Flash1
Tijd plannen is tijd besparen
"Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent." Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Deze uitspraak vormt de basis voor de nog altijd veel gebruikte Eisenhower-prioriteiten-matrix. Waarom is deze matrix zo populair? Het antwoord is simpel: dit prioriteitenschema is eenvoudig en praktisch.
Een realistische werkplanning zorgt dat je in de goede volgorde aan de juiste acties werkt en dat je op remmende factoren anticipeert. Je behoudt ook overzicht en initiatief. In onze training helpen we je op je eigen werkplek om je werkzaamheden beter te plannen. Waardoor je deadlines haalt zonder in de stress te schieten. En minder vaak werk mee naar huis hoeft te nemen.
Tijd plannen is tijd besparen
Plannen is vaak een bron van frustratie omdat anderen zich niet aan afspraken houden. Of omdat er van alles en nog wat tussendoor komt. Aan het einde van de werkdag ben je dan niet toegekomen aan wat je van plan was. Toch heb je echt niet stil gezeten. Doelen vormen de “gids” van je gedrag: wat doe je wel en wat doe je niet. Door heldere doelen te formuleren, zijn resultaten meetbaar en is feedback mogelijk om je eigen acties of die van collega’s bij te stellen. Neem dus regelmatig de tijd om je werkzaamheden te organiseren.
Prioriteiten stellen
Werken betekent keuzes maken. Problemen ontstaan als er geen keuzes worden gemaakt. Of als er teveel wordt toegezegd of verlangd. Dan betekent een"‘ja" vaak"‘nee" en zeggen medewerkers zaken toe waarvan je op voorhand al kunt weten dat ze er geen of onvoldoende tijd voor hebben. Veel mensen geven vooral die zaken aandacht waarvan de deadline (té) dichtbij ligt. Dat leidt tot stress en onnodig hoge werkdruk.
Zo stel je prioriteiten:
-
Zet je kerntaken op een rij en inventariseer per kerntaak wat de belangrijkste resultaten zijn die je dit jaar moet realiseren.
-
Dit zijn wat Stephen Covey de keien noemt: hier moet je op focussen. Stem het ook goed af met je leidinggevende zodat hier geen misverstanden kunnen ontstaan.
-
Maak per kei een overzicht van de activiteiten van jezelf en van anderen die nodig zijn om het gewenste resultaat te halen.
-
Schat in hoeveel tijd je per activiteit nodig hebt,wanneer je die tijd kunt besteden en blokkeer dat in je agenda: afspraken met jezelf.
-
Beschrijf je activiteiten zo concreet mogelijk volgens het SMART-principe: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en gerelateerd aan Tijd.
-
Beslis bij elk resultaat wat je eerste moment van actie is.
-
Zorg er tenslotte voor dat je niet je agenda volledig dichttimmert: plan met lucht zodat je ook ruimte hebt om onverwachte zaken en tegenvallers op te vangen.
Het resultaat
Wanneer je op deze manier inzichtelijk hebt gemaakt wat je in een bepaalde periode te doen hebt, wordt ook duidelijk of het allemaal wel/niet haalbaar is in die tijd. Je kunt daarover dan een onderbouwd gesprek met je leidinggevende voeren. Je weet ook wanneer je in aktie moet komen en meestal is dat eerder dan je denkt. Ook weet je wie je waarvoor wanneer moet inschakelen. Het maken van dit werkplan kost tijd, misschien wel een dag als je het voor het eerst doet, maar het is welbestede tijd. Want hiermee houd je met overzicht en focus op de juiste zaken de regie over je werkzaamheden.
De prioriteitenmatrix van Eisenhower is een veelgebruikt schema in trainingen time-management en een handig hulpmiddel om prioriteiten te stellen. Met de Prompt efficiency training helpen we je om beter prioriteiten te stellen in je eigen werk. Met resultaat!
Veel mensen zijn geneigd om belangrijke zaken die in Kwadrant II thuishoren, uit te stellen en werken regelmatig in Kwadrant I. Als je Kwadrant II maar lang genoeg negeert, komt alles vanzelfsprekend in Kwadrant I terecht! Als het goed is, zitten je activiteiten daarom met name in Kwadrant I én II en komt dat ook in je werkplanning tot uiting.
Terugblik = vooruitkijken
Neem elke week minstens 30 minuten tijd voor je werkplanning. Doe dit steeds op elke laatste werkdag van de week, dan neem je je werk minder “mee naar huis”.
-
Blik terug op hoe je week verlopen is en controleer of je alles wat je van plan was, hebt gedaan.
-
Geef die zaken die je niet gedaan hebt een nieuwe plek in je agenda.
-
Controleer of je alles ontvangen hebt waarop je zat te wachten.
-
Check of er nog belangrijke berichten bij de post zijn.
-
Kijk of je planning voor volgende week nog goed in elkaar zit.
Toepassen in jouw praktijk?
Tijdens onze efficiency training leer je op je eigen werkplek hoe je deze tips (en vele andere tips om slimmer te werken) snel en gemakkelijk in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Ook laten we zien hoe je van Outlook, Lotus Notes of GroupWise je persoonlijke dashboard kunt maken. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan vrijblijvend informatie aan.
