Hoe vol is uw e-mail inbox?

De e-mail inbox puilt dagelijks uit. Het lijkt wel alsof we geen maat meer kunnen houden in de hoeveelheid e-mails die we elkaar bezorgen. Het op ieder moment checken van e-mail houdt ons van het werk. Het goed afhandelen van de inhoud van de mailbox kost ons steeds meer tijd en vormt een bron van stress door het voortdurende gevoel van achterstand. Hier alvast een aantal tips over effectief e-mail management, waar we in onze efficiency training dieper op ingaan.

E-mail is lang niet altijd het beste medium voor uw boodschap. Bedenk dat de ontvanger meer te doen heeft dan de hele dag zijn mailbox te checken. Soms is het effectiever een (telefonische) afspraak te maken. Elke e-mail die u niet verstuurt, levert ook geen e-mail op.

E-mail is buitengewoon geschikt om:

• afspraken te maken of te bevestigen;
• simpele vragen te stellen of te beantwoorden;
• vragen te stellen aan iemand die slecht bereikbaar is;
• informatie op te vragen.

• een haastklus of crisissituatie te communiceren;
• discussies te voeren;
• problemen ‘over de muur’ te gooien;
• afspraken op het laatste moment af te zeggen;
• mensen met spoed bijeen te krijgen;
• vertrouwelijke informatie uit te wisselen.
  

E-mail routine

• delete het als u er niets mee hoeft te doen;
• archiveer het in een van de mappen als er verder geen actie voor u inzit en u het wilt bewaren omdat het bericht met uw kerntaken te maken heeft;
• handel een e-mail meteen af als er een kleine actie aan vastzit en archiveer eventueel uw antwoord;
• verplaats e-mails met grotere acties die vandaag niet kunnen of hoeven worden uitgevoerd meteen naar een ‘te doen’ map of verplaats het bericht naar bijvoorbeeld de Outlook takenlijst;
• maak voor informatie die voor het gehele team van belang is (zoals verslagen, agenda’s en notities) een teammap op de centrale server;
• forward geen grapjes en foto’s enz. Maak een standaardtekstje waarin u uitlegt waarom u zulke e-mails liever niet ontvangt;
• maak een mapje ‘wacht op antwoord’ voor zelf verzonden e-mails waarop u nog een antwoord verwacht. Of sleep het bericht naar uw takenlijst en geef het de status ‘wacht op iemand anders’;
• stel een (Wizard) Regel in voor e-mails van bepaalde personen (vanuit Inbox via Extra – Wizard regel / Postvak In assistent), over een bepaald onderwerp of voor die berichten waarin uw naam alleen in de CC staat. Laat zo deze berichten direct in de juiste map archiveren.

• meld slechts één onderwerp per e-mail;
• informeer de ontvanger in het onderwerp over het soort e-mail: vraag, informatie, actie, urgent enz.;
• maak duidelijk onderscheid tussen ontvangers. Van wie verwacht je actie en wie krijgt de e-mail ter informatie;
• controleer de inhoud van de e-mail voor u het verstuurt (is de boodschap duidelijk?) en let op teipvouten;
• wees zuinig met CC’s.

Terug