Vindt u het leuk om iedereen te woord te staan?
Weet dan wel dat het daardoor veel langer duurt voordat u uw werk afheeft. Of had u misschien liever barkeeper willen worden? Hoe kunt u vriendelijk blijven én uw werkreputatie beschermen? Missing Link helpt u om effectiever om te gaan met interrupties en om problemen te voorkomen. Drie nieuwe tips om ingesleten gewoonten om te zetten in acties die uw werkproces verbeteren. Ongevraagde verstoringen
Vragen van collega's en klanten zullen u niet verrassen. Het tijdstip waarop die vragen komen waarschijnlijk wel. Bent u net bezig met een beleidsstuk voor de Raad van Bestuur, klopt er een collega aan om te vragen waar de nieuwe visitekaartjes toch blijven. U kunt simpele maatregelen treffen om dergelijk oponthoud te beperken of tegen te gaan. Haal die uitnodigende, lege stoel bij uw bureau weg of ga staan als er iemand binnenkomt. Collega’s houden het gesprek dan vanzelf kort!
Vraag een collega de telefoon aan te nemen als u geconcentreerd aan iets wilt werken. U kunt ook de deur van uw kantoor sluiten, ergens anders gaan zitten en de voicemail aanzetten. Een aantal bellers zal u niet eens terugbellen. Stapt iemand uw kantoor binnen, ondanks uw gesloten deur, vraag dan wat hij wil en hoeveel tijd hij nodig heeft voor vraag en antwoord. Maak een afspraak als hij meer tijd nodig heeft dan waarover u op dat moment beschikt.
Spaar onderwerpen op en maak vast afspraken met collega’s met wie u veel te bespreken heeft. Geef complete informatie als u opdrachten verstrekt. Spreek af dat collega’s complete boodschappen aannemen als anderen u proberen te bereiken. Zet de attenderingsservice geluid en/of pop-up) van uw email uit.
Dat u gestoord wordt in uw werk, kan ook te maken hebben met uw werkreputatie. Hoe ervaren collega’s dat u werkt? Stel, u bent gevraagd een beleidsnotitie aan te leveren voor een bepaalde datum. Uw collega kan niet zonder dat stuk verder en is dus van u afhankelijk. Hij komt nu langs om te vragen hoe het werk vordert, omdat u in het verleden meermaals stukken waarop hij zat te wachten niet tijdig afhad. Misschien komt hij daarom wel een paar keer bij u aan het bureau of stuurt hij u een e-mail ter herinnering. U zit daardoor niet alleen opgeschept met die klus die u moet afronden voor uw collega, maar hij houdt u ook nog eens van uw werk door steeds te komen informeren hoe het ermee staat. En waarschijnlijk is hij niet de enige die zo doet. Wilt u dergelijke verstoringen vermijden, moet u dus een betere werkreputatie krijgen. Mensen moeten op u kunnen bouwen en vertrouwen. En u kunt nog meer doen om uw naam te verbeteren:
-
communiceer duidelijk;
-
zeg ‘nee’ met een alternatief (bijvoorbeeld: “nu schikt het niet, maar dan en dan wel.”);
-
controleer een brief, memo of e-mail voordat u die verstuurt; is de boodschap duidelijk;
-
delegeer op tijd en geef duidelijke instructies bij delegeren of vraag om duidelijke instructies als er aan u gedelegeerd wordt;
-
lever volledig werk af;
-
schuif uw eigen verantwoordelijkheden niet af;
-
maak duidelijk in de centrale agenda waar u bent.
Anticipeer op problemen!
Tot slot. Veel problemen ontstaan doordat mensen ze negeren als ze nog klein zijn. Intussen groeit en groeit de ellende. Wat eerst een mug in uw leven was, komt als een olifant terug als u er niet tijdig aandacht aan besteedt. En dat probleem ontpopt zich dan meestal op een moment dat het u helemaal niet uitkomt. Anticipeer. Gebruik uw ervaring en intuïtie en kom meteen in actie bij potentiële problemen.
