Individuele time management training met coaching op je werkplek

In-company Individuele efficiency training

Je bent professional en goed in je vak. Maar hoe je je werk en je privé leven organiseert is minstens zo belangrijk. Want wie heeft er géén last van een volle Inbox, alles wat nog “moet” en van de waan van de dag?

Het is niet makkelijk om drukte de baas te worden. Maar het is alleszins de moeite waard om de regie weer in handen te krijgen en korte metten te maken met de terreur van de eindeloze stroom verplichtingen en verwachtingen die op je afkomt.

Veranderen gaat niet vanzelf

Als je in je gedrag en werkwijze iets wil veranderen, dan is er naast kennis over het “wat” ook nog “iets anders” nodig, namelijk dat je het ook daadwerkelijk gaat doen en blijft doen. En dat blijkt in de praktijk juist zo moeilijk te zijn.

Er zijn veel training bureaus die alleen het “wat” aanbieden, waardoor je slechts met goede voornemens naar huis gaat. Wij vullen dat anders in. Waardoor je met meer plezier zichtbaar effectiever werkt.

Persoonlijke aanpak

Elke deelnemer wordt 7 – 8 uur getraind, verdeeld over 3 – 4 dagen. Tussen de trainingsdagen plannen we een periode van enkele weken. De In-company individuele efficiency training kent 2 kernachtige plenaire theorie sessies. Daarnaast krijg je als steuntje in de rug 3 of 4 individuele coaching gesprekken op je eigen werkplek waarin we je helpen om direct aan de slag te gaan met onze tips en adviezen.

Jouw werksituatie centraal

Tussen de coachingsgesprekken werk je aan opdrachten die altijd betrekking hebben op je eigen werk. Dus je merkt direct resultaat. Hoeveel tijd je nodig hebt voor de opdrachten is afhankelijk van je individuele werksituatie. Bij iedere coaching bespreken we jouw ervaringen met het huiswerk en krijg je aanvullende tips en adviezen. Want jouw resultaat telt.

Een groep begint bij 1

We plannen de data voor de In-company efficiency training in overleg met de opdrachtgever. Deelnemers kunnen uit verschillende afdelingen van de organisatie komen en kunnen verschillende functies hebben. We kunnen de training al voor 1 deelnemer verzorgen. Op één dag kunnen we maximaal 7 deelnemers coachen. Zijn er meer dan 7 deelnemers, dan coachen we ook op een volgende dag.

Voorbereiding

Als voorbereiding op je training doe je onze online efficiency test waarin alle onderwerpen van efficiënt werken aan bod komen. Zo krijgen jij en de trainer alvast zicht op je verbeterpunten.

Werken met een opgeruimd hoofd

Op de eerste dag bespreken we in de ochtend plenaire de volgende onderwerpen:
  • Vergroten besluitvaardigheid en verminderen uitstelgedrag
  • Effectief e-mailmanagement: wanneer wel/niet mailen, gebruik CC en reële reactiesnelheid
  • Werken met clean desk en een opgeruimde Inbox
  • Geconcentreerd en niet afhankelijk van je hoofd werken
  • Omgaan met interrupties en ad hoc
  • Inrichting toegankelijk archief voor e-mail, papier en harde schijf
  • Demo Outlook of Lotus Notes: slim werken met e-mail, agenda en takenlijst

Eerste individuele coaching

In de middag van de eerste dag word je individueel op je werkplek begeleid:
  • Wat zijn je kerntaken en welke informatie heb je daarbij nodig?
  • Hoe organiseer je je informatie zó dat je alles snel kan vinden?
  • Hoe organiseer je al je acties op 1 centrale plek?
  • Welke mogelijkheden biedt Outlook of Lotus Notes om efficiënt te werken?
Aan het einde van je eerste coaching spreken we werk gerelateerde opdrachten met je af.

Plannen en Prioriteiten stellen

Op de tweede dag bespreken we in de ochtend plenair de volgende onderwerpen:
  • Focus op kerntaken: “keien, kiezels en zand“ van Stephen Covey
  • Pro-actief werken
  • Oefenen met maken van een planning: actieplan maken
  • Tijd gerelateerde (SMART) resultaatafspraken maken
  • Prioriteiten matrix van Eisenhower
  • Hoe hou je overzicht op uitstaande acties en hoe bewaak je de voortgang?

Tweede individuele coaching

In de middag van de tweede dag word je individueel op je werkplek begeleid:
  • Wat ligt er allemaal op je bord en horen al die taken echt bij jou?
  • Welke taken kun je delegeren en hoe kun je je grenzen bewaken?
  • Hoe zorg je voor minder ad hoc en minder brandjes blussen?
  • Zijn al je belangrijke klussen ingepland en zit er lucht zit in je agenda?

De tweede coaching sluiten we af met werk gerelateerde opdrachten.

Derde en vierde individuele coaching

Ook bij het derde en vierde coaching gesprek word je individueel op je werkplek begeleid. Op basis van de uitgevoerde opdrachten en de ervaringen die je hebt opgedaan met de nieuwe manier van werken. We helpen je om de touwtjes weer helemaal in handen te krijgen.

 We meten het effect

Met elke deelnemer evalueren we de resultaten van de training. Dat doen we op 2 aspecten: tijdwinst en kwaliteit. Daarmee wordt zichtbaar welke efficiency verbeteringen je in je dagelijkse werkwijze hebt gerealiseerd. Lees hier meer over wat deelnemers zeggen over hun resultaten. En hier wat opdrachtgevers zeggen over de resultaten voor hun team.

We doen aanbevelingen die hout snijden

De evaluatieresultaten en onze bevindingen zetten we op een rijtje in een kernachtige rapportage. Daaraan voegen we onze observaties toe over verbetermogelijkheden, bijvoorbeeld in de werkprocessen of randvoorwaarden waaronder gewerkt wordt.

We geven de fakkel door

In een afrondend gesprek met de opdrachtgever lichten we de resultaten en onze bevindingen toe. Zodat je als opdrachtgever ook weet hoe je het vuur brandend kunt houden. Bijvoorbeeld door periodiek efficiency aandachtspunten met individuele medewerkers en/of met het team te bespreken. Dat werkt stimulerend en onderstreept je commitment als manager. Want efficiënt werken, dat doe je ook samen. Toch?

Wil je meer weten?

Over onze time management trainingen met open inschrijving, klik hier.

Over onze in-company time management trainingen op de werkplek, klik hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.