Beslis en bespaar tijd en energie
'Doen' is de 'missing link' tussen goede voornemens en daadwerkelijke verandering. Iedereen kan belangrijke veranderingen realiseren door zijn werkgewoonten aan te passen. Probeer het eens op een andere manier en zie hoe u tijd en energie kunt besparen.-
Beslis meteen of u gehoor gaat geven aan een mondeling, post- of e-mailverzoek.
-
Maak geen onderscheid tussen klussen die u leuk of juist vervelend vindt.
Kunt u echt niet meteen beslissen:
-
Identificeer dan welke informatie ontbreekt om wél een besluit te kunnen nemen;
-
Plan meteen in hoe u aan die informatie kunt komen;
-
Laat betrokkene weten wanneer u hem uw beslissing meedeelt en noteer dat in uw agenda.
Doe zaken in één keer
Mensen stellen niet alleen uit, zij 'kwartetten' ook heel wat op het werk.Herkent u dit? U komt op uw kantoor, pakt een kopje koffie en kijkt eens naar de paperassen op uw bureau. U neemt wat papieren in de hand 'besluit' net wat vandaag te doen, als de telefoon gaat. Een kort gesprek, waarna u het stapeltje nog eens doorloopt en u opnieuw 'besluit' wat u vandaag gaat doen. Dan komt er even een collega langs of u gaat nog een kopje koffie halen. Na dit intermezzo pakt u de papieren weer op.....En intussen heeft u niets gedaan! Uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld 8 keer iets in handen nemen voordat ze er iets mee doen. Stop daarom met kwartetten en doe één vande volgende dingen:
-
Lees een document of e-mail één keer;
-
Doe er meteen iets mee: weggooien, meteen afhandelen, inplannen voor later of delegeren;
-
Handel kleine zaken meteen af en plan grotere zaken in;
-
Archiveer het document of e-mail meteen.
Door meteen te beslissen en zaken maar één keer te doen in plaats van te 'kwartetten', bespaart u 30 minuten per dag. Dat zijn 16,5 werkdagen per jaar!
Verminder interne verstoringen
Het menselijk geheugen kan 6-7 onderwerpen tegelijk actief houden voor onmiddellijk gebruik. Maar wat doen wij? We proppen ons geheugen vol met allerlei zaken die we nog moeten doen. Als die die bij elkaar optelt kun je wel tot 'zo'n 500 activiteiten komen. Die berg onvoltooide bezigheden in uw hoofd verstoort uw concentratie en put u uit.Daarnaast vragen ook alle papieren op uw bureau ongemerkt uw aandacht: clean desk, weet u wel?. Daar komt bij dat het meestal niet de grote zaken zijn die uw aandacht verstoren, maar dat het juist de kleine zaken zijn die u bezighouden, of beter gezegd afhouden van uw focus. Roep daarom interne verstoringen een halt toe:
-
Breng structuur aan. Leg uw activiteiten op één plek vast en noteer wat u moet doen in uw agenda of in uw takenlijst;
-
Archiveer de informatie die bij de klus hoort;
-
Houd een clean desk. Ruim zaken die afleiden op. Wat ligt er allemaal op uw bureau? Welke geeltjes hangen er aan uw beeldscherm? Wat staat er allemaal op uw vloeiblok? Wat hangt er aan documenten aan de muur?
-
Handel de kleine, onvoltooide zaken, die u een overbelast gevoel geven, meteen af of reserveer tijd ervoor en handel ze dan een voor een af.
