Je hebt vakantie nodig om de zinnen eens goed te kunnen verzetten en om de accu weer helemaal op te laden. Dat lukt alleen maar als je de deur van je kantoor met een gerust hart helemaal dicht kunnen trekken. En dat kun je wanneer je de belangrijke lopende zaken goed geregeld hebt met collega’s, je hoofd hebt geleegd en er ook voor hebt gezorgd dat je na je vakantie niet weer meteen overspoeld wordt.
Waar is mijn vakantiegevoel gebleven?
Herken je dat? Net terug van vakantie is het net alsof je nooit bent weg geweest:
- je Inbox puilt uit met honderden e-mails
- je wordt alweer in ettelijke vergaderingen verwacht
- collega’s die iets hadden moeten doen, hebben dat niet gedaan
- na 2 dagen lijkt je vakantie alweer eeuwen geleden….
Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je niet bol van de stress op vakantie gaat en bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt pakken. We hebben 8 tips voor je.
1. Draag over aan een collega
- Draag lopende zaken zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
– de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
– waar relevante informatie te vinden is
– wie er direct betrokken zijn, met hun contactgegevens
– naar wie, indien nodig, geëscaleerd kan worden - Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om op jouw beurt weer zaken terug overgedragen te krijgen
2. Doe een braindump en denk vooruit
- Neem de tijd om zaken die je na je vakantie wilt doen, op te schrijven of vast in te plannen. Een Masterlist voor Acties of een To-do lijst helpt je om zaken uit je hoofd te zetten
- Weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren
- Stel het moment van het ophalen van je zakelijke e-mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat
- Plan daarom vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf op de dag van de eerste werkdag na je vakantie
- Gebruik deze afspraak om je e-mails te behandelen, stukken te lezen enz. enz. Zodat je weer helemaal bij bent
- Blokkeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken
3. Laat weten dat je op vakantie bent
Stel een Out-of-Office-reply in voor de periode dat je weg bent. Volg onderstaande link voor een stap-voor-stap instructie:
Instellen Out-of-Office-reply in Outlook
- Vraag eventueel dringende e-mails opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!
- Geef in je boodschap aan dat je pas kunt reageren na datum van terugkomst
- Zet de datum van je terugkomst eventueel een dagje later. Zo creëer je ruimte om bij te praten, je e-mails weg te werken enz.
- Vermeld de contactgegevens van de collega die je eventueel waarneemt
4. Gebruik Regels in Outlook
- Je kunt een regel instellen zodat alle e-mails automatisch worden doorgestuurd naar je collega die jou tijdens je vakantie vervangt. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht
- Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je hebt aangemaakt. Schakel daarnaast je Afwezigheidsassistent in
Klik hier voor een stap-voor-stap instructie voor het instellen van een Regel zoals bij 4.1 in Outlook.
5. Machtig je collega
Wil je niet alle e-mails naar je collega doorsturen, maar verwacht je tijdens je vakantie wel bepaalde e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega ook machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:
Machtiging instellen in Outlook
Je kunt ook een map aanmaken waarin je collega alle mail plaatst die hij/zij heeft afgehandeld.
6. Vakantietips voor thuis
Hieronder nog wat handige tips om ook thuis je zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:
- Een to-do lijst helpt om je acties te ordenen en te voorkomen dat er nog van alles op het laatste nippertje moet gebeuren. Elke dag een paar acties afvinken en hopla, je bent wéér een stapje dichter bij een ontspannen vakantie!
- Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
- Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan. Al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
- Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
- Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
- Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
- Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.
7. Plan vast leuke dingen voor na je vakantie
Om je vakantiegevoel toch een beetje vast te houden kan het helpen om vast een paar leuke dingen in te plannen voor na je vakantie. Bijvoorbeeld alvast een avond reserveren voor de bioscoop of een leuk restaurant. Of voor de herfstvakantie alvast wat leuke activiteiten uitzoeken. Wat leuk is, is voor iedereen weer anders. Waar het om gaat is dat je er nu voor zorgt dat je leuke dingen in het vooruitzicht hebt.
8. Kijk terug en geniet: een Ta-da lijst in plaats van een To-do lijst
De zomerperiode is vaak ook een periode van bezinning. Je blikt teug op de afgelopen maanden en denkt na over wat je na de zomer (anders) wilt doen. Als we terug blikken, staan we vaak terug bij wat er niet goed ging. Maar het is ook goed om stil te staan bij wat er wél goed ging. Wat heb je bereikt, waar ben je trots op, wat ging er goed? Maak eens een lijstje van al deze zaken. Zo’n Ta-da lijst geeft je een goed gevoel. En het kan je ook helpen om je koers te bepalen voor de komende zes maanden en daarna.
Jeherkent het vast wel. Na een fijne vakantie ben je dagenlang bezig om de e-mail te verwerken. Dat kost veel tijd. Bovendien zijn veel berichten niet meer actueel. Problemen zijn bijvoorbeeld intussen al opgelost of achterhaald. Er zijn een aantal mogelijkheden om te voorkomen dat je na je vakantie weer zwemt, maar dan in een zee van e-mails.