handelen.

Overzicht en focus

Plannen is het centrale thema op dag II. “Plannen zit tussen je oren”, zegt Schepel. Ze haalt een uitspraak aan van Henry Kissinger: “Next week there can’t be any crises, my schedule is already full.” De groep grinnikt. Schepel: “Je moet je regelmatig afvragen: wat is belangrijk en wat is mijn eerste moment van actie? En: wat is reële ad hoc? Ook moet je “nee” durven zeggen en je eigen grenzen bewaken. Let wel, je haalt nooit honderd procent van je planning. Ik denk dat jullie nu ongeveer op vijftig procent zitten. Straks gaan we samen jullie agenda vullen voor de komende week. En vervolgens moet je dat iedere week doen.” “Je moet doelen stellen”, vervolgt ze. “Die geven richting aan je werkgedrag. En, ook belangrijk, bepaal wat je wilt bereiken in een bepaalde periode”.

Enthousiaste verhalen

Maico Hoksbergen (SAH) heeft zich opgegeven voor de training omdat hij er enthousiaste verhalen van collega’s over hoorde. Na de training is hij zich een stuk bewuster geworden van het feit dat – wanneer je niet oppast – anderen jouw agenda gaan beheren en je het risico loopt om de hele dag met allerlei gefragmen-teerde klussen bezig te zijn. Maico: “daar ga ik nu echt anders mee om en merk daarvan direct resultaat”. Hendrika Lautenbach (SAH) bevestigt de voordelen van goed agenda en- takenbeheer in Outlook: “het is een goed hulpmiddel om een goede inschatting van de tijd die werkzaamheden met zich meebrengen, te maken. Daar hoort ook bij dat je ruimte inpland voor ad hoc klussen.” Margreet van Brummelen (KRB) plant na de training consequent alle acties die ze moet nemen in in de takenlijst van Outlook. Over de individuele coaching op de werkplek zijn alledrie goed te spreken. Maico verwoordt het standpunt als volgt: “alleen door met de coach samen te kijken naar je huidige wijze van agenderen, structureren en archiveren kun je tot maatwerktips komen.”

In één oogopslag zien wat je moet doen

Als voorbeeld van wat men na de training anders is gaan doen, noemt Maico dat hij nu op vaste tijdstippen van de dag zijn inbox raadpleegt. Zo kan hij zich beter concentreren op zijn andere werkzaamheden. Hendrika archiveert vooral haar mails systematischer. En Margreet maakt veel beter gebruik van de functionaliteiten van Outlook, vooral taken en de inrichting van het agendablad met taken ernaast: “zo heb ik alles bij elkaar staan, zie ik wat ik moet doen en wat ik gedaan heb in één oogopslag”.

Meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van een efficiency training op je werkplek? Bel ons:
020 – 419.15.27 of e-mail ons.

‘Nu even niet!’

Geplaatst op In de pers Plaats een reactie   | 0 reacties

Missing Link leert managers en hun medewerkers bij de Gemeente Almere om de informatiestroom beter te beheren. Op de werkplek krijgen ze tips en adviezen over onder meer archiefbeheer, werkgewoonten en planning. K&E liep een dagje mee.

œ Lia Bloemers tekent op de flip-over een aquarium. “Wat zit er allemaal in zo’n aquarium?” vraagt ze aan de cursisten. “Zand, kiezels, planten, vissen.” Ze tekent verder. “Een baby-haaitje”, roept iemand. Hilariteit alom. Bloemers lacht mee en vraagt: “Wat gebeurt er als ik er een kei ingooi?” Ja, dan stroomt ie over. Logisch. Bloemers: “Vergelijk het aquarium nu eens met de tijd die je voor je functie beschikbaar hebt. Je moet van tevoren, proactief, nadenken over wat in je werk belangrijke zaken zijn, en die “keien” een plek in je agenda geven. Dan zie je vanzelf hoeveel zand en kiezels er nog bij kunnen en dat dwingt je je werkgedrag aan te passen.”

Olifanten

De stemming zit er goed in bij de medewerkers van de afdeling Communicatie van de gemeente Almere. In een vergaderruimte onderin het Almeerse stadhuis nemen ze deel aan de efficiency training van Missing Link. De training helpt cursisten via individuele coaching hun werkgewoonten, werkplekorganisatie en planning te optimaliseren. Op vier cursusdagen, verspreid over drie tot vier maanden, leren ze onder meer efficiënter om te gaan met hun e-mail en beter te plannen. Een groot deel van de training speelt zich af op de werkplek van de cursist. Daar geeft de trainer individuele aanwijzingen. Aandachtspunten zijn: gerichter werken aan kerntaken, verbeteren van informatiebeheer, ontwikkelen van actiegericht gedrag en verbeteren van de samenwerking, met als resultaten minder werkdruk, hogere productiviteit en tijdbesparing.

Lia Bloemers van Missing Link, het bureau dat de trainingen verzorgt: ‘Iedereen die in een kantooromgeving werkt, wordt bedolven onder informatie. Telefoontjes, mailtjes, faxen, het gaat maar door. De Inbox van veel medewerkers puilt zowat uit. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op hun organisatietalent.” De oplossing ligt in het verstandig omgaan met de beschikbare tijd. “Wij helpen hen daarbij, met behulp van drie “ingangen”: archief, werkgewoonten (hoe gaan cursisten bijvoorbeeld om met interrupties?) en planning.”

“Iedereen die in een kantooromgeving werkt, wordt tegenwoordig bedolven onder informatie.”

Trainingsdag I staat in het teken van werkgewoonten en werksysteem. “Hoe organiseer je je werkplek” en “hoe bouw je in je kast en je computer een deugdelijk archief op” zijn vragen waarop de deelnemers antwoord krijgen. Verder leren ze slimmer gebruik te maken van programma’s als Outlook en krijgen ze tal van tips en adviezen. Zoals: voorkom olifanten, oftewel los problemen op als ze nog klein zijn. Of: zet het geluidje dat aangeeft dat je e-mail hebt ontvangen, uit. Dat leidt alleen maar af. Bovendien is het niet nodig om voortdurend je e-mail te checken. Tweemaal per dag, bijvoorbeeld ’s morgens en midden op de dag, is meestal meer dan genoeg.

Het thema op de tweede cursusdag is “plannen”. Dag drie en vier van de training zijn, in de vorm van individuele begeleiding op de werkplek, gevuld met het realiseren van een persoonlijk actieplan. Dat plan is onder andere gericht op archivering, post- en informatieverwerking, verbetering van de samenwerking met collega’s en omgaan met interrupties en persoonlijk gedrag. Op de laatste dag worden de resultaten van de training met de deelnemers besproken en vindt een effectmeting plaats. De resultaten worden schriftelijk en mondeling aan de opdrachtgever gerapporteerd. “Gemiddeld realiseren onze cursisten een tijdwinst van vijf uur per persoon per week”, zegt Bloemers.

Nee zeggen

“We weten het allemaal wel, maar op de één of andere manier doe je het niet of kom je er niet aan toe”, vat Karin Hagelstein, hoofd van de afdeling Communicatie van de gemeente Almere, het nut van de efficiency training samen. “Rust nemen op de goede momenten, dát ontbreekt er bij ons aan. En het is belangrijk dat iemand de juiste vragen stelt. Als je een aantal basisregels hebt, helpt dat.” De gemeente zit middenin een reorganisatie en dat betekent dat de afdeling Communicatie het druk heeft. Of, zoals Hagelstein zegt: “Het is bijzonder hectisch”.

De zes medewerkers van de afdeling volgen in het Almeerse raadhuis dag II van de training. De sfeer is ontspannen, er wordt veel gelachen, maar tegelijkertijd heeft Bloemers de regie stevig in handen. “Ik moet streng zijn”, zegt ze meerdere malen. Ze geeft aan hoe belangrijk het is om nieuwe werkgewoonten bij te houden: “Het moet als tandenpoetsen worden, daar denk je ook niet bij na.”

Plannen is vandaag het centrale thema. “Plannen zit tussen je oren”, zegt Bloemers. Ze haalt een uitspraak aan van Henry Kissinger: “Next week there can’t be any crises. My schedule is already full”. De groep grinnikt. Bloemers: “Je moet je regelmatig afvragen: wat is belangrijk en wat is mijn eerste moment van actie? En: wat is reële ad hoc? Ook moet je “nee” durven zeggen en je eigen grenzen bewaken”. Er klinkt gemompel. “Nu even niet!” grapt iemand. Bloemers, onverstoorbaar: “Let wel, je haalt nooit honderd procent van je planning. Ik denk dat jullie nu ongeveer op vijftig procent zitten. Straks gaan we samen jullie agenda vullen voor de komende week. En vervolgens moet je dat iedere week doen.” “Je moet doelen stellen”, vervolgt ze. “Die geven richting aan je werkgedrag. En, ook belangrijk, bepaal wat je wilt bereiken in een bepaalde periode”.

“Weet jij eigenlijk waar je met je team heen wil? vraagt ze ineens aan het afdelingshoofd. “Ja”, is het antwoord. “Maar hoe dan?” Dat wordt al lastiger. “En wanneer? Wat staat er al op papier?” Een spervuur van vragen volgt, de antwoorden volgen mondjesmaat. “Snap je wat ik bedoel?” vraagt Bloemers. Instemmend geknik. Vervolgens verkast iedereen naar de eigen werkplek, waar Bloemers individuele aanwijzingen zal geven.
“Weet je waarom de trainingen zo aanslaan”, zegt ze. “Hoe je je werk doet, draagt bij aan je eigen reputatie én aan de performance van de organisatie waar je werkt. Mensen realiseren zich dat vaak niet. Ik maak de cursisten bewust van hun werkhouding en vraag wat hun verbeterpunten zijn. Ik maak daar concrete afspraken over en spreek hen daar vervolgens op aan.”

“Geen vrijblijvende zaak”

André de Boer, hoofd van de afdeling Vergunningen/Handhavingen bij de gemeente Almere, volgde zo’n twee jaar geleden met zijn team een efficiency traject bij Missing Link. Hij is enthousiast over de training. “Onze afdeling houdt zich bezig met APV’s en Bijzondere Wetten. Er werken tien mensen. Voorheen werkte iedereen op zijn eigen manier. Het was daardoor bijvoorbeeld lastig om werk van elkaar over te nemen. Met de komst van Lia Bloemers is dat veranderd. Vergunningaanvragen hangen nu centraal in kasten, en zijn op onderwerp of straatnaam gerangschikt. Van iedere aanvraag kun je zien welke status hij heeft. Verder zijn alle taken weggeschreven in de takenlijst van Outlook. Collega’s kunnen nu bij elkaar precies zin wie waar mee bezig is.”Het team heeft tussentijds een korte opfriscursus gehad.”Het is geen vrijblijvende zaak”, vindt De Boer. “We houden het goed bij en spreken elkaar er ook op aan. En voor nieuwe collega’s geldt: het eerste dat ze op hun bureau krijgen, is de efficiency-handleiding.”

Gepubliceerd in Kantoor & Efficiency, mei 2004

Stresspreventie en persoonlijke efficiency

Geplaatst op In de pers,Time management tips, Plaats een reactie   | 0 reacties

Uit de recente NIPO-enquête over GBW blijkt dat bedrijven het komend jaar in het kader van gezondheidsbevordering vooral stress willen aanpakken. Wij geven in dit artikel een voorbeeld van een organisatie die aan stresspreventie in bedrijven doet met een persoonlijke en praktische aanpak.

Stresspreventie en persoonlijke efficiencyLia Bloemers geeft met haar bureau Missing Link efficiency trainingen aan medewerkers van bedrijven of instellingen. Haar uitgangspunt: “Het idee van een te hoge werkdruk, wat tot stress kan leiden, zit vaak in je hoofd. Het heeft vaak te maken met een slechte afstemming van je werkzaamheden, een gebrek aan overzicht en een ongeordendheid. Je hebt dan het gevoel van “ik raak ondergesneeuwd”. Onze trainingen moeten mensen het gevoel geven dat ze weer aan het roer staan.”

Bloemers stelt dat veel mensen eigenlijk niet goed opgeleid zijn voor het goed organiseren van hun werkzaamheden en dat in een tijd waar steeds meer informatie op je afkomt. Het gevolg: verkeerde werkgewoonten, een slechte werkinrichting en een verkeerd gebruik van de planning. En tenslotte het gevoel dat het je allemaal boven het hoofd groeit. Wat Bloemers wil bereiken met haar trainingen is dat mensen weer hun kerntaken kunnen benoemen, dat ze hun hoofdtaken ook plannen in de agenda, dat ze prioriteiten stellen en besluiten nemen. Een belangrijk principe: neem onmiddellijk een besluit, doe het wel of niet, doe het nu of later (en neem het dan in de planning op) of delegeer het.

Weer aan het roer

Bloemers voert haar programma op de werkplek uit. Haar aanpak is praktisch: mensen in een individueel begeleidingstraject leren een archief in te richten, de papierstroom te kuisen, te zorgen dat wat men nodig heeft dicht bij de hand is en een elektronisch archief goed leren beheren. Omdat vaak afdelingen in hun geheel getraind worden, komen ook knelpunten in de organisatie en het teamfunctioneren aan bod. Omdat voor het aanleren van ander gedrag op het werk minstens zes weken nodig zijn, bestaat de training uit vier dagen over een periode van 3 à 4 maanden. Bij de training hoort ook een kwantitatieve en kwalitatieve voor- en nameting. Uit deze metingen blijkt dat na een efficiency training van Missing Link mensen gemiddeld ruim 3 uur per week meer aan hun kerntaken besteden en ook 3 uur per week minder tijd kwijt zijn aan het zoeken van info, het afhandelen van post en e-mail en vergaderen. Maar belangrijkere resultaten vindt Bloemers dat mensen weer overzicht hebben (“ik sta weer aan het roer”) en dat de service- en klantgerichtheid en de kwaliteit van het werk toenemen. Omdat mensen hun werk beter beheersen, neemt het stressgevoel af. Tot de klantenkring van Missing Link behoren tal van gerenommeerde grote bedrijven, banken, overheden en instellingen.

Gepubliceerd in GBW in bedrijf, maart 2002

Efficiency training pakt slechte werkgewoonten aan

Geplaatst op In de pers Plaats een reactie   | 0 reacties

Drie uur tijdwinst per week

Constructieve werkgewoonten, een goede werkplekorganisatie. Het zijn belangrijke technieken om werkstress te voorkomen, zo stelt efficiency consultant Lia Bloemers. Bij het Automatiseringscentrum nam men de proef op de som. “Voor mij was dit een eye-opener.”

efficiency training bij Automatiseringscentrum Belastingdienst“Niemand heeft tijdens zijn opleiding geleerd zijn werk te organiseren, terwijl daar toch vaak de belangrijkste oorzaak van stress ligt,” stelt Lia Bloemers, Om mensen behulpzaam te zijn bij de ordening van hun werkactiviteiten, biedt efficiency consultant Bloemers een trainingsmethode die zich richt op het aanleren van constructieve werkgewoonten, technieken voor werkplekorganisatie, planning én prioriteitenstelling. Een aanpak die volgens Bloemers voor iedereen werkt. Het grootste gedeelte van het programma speelt zich af op de eigen werkplek van de cursist. Zodoende kan effectief worden ingegaan op de individuele problematiek.

Bloemers werd benaderd door het Hoofd P&O van BAC/SO die naar mogelijkheden zocht om mensen efficiënter te laten werken en zo tot een beter time management te laten komen. Gevolg was dat afgelopen jaar zo’n veertig medewerkers van B/AC de time management training van Missing Link volgden. Bloemers speelde hierbij in op drie voor het B/AC kenmerkende vraagstukken. Als eerste de soms diffuse verantwoordelijkheidsstructuur. “Verantwoordelijkheden zijn niet zo strikt afgebakend. Daardoor is men al snel bang een collega te passeren. Gevolg is dat het aantal cc-tjes ongelooflijk talrijk is. Het eerste wat ik iemand leer, is het e-mailverkeer te beperken tot díe informatie die voor het werk echt onmisbaar is. Je naam laten verwijderen uit een voor jou niet-interessant adressenbestand, brengt je al een heel eind op weg.”

Bloemers werd verder getroffen door wat zij “een hoog interruptiegehalte” op de werkvloer noemt. “Het viel me tijdens individuele coachingsgesprekken op dat mensen ons voortdurend in de rede vielen. Dat is daar kennelijk heel gewoon. Ik kan mij alleen niet voorstellen dat wie constant reageert op interrupties, in staat is geconcentreerd te werken. Wat volgens haar ook opviel was dat moeilijkheden vaak “nogal ad hoccerig” worden opgelost. “Natuurlijk is het zo dat het B/AC in een overgangsfase zit naar een nieuwe organisatiestructuur. Maar dat is niet de enige reden. Ad hoc betekent in de praktijk nog wel eens dat te vele problemen te kort voor de deadline moeten worden verholpen. En dat werkt verstorend.”

Drie pijlers

De training rust op drie pijlers: werkgewoonte, werksysteem en planning. Op dag 1 worden de werkgewoonten tegen het licht gehouden. “Het gaat dan vooral om het aanleren van actief gedrag – werkzaamheden niet langer voor je uitschuiven dan strikt noodzakelijk is. Dat is belangrijk, omdat mensen van nature hamsteraars en uitstellers zijn. Elke keer verbaas ik me weer hoe vol bureaus liggen met papier dat niet direct met het werk te maken heeft. Vaak legt iemand een rapport op z’n bureau met de gedachte “dan vergeet ik het tenminste niet”. En vervolgens ligt het daar een paar maanden. Dat geeft allemaal ruis en leidt te veel af van de taken die je op dat moment eigenlijk zou moeten doen. Bovendien is zo’n niet opgeruimd bureau ook uit het oogpunt van informatiebeveiliging een slechte zaak.” Een belangrijke suggestie van Bloemers is het dagelijks afhandelen van de mail. “Kleine klussen doe je vervolgens het eerst en daarna maak je voor de grotere een planning. In het verlengde daarvan ligt het duidelijk en bijtijds communiceren over wat je van je collega’s gedaan wilt hebben en wanneer. Zo kunnen ook zij hun werk plannen. Het klinkt basaal, maar het werkt echt.” Bloemers besluit dag 1 met het maken van en lijstje met individuele afspraken: een actieplan. “Na twee weken kom ik terug om te kijken wat daarvan is terechtgekomen, en of er knelpunten zijn. Die probeer ik dan op dag 2 aan te pakken. Na enkele weken wordt het actieplan op dag 3 geëvalueerd. Die relatief lange periode is nodig om mensen aan de nieuwe werkwijze te laten wennen”.

De totale begeleiding duurt gemiddeld drie tot vier maanden. De directe tijdsinvestering per cursist bedraagt twaalf uur. Daarnaast besteedt men nog een aantal uren aan tussentijdse opdrachten, die in het dagelijkse werk worden ingepast. Op dag 4 vindt een effectmeting plaats.

Opgelucht

Ondanks enige scepsis vooraf, blikt vrijwel iedereen met plezier terug op de training, aldus Bloemers. “Negen van de tien deelnemers zijn opgelucht, omdat ze meer grip op hun werk hebben gekregen”.Uit de evaluatiegesprekken bij het B/AC bleek dat de veertig cursisten gemiddeld ieder zo’n drie uur tijdwinst per week boeken. Voor een enkeling bij wie de training niet wil beklijven, biedt Bloemers nog een vijfde dag aan. De meeste deelnemers slagen er echter gemakkelijk in om hun slechte werkgewoontes binnen het geschetste tijdskader te veranderen: “na ongeveer zes weken zijn de nieuwe gewoonten ingesleten. En al na dag 2 zie je overal opgeruimde bureaus en geleegde mailboxen.”

Twintig procent tijdwinst

Voor Jan van Kommer, Huisvestings- en TIS-coördinator bij het B/AC, bleek de training onverwacht een flinke tijdwinst op te leveren. “Aanvankelijk had ik het gevoel dat het met mijn planning wel goed zat. Maar na afloop bleek de efficiency training wel degelijk zin te hebben gehad. Ik heb nu een beter overzicht en werk minder over, omdat ik beter heb leren plannen. Lastige klussen schuif ik niet langer voor mij uit, maar doe ik als eerste. Verder wees Lia Bloemers mij nadrukkelijk op de knelpunten. Ik had bijvoorbeeld de neiging te veel mailtjes te bewaren. Nu behandel ik dagelijks mijn ingekomen mail. Wat ik niet meteen afhandel, gaat in de map “nog te plannen”. Deze werk ik aan het eind van de week alsnog af. Ik ben nu ook veel radicaler in het weggooien van oude mail. In mijn baan word ik regelmatig aangeschoten door collega’s. Dat heb ik nu iets ingedamd. Alles bij elkaar levert deze manier van werken mij ongeveer twintig procent tijdwinst op.”

Ik wilde graag veranderen, maar wist niet hoe

Bram Leenhouts, medewerker P&O bij het B/AC, begon sceptisch aan de efficiency training, maar werd uiteindelijk één van de meest enthousiaste cursisten. “Mijn baas zei aan het begin van de training: als zij jouw werkwijze kan veranderen, dan is het een heel goede training. Ik was van mezelf nogal ongeorganiseerd. In mijn werk heb ik veel contacten met collega’s, en het kostte me moeite daar enige orde in aan te brengen. Als ik de kamer afliep, zag ik meteen mensen met wie ik eigenlijk nog iets zakelijks te regelen had. Die werkwijze was erg vermoeiend. Voortdurend moest er vlak voor de deadline veel werk worden verzet. Soms zoveel, dat die deadline niet meer te halen was. Ik wilde graag veranderen, maar wist niet hoe. Gewoontes verander je niet in een handomdraai. Onverwacht bleek de efficiency training een eye-opener. Het leert je naar jezelf te kijken en is op een leerzame manier confronteren. Na ongeveer drie maanden kwam het omslagpunt, en merkte ik dat oude werkgewoonten begonnen te veranderen. Dat heeft mij definitief overtuigd en enthousiast gemaakt Ik heb onlangs zelfs een presentatie over deze training gehouden voor een aantal human resource adviseurs.”

Gepubliceerd in Belasting Bulletin, februari 2002

Van rommelige werkplek naar oase van rust

Geplaatst op Clean desk,In de pers,Time management tips,, Plaats een reactie   | 0 reacties

Orde in de chaos

Door efficiënter te werken, valt er per week wel drie uur tijdwinst te boeken. Die efficiency begint bij het bureau. Vaak is dat één grote chaos, en dat leidt af. Missing Link laat zien hoe het beter kan.

chaosEnthousiast betreedt Lia Bloemers de PW-redactie. In één oogopslag heeft ze haar diagnose gesteld. “Hier valt héél wat te verbeteren. Hier moet de Missing Link aanpak aan te pas komen.” Beschaamd kijken de redactieleden naar de her en der verspreid liggende stapels boeken, tijdschriften, nog op de ruimen archiefmateriaal, lege bier- en frisdankflessen en andere curiosa. Stapels, stapels en nóg eens stapels.

“Jullie vak brengt natuurlijk met zich mee dat er gigantisch veel informatie binnenkomt”, sust Bloemers, “maar al die informatie leidt natuurlijk wél af. Bij alles denk je: oh ja, dat moet ik nog doornemen, en die en die moet ik nog bellen.” Bloemers, psychologe van huis uit, heeft er haar professie van gemaakt om die afleiding resoluut te lijf te gaan. Haar aanpak richt zich primair op de werkplekorganisatie in kantoren, vanuit de gedachte dat een rommelig bureau in een rommelige geest resulteert. Maar omgekeerd is een leeg bureau allerminst een garantie voor efficiency. Daarom concentreert de timemanagement training van Missing Link, die in company wordt gegeven, zich op efficiënte behandeling van (elektronische) post en andere informatiestromen, het verminderen van uitstel en van ad hoc onderbrekingen, verbetering van prioriteitenstelling, het plannen van korte- en lange termijnacties en op agendabeheer. Een hele waslijst.

Een rommelig bureau resulteert in een rommelige geest

Die trainingen beginnen dus heel down to earth. Sterker nog, ze beginnen met een oefening die sterke associaties met de kleuterschool oproept. De toch al wat ongemakkelijk kijkende PW-redactieleden (vanwege al die rommel) krijgen de opdracht een hond te tekenen. Dat doen ze klakkeloos. En dat is tekenend, zo verduidelijkt Bloemers. Niet dat ze haar slachtoffers een gebrek aan kritisch vermogen toedicht. Nee, die slachtoffers weten absoluut niet te verduidelijken waaróm ze kop en staart van hun creatie links dan wel rechts gepositioneerd hebben. “Een kwestie van conditionering”, geeft één van de redactieleden als verklaring. Maar dat overtuigt Bloemers niet. “Mensen zijn gewend om iets te doen zonder bij het waaróm daarvan stil te staan. Een heleboel mensen hebben nooit geleerd hun werk te organiseren. Vergeleken met zeventien jaar geleden krijgen managers 1400 maal zoveel informatie te verwerken. Toch leert niemand, met uitzondering van secretaresses, hoe die informatiestroom te organiseren.”

Bloemers pakt de map met sheets die ze tijdens de trainingen hanteert. De redactieleden staren naar een fiks aantal, lukraak gegroepeerde gekleurde ballen. Niemand durft te zeggen hoeveel het er zijn. Op de volgende sheets zijn de ballen keurig in zes groepjes van zes geordend. “Ah, het zijn er dertig”, weet het redactielid dat niet kan rekenen. “Oh nee,” corrigeert ze zelf, “zes maal zes is natuurlijk 36.” Waarmee maar is aangetoond dat overzicht het halve werk is.

Rust creëren

Door het werk efficiënt te organiseren, valt volgens Lia Bloemers heel wat tijdwinst te realiseren. Dat geldt voor managers, boekhouders, redacteuren, ambtenaren, architecten; eigenlijk voor iedereen in een kantoorsituatie. Behalve dus voor de professioneel opgeleide secretaresse. “Om die situatie te bereiken, is wel een gedragsverandering nodig”, zo weet de psychologe. “Het vergt minstens zes weken om dat allemaal aan te leren. Daarom kom ik na de drie tot vier dagen training ook regelmatig terug om de cursisten te begeleiden en te coachen.”

In de praktijk vormen de cursisten vaak een afdeling of een deel daarvan. De groepen mogen namelijk nooit groter zijn dan zeven personen. Meestal wordt Bloemers via de afdeling personeelszaken ingeschakeld. Dat was onder meer het geval bij de gemeente Almere en de Nierstichting. Incidenteel schakelt PZ haar ook in om één werknemer, de traditionele rommelkont dus, te trainen en te begeleiden. Tot haar schrik krijgt PW’s waarnemend hoofdredacteur Roos Kuiper nu zo’n individuele aanpak. Die schrik is ten onrechte: haar bureau oogt redelijk overzichtelijk. Bloemers: “Jouw computer is in elk geval géén schilderij. Op een bureau moet je zoveel mogelijk rust creëren. Zo’n computer waarop allemaal memo’s zijn geplakt, leidt voordurend af. Mensen hebben sowieso de neiging om alles op hun bureau te laten liggen als geheugensteuntje. Alles moet zoveel mogelijk ín het bureau of in ordentelijke bakken.”

Aan die laatste eis blijkt de waarnemend hoofdredacteur te voldoen. Overzichtelijke bakken met uitgezette verhalen en binnengekomen artikelen, een ideeënbak en één met dringende zaken. Alleen de In-bak kan de toets der kritiek niet doorstaan. De inhoud daarvan gaat richting een halve meter. Vooral de eventueel aan recensenten door te sturen boeken zijn daar debet aan. En dan is er nóg een excuus: er liggen ook nog spullen van Kuipers voorganger…

Gepubliceerd in PW, september 2000

Individuele werkproces van managers verdient meer aandacht

Geplaatst op In de pers,Time management tips, Plaats een reactie   | 0 reacties

Stapels ingekomen post, een volle Inbox met e-mails, een overvolle agenda, achterstanden in het werk, plannen die niet worden omgezet in concrete acties, veel operationeel werken in plaats van strategisch gericht.

Herkenbare problemen voor de zwaarbelaste manager en zijn medewerkers. Voor veel mensen in (leidinggevende) functies is het één van de grootste uitdagingen om zaken ook werkelijk af te handelen. Goede kans dat dit bij managers in uw bedrijf ook zo is. De beste oplossing van het probleem is een directie aanpak van gedragspatronen en werkgewoonten die de productiviteit belemmeren en de gezondheid bedreigen. Eén keer iets zeggen werkt niet, continue bijsturen wel. Het verbeteren van de overall performance van de organisatie rust voor een belangrijk deel in een goede organisatie van het individuele arbeidsproces. Een persoonlijk efficiency programma leert managers de persoonlijke workflow beter te organiseren en zich te concentreren op die elementen die cruciaal zijn in het halen van de bedrijfsdoelstellingen. Met als resultaat dat het overzicht over het werk toeneemt en minder stress wordt ervaren. Belangrijk resultaat voor de organisatie is dat de productiviteit toeneemt en ziekteverzuim ten gevolge van hoge werkdruk kan worden voorkomen.

Achtergebleven gebied

In de afgelopen decennia zijn de werkzaamheden in de productiehal door alle logistieke knowhow gestroomlijnd, maar in de kantooromgeving is de persoonlijke productiviteit van de gemiddelde medewerker nog een achtergebleven gebied. En dat ondanks alle automatisering. Onderzoek over de laatste 20 jaar toont daar een productiviteitsgroei van 4% aan, terwijl de productiviteit in de industriële sector met 90% is gegroeid. De afgelopen decennia is de dienstensector explosief in omvang toegenomen en schoten kantoren als paddestoelen uit de grond. Maar de mensen die kantoren bevolken hebben nooit goed geleerd hoe zij hun werk moeten organiseren. Eigenlijk is er maar één die daarvoor wel is opgeleid: de secretaresse. De meeste HBO-ers en universitair geschoolde managers en stafmedewerkers zijn bekwaam en technisch geschoold in hun vak, maar werken vaak zonder structuur en zonder enig systeem. En dat in een tijdperk waarin de afgelopen jaren als het ware een “informatie-explosie” heeft plaatsgevonden. Ter illustratie: de gemiddelde manager heeft vandaag zo’n 1400 maal meer informatie ter beschikking dan in 1980.

Daarbij komt dat steeds vaker mensen op jonge leeftijd in zware, verantwoordelijke functies terecht komen. De doorsnee manager is tegenwoordig overbelast en maakt (te) veel uren. Voeg daarbij de onrust die de berg papierwerk en achterstallig werk met zich meebrengt en de chaos voor de toch al gestresste manager is compleet.

Neerwaartse spiraal

Maar, het gaat natuurlijk niet allen om de managers zelf. Hoe vaak komt het management tot de conclusie dat hun mensen strategische plannen nauwelijks implementeren, niet genoeg produceren of nooit op tijd leveren? Vaak brengen reorganisaties, een intern onderzoek naar werkbelasting of functioneringsgesprekken het “zeer” naar boven. Een medewerker presteert niet naar behoren, vertoont reactief of subassertief gedrag, heeft moeite met het nemen van beslissingen of heeft de neiging belangrijke zaken uit te stellen. Overbelasting, mensen die het werk niet aankunnen en het teamgebeuren op losse schroeven zetten. Met als gevolg demotivatie, een hoge werkdruk en een lage arbeidsvoldoening. Gebrek aan efficiëntie is vaak de grote boosdoener. De cirkel is rond als we bedenken dat de zojuist genoemde gevolgen weer de oorzaak zijn van steeds inefficiënter werken. Het begin van een neerwaartse spiraal.

Tijdige maatregelen

Het is jammer dat vaak maatregelen worden genomen als er al problemen zijn gerezen. Eigenlijk zouden studenten al tijdens hun opleiding ene curriculum “efficiënt werken” moeten volgen. En werknemers zouden nog vóór dat er problemen gerezen zijn, in de gelegenheid moeten worden gesteld de organisatie van hun persoonlijke werkproces te verbeteren. De juiste hulpmiddelen, een juiste organisatie van de werkplek en het zich bewust zijn van de eigen houding ten opzichte van het werk kunnen de kwaliteit van het werk verbeteren en het verrichten van de dagelijkse werkzaamheden veraangenamen.

Gewoontedieren

De mens is een gewoontedier. Ook als het om de organisatie van het eigen werk gaat hebben we allemaal onze gewoonten en blinde vlekken. We staan vaak niet stil bij wat we doen en waarom we het zó doen. En als we al weten dat het anders zou kunnen, gunnen we ons de tijd niet om het eens op een andere manier te proberen. Toch kunnen werknemers leren hun ingeslepen werkgewoonten te veranderen. Natuurlijk zijn er de timemanagement cursussen. Die worden vaak op een mooie locatie, ver weg van de eigen werkplek gegeven. Werknemers krijgen waardevolle adviezen en komen vol goede voornemers terug van zo’n cursus. Maar we weten maar al te goed hoe het in het dagelijks leven met goede voornemens gaat… We houden het slechts een paar dagen vol en voor we het weten vervallen we weer in ons oude, vertrouwde gedrag.

Trainen op de werkplek

In een persoonlijk efficiency programma daarentegen leren managers en hun medewerkers de theorie van efficiënt werken in de praktijk van hun eigen werk toe passen. Individuele aandacht is het sleutelbegrip. Elke deelnemer wordt over een langere periode begeleid. Want of het nu om stoppen met roken of het veranderen van werkgewoonten gaat, een mens heeft nu éénmaal tijd nodig (gemiddeld zes weken) om oud gedrag af te leren en daar nieuw gedrag voor in de plaats te stellen. Door regelmatig op de eigen werkplek met nieuwe werkgewoonten te oefenen, krijgt nieuw gedrag daadwerkelijk een kans en raken oude werkroutines vanzelf op de achtergrond. Want het is op de eigen werkplek waar iemand moet presteren, waar de stapels informatie liggen, faxen en kopieerapparaten voor een overmatige papierstroom zorgen en de telefoon rinkelt. Om maar te zwijgen van de ongewenste interrupties van collega’s.

www.efficiency

Met hulp van een persoonlijk efficiency programma kunnen managers leren:

  • hun eigen werkplek efficiënt in te richten
  • hun werkgewoonten te verbeteren
  • een van hun kerntaken afgeleide werkplanning te maken

Efficiënte werkplek

Een werkplek moet georganiseerd zijn en zodanig ingericht, dat met zo min mogelijk vertraging informatie kan worden ontvangen, verwerkt, weer verstuurd of opgevolgd. Op een bureaublad mag alleen dat werk liggen dat momenteel onderhanden is. Wanneer men zich goed op een taak wil concentreren, leidt al het andere werk dat op het bureau ligt te wachten maar af. En als daar een aardige stapel ligt, wordt de neiging om af te dwalen soms zo sterk dat de uitvoering van de taak die voorligt enorm moeilijk wordt. Wanorde op een bureau of in een kantoor is uit den boze. We zouden een dergelijk wanorde in een fabriek nooit toestaan!

Als managers twee jaar op dezelfde stoel zitten, hebben ze meestal zoveel bewaard dat het terugvinden van relevante informatie moeilijk is en veel tijd kost, ondanks het feit dat zij een goede secretaresse hebben. Een goed georganiseerd persoonlijk archief is daarom onontbeerlijk.

Elektronische hulpmiddelen betekenen niet dat de informatiestroom afneemt. Integendeel, in die ontwikkeling schuilt het gevaar nog méér te verzamelen. De informatiestroom neemt toe en er is nergens een grotere wanorde dan in computers. Vaak wordt informatie dubbel bewaard (op papier en elektronisch) en worden daartussen geen keuzes gemaakt. Als men iets bewaart, moet het functioneel zijn.

Efficiënte werkgewoonten

De oplossingen die een persoonlijk efficiencyprogramma biedt zijn praktisch en gebaseerd op een vrij simpel principe: “beslis het nu”. Veel mensen stellen uit, en dat is het ergste wat men kan doen. Uitstelgedrag komt overal en op alle niveaus in iedere organisatie voor. Ook bij mensen die zelf prioriteiten moeten stellen. Meestal stellen we routineklussen uit, zaken met een onduidelijke doelstelling of dingen waar we geen zin in hebben. Een werknemer neemt gemiddeld 6 tot 8 keer een document ter hand voordat hij bepaalt wat er mee moet gebeuren! Het is efficiënter elke dag opnieuw en meteen te beslissen: hoort dit onderwerp bij mij, delegeer ik het, neem ik nu actie, of doe ik het later en plan ik het dus in?

Werkplanning rond kerntaken

Planning van het werk is één van de dagelijkse uitdagingen. Er zijn talloze hulpmiddelen en systemen beschikbaar en een goed gebruik hiervan levert winst op. Maar als iemand niet weet waar hij naar toe wil, kan hij er langs elke weg komen. Onduidelijkheid over de eigen kerntaken, onduidelijkheid over de eigen kerntaken, onduidelijkheid over de bedrijfsdoelstellingen, wisselende prioriteiten, anderen die “inbreken” in de agenda, hoe valt dat te rijmen met (strategische) planning? Vaak is dit de bottleneck in het functioneren van het management team.

De meeste managers plannen hun agenda te vol en houden geen rekening met ad hoc zaken. Ook de afspraken die men met zichzelf maakt moeten in de agenda. Stel de prioriteiten vast en plan de zaken wekelijks in. Plant iemand meer dan 70% van zijn tijd vol, dan beslist hij eigenlijk al om ’s avonds door te werken. Natuurlijk mag iedereen 80 uur in de week werken. Maar dat moet dan wel een keuze zijn. Werk wordt vaak uit gewoonte mee naar huisgenomen.

Resultaten

Werknemers vinden dankzij een time management training gemakkelijker informatie terug, nemen directer besluiten, werken pro-actiever, overschrijden minder vaak deadlines en halen hun doelstellingen beter. Ook maken zij beter gebruik van de mogelijkheid om te delegeren en werken zij beter samen. Omdat meer overzicht wordt verkregen over het werk en het gevoel verdwijnt door het werk te worden ‘ondergesneeuwd’, nemen motivatie en plezier in het werk toe. Werknemers krijgen weer het gevoel aan het ‘roer’ van het werk te staan. Belangrijk is ook, dat het programma de daadwerkelijke werkload boven tafel krijgt. Deze kan gewoonweg te hoog zijn. In ieder geval is het zinvol voor managers die overbelast dreigen te raken of moeten reïntegreren, om te kijken of de organisatie van het werk zodanig kan worden aangepast, dat het gevoel van overbelasting sterk wordt verminderd.

Een persoonlijk efficiency programma bespaart gemiddeld 3 uur per week per deelnemer. Hierdoor komen managers beter aan hun kerntaken toe. Voor de organisatie betekent zo’n programma niet alleen een verbetering van de kwaliteit van het werk, maar ook van het serviceniveau naar interne en externe klanten en van de organisatie van en samenwerking tussen afdelingen. Er is meer tijd voor beleid en strategie en er zijn minder operationele problemen voor het management.

Geen tovermiddel

Het gaat bij efficiënt werken om discipline. Efficiënt werken moet worden volgehouden. Daarom wordt de begeleiding verspreid over een aantal maanden. Het is niet als bij een fitnessprogramma: de conditie verbetert niet door er naar te kijken, je moet het doen. En als men een tijd niet aan fitness doet, zakt de conditie in. Dat vergt weer extra hard werken om het oude niveau te bereiken. Een efficiency programma is dus geen tovermiddel. Men kan de principes goed toepassen en ontdekken dat het werk nog te veel blijkt. Soms zijn er mensen met een werkpakket van 140 tot 150 procent. Dan is er duidelijk sprake van overload. Met de omschreven aanpak is dat misschien terug te brengen tot 120 procent, maar niet tot 100%. Dan moet er toch iets anders gebeuren.

De rol van Management Development

Traditioneel houden MD-programma’s zich nauwelijks bezig met de ontwikkeling van praktische vaardigheden. Die worden verondersteld aanwezig te zijn. In MD-reviews, loopbaangesprekken, e.d. wordt er niet over gesproken. We weten en zien echter allemaal dat het functioneren en presteren van veel managers lijdt onder slechte werkgewoonten. Een gerichte assessment daarvan, zeker als de direct leidinggevende kan zien dat een manager overbelast dreigt te raken, zou wel eens een cruciale investering kunnen zijn in de loopbaanontwikkeling van vele managers. Bij high potentials zou het de functie kunnen hebben om preventief een aantal veel voorkomende verkeerde werkgewoonten onder hun aandacht te brengen.

Gepubliceerd in Tijdschrift Management en Development, juni 2000

Individuele coaching op de werkplek in time management

Geplaatst op In de pers,Time management tips, Plaats een reactie   | 0 reacties

Pepmiddel tegen de chaos

Een bureau vol paperassen, stapels achterstallige post en een chaotische agenda? In menig kantoorgebouw tref je het aan. Er wordt vaak beschaamd om gelachen, maar ongeordend werken zal onherroepelijk leiden tot stress… of erger. Althans, dat zegt consultant Lia Bloemers. “Individuele coaching op de werkplek kan uitval helpen voorkomen.”

Druk, druk, druk?

Efficiency training helpt tegen chaosWie klaagt er eigenlijk niet over een te grote werkdruk en te weinig tijd? Om de oorzaak te achterhalen hoeft de medewerker in veel gevallen niets anders te doen dan z’n eigen gangen na te gaan. Gaat u geordend te werk? Is uw bureau netjes, is de post aan het eind van iedere dag afgehandeld, laat uw agenda aan duidelijkheid niets te wensen over? Is uw planning tot in puntjes geregeld maar blijft u tijd tekort houden? Dan mag u met recht zeggen het druk, druk, druk te hebben. Het omgekeerde komt echter ook voor. Vooral mensen die zelf al geen toonbeeld van rust zijn en moeite hebben het overzicht te bewaren kunnen het slachtoffer worden van hun eigen onvermogen. Dat is de stellige overtuiging van drs. Lia Bloemers. “Inefficiënt werken leidt uiteindelijk tot stress en zelfs overspannenheid.”

Als efficiency consultant van Missing Link traint Bloemers werknemers in de optimalisering van hun gewoonten, werkplekorganisatie en planning. Niet door theorieën te verkondigen over hoe het beter kan en moet, maar door gewoon bij de persoon in kwestie aan tafel te gaan zitten en samen orde op zaken te stellen. “Ik leer mensen om een stapje terug te doen. De werkdruk even te laten voor wat die is en eerst te leren organiseren. Men maakt het zichzelf maar al te vaak onnodig moeilijk.”

Prioriteiten stellen

Stapels papier op het bureau. Onbehandelde post, achterstallige facturen, onbeantwoorde e-mails, afspraken die niet op tijd worden nagekomen of zelfs worden vergeten. Lia Bloemers komt het dagelijks tegen. “Mensen werken vaak zonder structuur en zonder enig systeem. Een dat is ook niet gek: behalve de secretaresse leert niemand in zijn opleiding hoe je je werk moet organiseren.”
In vier dagen coacht Bloemers de medewerker, individueel op de werkplek. Ze probeert te structureren, de grote lijnen over te brengen. Van het opschonen van de werkplek tot constructief agendabeheer. Van archivering tot acties plannen. De adviezen zijn soms rigoureus van aard: zo wordt werknemers aangeraden papieren die ‘misschien nog wel eens nodig zijn’, direct weg te gooien. Dan is vaak de helft van de rotzooi al opgeruimd. “Als je je gaat afvragen of je ene bepaald document nog eens nodig hebt, is het antwoord bijna altijd “ja”. Beter is je af te vragen waar je de informatie kunt vinden als je het nog eens nodig hebt en onderling goede afspraken te maken wie wat bewaart”.

De overgebleven acties (post, telefoontjes, e-mail, afspraken) worden onderverdeeld naar mate van prioriteit. Andere belangrijke aandachtspunten zijn het verminderen van uitstel, verbeteren van de besluitvaardigheid en het verminderen van ad hoc onderbrekingen (“waarom zou je de deur niet dicht mogen doen als je niet gestoord wilt worden?”). Al na één dag blijkt de medewerker verbaasd over het gemak waarmee hij met een schone lei kan beginnen. “Het is ook niet zo moeilijk”, erkent Bloemers. “Maar er moet wel een knop om. Weinig cursisten vallen terug in het oude patroon. Daarvoor hebben we opfrisdagen.”

Hogere productiviteit

De gedachte aan het bekende time-management dringt zich op, maar Bloemers wijst die vergelijking van de hand: “Time management is slechts een onderdeel van onze efficiency trainingen. Bovendien is ons programma gericht op individuele ondersteuning op de werkplek zelf.” De consultant benadrukt dat de efficiency training niet alleen voor de werknemer een “oppepper'”is, maar zeker ook voor de werkgever. “Door interventie met onze training zal de organisatie kunnen rekenen op hogere productiviteit en kwaliteit. Dat komt ook de service naar klanten ten goede. Bovendien is het een preventieve methode om uitval tegen te gaan. Ook wordt het management ontlast omdat het zich minder met problemen op de werkvloer hoeft bezig te houden.” Een werknemer zal na een efficiency training het overzicht en de rust hervonden hebben en minder hoeven overwerken. Natuurlijk is het geen tovermiddel: “Soms zijn er mensen met een werkpakket van 140 tot 150 procent. Dan is er duidelijk sprake van een overload. Met onze training is dat misschien terug te brengen tot 120 procent, maar niet tot 100 procent. Dan moet er toch iets anders gebeuren.”

Do it now

Het trainingstraject neemt drie tot vier maanden in beslag. Een mens heeft nu eenmaal tijd nodig om oude gewoonten af te leren (gemiddeld zes weken) en daar nieuw gedrag voor in de plaats te stellen. Voorafgaand aan elke individuele werkplekbegeleiding is er een plenaire sessie. In deze groepsbijeenkomsten wordt aan de hand van de thema’s ‘Werkgewoonten en systemen’, ‘Werkplanning’ en Realisatie actieplan’ een chronologisch traject afgewerkt. Hierbij komen principes als “Doe de juiste dingen… en op tijd”, “Doe het niet”en “Plan het nu” voorbij. Bloemers relativeert het peptalk-gehalte van dergelijke kretologie. “Het is typisch Amerikaans om mensen op zo’n manier te motiveren. Bij Missing Link doe ik het op mijn eigen manier. Door mensen op een nuchtere en eenvoudige manier duidelijk te maken dat ze actie moeten ondernemen, nu en niet later, willen ze niet opgebrand raken. Ik vind het leuk om mensen te helpen hun werk efficiënter en beter uit te voeren. Als onze training een bijdrage kan leveren aan het plezier in je werk en het voorkomen van ziekteverzuim, dan hebben wij samen ons doel bereikt.”

Gepubliceerd in Rendemens nr. 3, 2000