Hoe toegankelijk is uw archief?

De zoektocht naar informatie kost jaarlijks tonnen. Hoe dat kan? Kantoorpersoneel is gemiddeld zes weken per jaar kwijt met het opsporen van documenten en andere bescheiden. De belangrijkste oorzaak: gegevens verouderen en archieven (papier en digitaal) slibben dicht met allerlei overbodige informatie. Reden voor het Waterland Ziekenhuis in Purmerend haar medewerkers een training te geven.

De hele afdeling P&O van het Waterland Ziekenhuis nam deel aan de efficiency training van Missing Link. “Ik weet nu feilloos waar alles ligt en ben veel minder tijd kwijt met zoeken”. “Mijn nieuwe directory-structuur werkt geweldig: ik zocht me altijd suf ”, waren de enthousiaste reacties. De verhalen werkten aanstekelijk getuige het feit dat ook de clustermanagers, hun secretaresses en de afdelingshoofden aan de slag gingen om efficiënte werkgewoonten aan te leren, e-mail de baas te worden, beter te leren plannen, én om papieren en digitale archieven te herstructureren en op te schonen.

Stop met hamsteren

• Vraag uzelf bij het opruimen niet af óf u de informatie nog eens nodig kunt hebben.
• Stel uzelf in plaats daarvan de vraag wáár u de informatie binnen uw organisatie zou kunnen vinden als u het nodig heeft. Stel vast wiens rol het is om de informatie te bewaren.
• Als u twijfelt of u iets moet bewaren, vraag uzelf dan af wat uw betrokkenheid is bij het onderwerp.
• Verplaatst u zich eens in een ander. Heeft uw archief zo’n duidelijke structuur dat ook uw collega gemakkelijk informatie kan vinden als hij iets bij u moet zoeken?

Indelen op actualiteit en status

• Deel informatie in op onderwerp of proces.
• Hoe vaker u iets nodig heeft, hoe dichterbij het ligt. Niet op uw bureau, maar onder handbereik in bijvoorbeeld het ladeblok onder uw bureau. In dit zogenaamde werkarchief bewaart u alles waar u dit kwartaal mee bezig bent.
• Bewaar documenten niet in stapels, maar gebruik een hangmappensysteem.
• Maak duidelijke labels en gebruik ruime categorieën.
• Geef informatie die u slechts af en toe nodig heeft, zoals handleidingen en naslagwerken, een plek in het zogeheten referentiearchief.
• Maak onderscheid tussen die informatie waar u zelf nog iets mee moet en informatie waarbij ‘de bal even bij een ander ligt’ (u kunt even niet verder omdat u bijvoorbeeld op antwoord wacht). Maak voor die zaken een ‘afwachten-map’.

Regelmatig onderhoud
Een goed archief vergt regelmatig onderhoud. Veel mensen gunnen zichzelf echter de tijd niet om op te ruimen.

• Leg op uw bureau slechts die zaken waar u nu mee bezig bent.
• Noteer na elke vergadering eventuele acties en ruim de stukken meteen op.
• Ruim aan het eind van elke werkdag uw bureau op geef alles een plek in het archief als u geen tijd heeft om direct na een bespreking te archiveren.
• Loop eens in de 3 maanden uw werkarchief door en kijk wat er eventueel weg kan. Plan deze taak in uw agenda.
• Loop eens in de 6 maanden eens kritisch door uw referentiearchief. Plan deze taak in uw agenda.

Vergeet uw PC niet!

• Deel informatie in op onderwerp of proces en niet in het programma (Word, Excel, PowerPoint) waarin het document gemaakt is.
• Deel informatie in op actualiteit en status.
• Hanteer in uw PC dezelfde indeling als voor uw papieren archief.
• Bedenk voor gemeenschappelijke digitale archieven een structuur die maar voor één uitleg vatbaar is.
• Benoem één persoon die het gemeenschappelijke digitale archief beheert.

Tot slot

• 45% van al uw papier wordt ook elders binnen uw organisatie bewaard.
• 85% van de papieren die u bewaart wordt nooit meer ingezien.
• 10% van uw tijd wordt besteed aan het zoeken naar informatie.
• Kortom, legio mogelijkheden om kosten en tijd te besparen