Tijd plannen is tijd besparen

"Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent." Aldus Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Die uitspraak vormt ook de basis voor de Eisenhower-prioriteiten-matrix. Waarom is de methode van Eisenhower zo populair? Het antwoord is verbluffend simpel: zijn prioriteitenschema is eenvoudig en praktisch en levert tijdwinst, overzicht en rust op.

• Bepaal het hoofddoel van de afdeling waaraan je verbonden bent.
• Bepaal daarvan afgeleid het hoofddoel van je functie.
• Beslis wat je wilt realiseren in een bepaalde periode.
• Beschrijf je doelen zo concreet mogelijk volgens het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Afgesproken, Realistisch en gerelateerd aan Tijd).
• Beslis bij elk doel wat je eerste moment van actie is.

Prioriteiten stellen
Werken betekent keuzes maken. Er ontstaan problemen in organisaties als er geen keuzes worden gemaakt. Dan betekent een ‘ja’ soms ‘nee’ en zeggen medewerkers zaken toe die zij niet doen of niet op tijd afkrijgen. Veel mensen laten zich bij het maken van keuzes leiden door de tijd en geven vooral die zaken aandacht waarvan de deadline dichtbij ligt. Het gaat bij het maken van een werkplanning echter ook om de inhoud.

• Bepaal bij elke activiteit wat het toevoegt aan jouw persoonlijke doel of aan dat van de afdeling of organisatie.
• Richt je hierbij zowel op zaken die op de korte als op de lange termijn spelen.

Veel mensen zijn geneigd om belangrijke zaken die in Kwadrant II thuishoren, uit te stellen en werken regelmatig in Kwadrant I. Als je Kwadrant II maar lang genoeg negeert, komt alles vanzelfsprekend in Kwadrant I terecht! Als het goed is, zitten je activiteiten daarom met name in Kwadrant I én II en komt dat ook in uw werkplanning tot uiting. Wat in de ene functie tot Kwadrant I behoort, is dat voor de andere functie niet.

Gereedschap en beheer
Veel mensen gebruiken meerdere agenda’s en zetten daar alleen afspraken met anderen en vergaderingen in. Een goede planning betekent echter pro-actief agenda-gebruik.

• Plan in een papieren óf elektronische agenda.
• Reserveer tijd voor dagelijkse routinezaken als post- en e-mailbehandeling.
• Maak naast afspraken met anderen ook afspraken met uzelf en plan tijd voor al die zaken die op korte en langere termijn van belang zijn
• Houd in uw werkplanning rekening met het onverwachte en plan voldoende lucht in de agenda voor reële ad hoc zaken.

Keek op de week
Neem elke week minstens 30 minuten tijd voor uw werkplanning. Doet u dit steeds op elke laatste werkdag van de week, dan neemt u uw werk minder “mee naar huis”.

• Blik terug op hoe uw week verlopen is.
• Controleer of u alles ontvangen heeft waarop u zat te wachten.
• Check of er nog belangrijke berichten bij de post zijn.
• Kijk of uw planning voor volgende week nog goed in elkaar zit.
• Geef die zaken die u in de afgelopen week niet gedaan heeft een nieuwe plek in uw agenda.