Efficiënt en effectief vergaderen doe je zó

Door inefficiënt vergaderen wordt veel tijd verloren, om van de effectiviteit van vergaderingen nog maar te zwijgen. Zijn al die meetings nu werkelijk noodzakelijk? En hanteren we wel effectieve vergadertechnieken? Veel mensen vinden dat vergaderen teveel tijd kost en dat er minder resultaat uitkomt dan je zou mogen verwachten. Hoogste tijd voor slimme vergadertips, die de efficiency en de effectiviteit van uw meeting kunnen verbeteren!

Telefonisch vergaderen: als het moet kunnen we het
Eigenlijk kennen de meesten van ons de belangrijkste regels voor efficiënt en effectief vergaderen wel. Maar waarom passen we die dan niet gewoon toe? Wanneer je telefonisch vergadert kom je er pas achter hoe belangrijk het is om anderen uit te laten spreken, om goed te luisteren, om duidelijk, kernachtig te formuleren en samen te vatten, om je aan de agenda te houden. Dan passen we de vergadertechnieken ineens wel toe, noodgedwongen omdat het anders een kakofonie wordt. De volgende vergadering dan maar allemaal een blinddoek om?

• heeft achter elk agendapunt een vastgestelde tijd en bevat dus niet meer agendapunten dan dat er aan tijd te besteden is;
• geeft per agendapunt het doel (status) aan, zoals: ter informatie, meningvormend, brainstormend, probleemoplossend of besluitvormend;
• wordt op tijd verspreid (inclusief de bijlagen) zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden;
• bevat géén onderdeel WVTTK (wat verder ter tafel komt). Dit is namelijk tijdrovend en een te makkelijk alternatief voor vergeten agendapunten;
• heeft géén rondvraag. De rondvraag wordt meestal misbruikt om nog even ergens op terug te komen of om iets te bespreken wat totaal niet relevant is voor de betreffende samenstelling van deelnemers;
• heeft als vast agendapunt ‘Hoe vergaderen wij?’. Bespreek met elkaar de wijze waarop er vergaderdordt en hoe het vergaderen kan worden verbeterd;
• belangrijk: stel iedereen medeverantwoordelijk voor het vaststellen van de agenda.

• stemt de agendapunten af op de deelnemerslijst en andersom;
• zorgt voor goede vergaderfaciliteiten en –middelen (zoals een flip-over);
• maakt een tijdschema voor elk onderdeel en bewaakt dit;
• bespreekt vóóraf de vergaderprocedure en maakt afspraken met de deelnemers over de wijze waarop er gecommuniceerd wordt in het kader van de doelen per agendapunt;
• houdt rekening met (en benut) de verschillende gedragseigenschappen van de deelnemers;
• stimuleert creatieve vergadervormen en heeft geen excuusvoor een saaie vergadering;
• nodigt gastsprekers uit ter verduidelijking van informatie of om contact met de omgeving te bevorderen;
• houdt rekening met de concentratie van de deelnemers.

Notuleren
Een vast agendapunt zijn meestal de notulen van de vorige vergadering. Hier wordt vooral veel tijd in gestoken als de notulist de behandelde onderwerpen net iets anders heeft verwoord dan dat de deelnemers bedoeld hadden. Een betrokken notulist:neemt tijdens de vergadering na elk afgerond onderdeel het woord om aan te geven op welke wijze hij/zij dit zal samenvatten in de notulen;

• neemt tijdens de vergadering na elk afgerond onderdeel het woord om aan te geven op welke wijze hij/zij dit zal samenvatten in de notulen;
• noteert in kernwoorden een leesbaar verslag met een duidelijk onderscheid in hoofd- en bijzaken en acties.

• bereidt zich voor op de agenda en vraagt, indien nodig, vooraf om informatie ter oriëntatie;
• zorgt dat hij niet gestoord wordt tijdens de vergadering;
• maakt persoonlijke aantekeningen;
• houdt ook rekening met het gemeenschappelijke belang in plaats van alleen de persoonlijke doelstellingen;
• gaat oplossingsgericht met problemen om;
• komt zijn afspraken na;
• brengt ideeën aan om nog effectiever te vergaderen.

Terug