Door dopamine grijpen we zo vaak onze smartphone

Wordt jij ook zo geleefd?

Het is lastig om geconcentreerd te werken. E-mail kost veel tijd en je bent komt te weinig toe aan belangrijke zaken. Je hebt blogs gelezen over slimmer werken en misschien zelfs een training time management gedaan. Je wilde het echt anders aanpakken. Dat hield je maar een paar weken vol. Daarna ging je weer mee in de waan van de dag. Zo vergaat het veel mensen.

wordt jij ook zo geleefd?

Een voldaan gevoel aan het einde van je werkdag

We kunnen met iedereen real time communiceren en hebben op ieder moment van de dag en waar we ook zijn toegang tot allerlei informatie. Dat brengt ons veel goeds, maar stelt ons ook voor grote dilemma’s: hoe om te gaan met onze tijd, aandacht, taken en energie. Op je werk en thuis.

X

Je moet heel veel beslissen

We moeten meer informatie verwerken en meer beslissingen nemen in een hoger tempo dan ooit. Dat varieert van “zal ik brood meenemen of lunch ik op kantoor“ tot “zal ik naar die vergadering gaan of niet?” of “kunnen we dit project met het huidige team doen of moeten er mensen bij?”.

Het nemen van kleine, “onbelangrijke” beslissingen kost net zoveel energie als het nemen van grote, moeilijke beslissingen. En als je het maximum beslissingen dat je brein aankan overschrijdt, ga je slechte keuzes maken.

Je moet heel veel beslissen

In een onderzoek kreeg een groep deelnemers voordat ze een lijst met vragen over ingrijpende keuzes moesten invullen, eerst 10 min. allerlei onbenullige keuzen voorgelegd zoals: we hebben 3 soorten kauwgum, welke wil je? Welke pen wil je: een balpen, een vulpen of een fijnschrijver? Toen de deelnemers daarna de vragen over ingrijpende keuzes moesten beantwoorden, konden zij geen goede keuzes meer maken. Terwijl de mensen uit de 2e groep die eerst 10 min. de krant mochten lezen of voor zich uit mochten staren, wél de juiste keuzes konden maken.

Je aandacht ligt voortdurend onder vuur

We ontvangen de hele dag e-mails, WhatsAppjes, tweets, enzovoorts. En die hoeveelheid informatie neemt toe. In 2011 namen we per dag al vijf keer zoveel informatie op als 25 jaar eerder in 1986. Al die berichten piepjes, banners, geluiden en bewegingen die je mentale ruimte binnendringen, vragen je aandacht, kosten energie en maken het lastig om je te concentreren.

Bijvoorbeeld: productief zijn in een drukke kantoortuin is een stuk lastiger en vermoeiender dan in een stilteruimte. Ongemerkt maak je geen onderscheid tussen belangrijke en onbelangrijke informatie en schiet je van de ene afleidende prikkel naar de volgende.

Je reactieve brein zit je in de weg

Miljoenen jaren geleden waren onze belangrijkste drijfveren: de volgende dag halen, eten bij elkaar scharrelen en je voortplanten. Een tijger kon zomaar opduiken en als je niet snel reageerde, overleefde je het niet. Ons reactieve brein stuurde dit overlevingsgedrag aan. Ditzelfde reactieve brein regeert nu nog steeds het grootste deel van wat we doen.

Denkend brein en reactieve brein

Het is oorzaak van je behoefte om bij iedere melding op je smartphone te kijken en onmiddellijk te reageren. Deze prikkels activeren je overlevingsinstinct. Hoewel een e-mail of een Appje zelden levensbedreigend is, denkt ons reactieve brein dus van wel. Als beloning voor het “afwenden van gevaar” trakteert je reactieve brein je bovendien op een shotje dopamine. Dopamine is het belangrijkste stofje in het beloningssysteem van je hersenen. Door dopamine wil je de handeling, die je op dat moment doet, vaker herhalen.

Dopamine proef met ratten

Daniel Levitin beschrijft een onderzoek waarbij ratten bij het aanraken van een scherm een shotje dopamine kregen. Die ratten vergaten te slapen, eten, drinken en zelfs als er een aantrekkelijke rat bij hen werd geplaatst, waren ze niet in seks geïnteresseerd.

Dit illustreert hoe verslavend dopamine is!

En waarom het voelt dat je wel moét kijken als je smartphone zoemt wanneer je een nieuw berichtje ontvangt.

Je denkende brein: bewuste keuzes maken

Je beschikt gelukkig naast je reactieve brein ook over het denkende brein. Vanuit je denkende brein handel je bewust in plaats van impulsief. Hiermee overstijg je je primitieve responsen, reguleer je je gedrag en maak je weloverwogen keuzes. Dat gaat niet vanzelf. Daar moet je wel moeite voor doen.

Niet harder, maar slimmer werken

Veel mensen rennen maar door, proberen steeds meer in minder tijd te doen en gunnen zichzelf geen tijd om op te laden. Geen wonder dat je je aan het einde van de dag moe en onvoldaan voelt.

Om echt productief te kunnen zijn, moet je je aanwennen om bewust en intentioneel keuzes te maken bij alles wat je doet in plaats van de automatismen hun gang te laten gaan. Dat vraagt oefening.

Alleen maar steeds langere to-do lijstjes afwerken is niet de oplossing. Kritischer worden in je keuzes waar je wél en níet aandacht aan geeft helpt wel.

niet harder werken maar slimmer werken

Gun jezelf de tijd om eens een stap achteruit te doen, prioriteit aan te brengen in de zaken die op je afkomen en goede beslissingen te nemen over de dingen die voor jou werkelijk belangrijk zijn. De dingen die je aan het einde van elke dag een goed gevoel geven. Thuis en op je werk.

X

Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen bij het slimmer omgaan met je tijd en energie?

X

Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.

Slimmer vergaderen met deze vergadertips

Professionals vergaderen gemiddeld 6,5 – 8 uur week. Dan zit je circa 2 maanden non-stop te vergaderen per jaar. Per persoon. Dat is nogal wat, zeker als je bedenkt dat een deel van de werkenden dik boven dat gemiddelde uitkomt. En wat leveren al die vergaderuren ons op? Daar word je ook niet vrolijk van: 44% van de werknemers twijfelt aan het nut van de helft of meer van de vergaderingen, heeft er een hekel aan, vindt dat ze te lang duren, dat ze nergens over gaan en ergert zich aan collega’s die intussen ander dingen zitten te doen. En toch vergaderen we maar door.

Vergaderen

Vergaderen omdat het moet?

Zeg eens eerlijk, hoe vaak heb jij nu het gevoel dat een vergadering echt nuttig was? Of dat jullie concrete acties hebben afgesproken? Regelmatig horen we van deelnemers aan onze trainingen dat ze overdag nergens aan toe te komen, want ze zitten de hele dag in vergadering. Dus moeten zij iedere avond er nog een paar uur tegenaan om e-mails te beantwoorden, stukken te lezen enz. enz.

Je vergeet soms in alle hectiek eens stil te staan bij de toegevoegde waarde van een bespreking. Je accepteert automatisch het vergaderverzoek. En zegt er bijvoorbeeld ook niets van als vergaderstukken pas op het allerlaatste moment worden toegezonden (en bijna iedereen zich dus slecht heeft voorbereid), besprekingen niet op tijd beginnen of uitlopen. Met als effect dat jij op jouw beurt weer te laat op een andere afspraak komt….

Vergadering

Vergaderen kan echt anders

Check je vergadering met deze vragen:

  1. Vanuit welke expertise of verantwoordelijkheid moet ik deelnemen aan deze vergadering?

Anders geformuleerd:

  1. Wat gaat er mis in mijn werk als ik niet deelneem aan deze vergadering?
  2. Wat gaat er mis in het werk van andere deelnemers als ik niet deelneem aan deze vergadering?

Kun je geen goed antwoord op deze vragen geven, dan heb je alle reden om je voor deze vergadering af te melden.

Heeft deze vergadering voor jou wel toegevoegde waarde (brengen en/of halen), dan kun je met elkaar naar de agenda, de vergaderfrequentie en de vergadertijd gaan kijken. Dat kan veel tijdwinst voor iedereen opleveren.

Een rekenvoorbeeld:

Er is wekelijks een werkoverleg onder leiding van de teamleider met 6 medewerkers. Op papier duurt dat 1 uur, maar het loopt meestal uit tot 1,5 uur.

Deze vergadering kost in totaal: 48 vergaderingen x 7 deelnemers x 1,5 uur = 504 uur vergadertijd.

 

 MaatregelTijdwinst

 

X

X

De vergadertijd terugbrengen van 1,5 uur naar 1 uur door efficiënter te vergaderen: 48 x 7 x 1,0 uur = 336 uur
x
504 – 336 = 168 uur

 

X

X

De frequentie terugbrengen van wekelijks naar tweewekelijks: 24 x 7 x 1,0 uur = 168 uur

X

336 – 168 = 168 uur

3.

X

X

X

X

De agenda stroomlijnen door bijvoorbeeld 12x per jaar met 7 deelnemers 1 uur te vergaderen en 12x per jaar met 4 deelnemers:

12 x 7 x 1,0 uur =   84 uur

12 x 4 x 1,0 uur =   48 uur

xxxxxxxxxxxxxxxx132 uur

 

168 – 132 =   36 uur
Totale tijdwinst voor deze vergadering    xxx           372 uur (46 dgn)

Veel mensen nemen aan meerdere regelmatig terugkerende overleggen (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, enz.) deel. Wanneer je deze aanpak toepast op al die vergaderingen, dan krijg je serieus veel tijd vrij die je kunt besteden aan zaken waar je nu onvoldoende aan toekomt.

Neem deze Checklist Vergaderen eens  door om te zien of alle vergaderingen waaraan je nu deelneemt wel zo efficiënt verlopen. En maak dat bespreekbaar. Of zet de manier waarop jullie vergaderen eens op de agenda van de volgende vergadering. En laat iedereen de checklist invullen. Wedden dat jij niet de enige bent die vindt dat het beter kan?


Korter en slimmer vergaderen: gratis vergadertips

Werk je te hard en wil je meer tijd voor jezelf?

Schrijf je dan in voor onze time management trainingen met open inschrijving.

Of  vraag informatie aan over onze in-company time management trainingen.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Goede voornemens: 8 tips om ervoor te zorgen dat het dit jaar wél lukt!

goede voornemens

Lees verder

“Kun je hier even naar kijken?”

Krijg jij ook van dit soort vage mailtjes? Waar je niets mee kunt. Want waar moet je dan naar kijken? Wat verwacht de afzender van jou? En wanneer? Bovendien: aan wie wordt de vraag nou gesteld, want de mail is aan 7 collega’s gericht. En er staan 5 collega’s in de CC. Lastig hoor, dus laat je zo’n mailtje maar in je Inbox staan. Om er iedere keer als je met je Inbox bezig bent, opnieuw even naar te kijken en er uiteindelijk niets mee te doen.

Totdat een uur later een collega reageert met een vraag over de bedoeling van de afzender en hij een paar mogelijkheden schetst. Omdat hij op “Allen beantwoorden” heeft geklikt, komt zijn reactie bij 12 collega’s in de Inbox. Binnen 5 minuten reageert de oorspronkelijke afzender – ook aan iedereen – door uit te leggen dat de beschreven mogelijkheden niet helemaal passen in wat hij verwacht. Waarop een discussie ontstaat over de juiste vraagstelling. Na nog 4 rondjes RE: is de verwarring compleet en is er geen touw meer aan vast te knopen.

 

Over een vage vraag zijn in minder dan een dag ruim 70 e-mails verstuurd zonder dat dit tot een concreet resultaat heeft geleid. Het heeft wel de aandacht, tijd en energie gevraagd van 12 collega’s en misverstanden en irritatie opgeleverd.

 

Denk na voordat je op “Verzenden” klikt

Het helpt als je in je e-mails klare taal met elkaar spreekt. Formuleer dus concreet waar de mail over gaat en waarom je welke actie van wie verwacht. Liefst al in je onderwerp regel. En geef aan wanneer je graag antwoord wil. Door zo’n “piketpaaltje” in de tijd te slaan, maak je het voor iedereen een stuk makkelijker. Lukt het je niet om het Wie, Wat en Wanneer bondig en duidelijk op te schrijven, verstuur dan je e-mail nog niet.

 

Het betekent wel dat je, voordat je op “Verzenden” drukt, de tijd moet nemen om te beoordelen in hoeverre het Wie, Wat en Wanneer duidelijk zijn. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug. Er ontstaat minder ruis, de geadresseerde weet precies wat er van hem/haar wordt verlangd en kan beter beslissen of en wanneer die met jouw verzoek aan de slag gaat. En jij kunt als afzender de mail met een deadline in je agenda of op je actielijst zetten met de status “wacht op antwoord”. Een kind kan de was doen!

 

Duidelijkheid voor iedereen

Van zo’n tijd gerelateerde afspraak heb je trouwens ook bij andere gelegenheden veel plezier. Ook in overleggen of bila’s zijn mensen vaak weinig concreet. “We moeten dit eens een keertje oppakken”, hoor je dan. Of “we moeten er binnenkort wat mee”. Of “Het staat op mijn netvlies”. Dit soort zaken verdwijnen ongemerkt in de Bermuda driehoek van goed bedoelde voornemens en intenties, om daar voor eeuwig in te blijven ronddraaien.

 

Vage verzoeken of afspraken helpen je niet om daadwerkelijk te bereiken wat je wil. Integendeel. Het creëert alleen maar misverstanden en frustratie. We komen in onze time management trainingen regelmatig mensen tegen die “verwachten” dat ze “binnenkort” “iets” moeten doen in bijvoorbeeld een project, maar niet precies weten wíe hen daarover wannéér gaat informeren. Laat staan dat ze weten hoeveel tijd zij voor het project in hun agenda moeten vrijhouden. We helpen hen om dit soort zaken concreet te krijgen, zodat zij beter weten waar zij aan toe zijn. Dat geeft rust!

 

Meer grip op je werk

Deelnemers aan onze trainingen krijgen meer grip op hun werk en boeken concrete resultaten, o.a.:

•        niet meer geleefd worden door je Inbox

•        minder stress en werkdruk

•        meer tijd voor echt belangrijke zaken

•        overzicht over je werkvoorraad

 

Gun jezelf een vliegende start

We trainen in-company. Maar ook met Open inschrijving. Loop jij ook al een tijdje rond met het idee om eens een training time management te volgen? Schrijf je dan in voor onze training: er is nog plaats in de training die start op 07-12-2017. Reserveer je plek, zodat je het nieuwe jaar goed voorbereid kunt starten.

Hoge werkdruk bij 1 op de 3 werkers. Met deze tips voorkom je problemen.

1 op de 3 werkers heeft last van hoge werkdruk. Dat blijkt uit onderzoek van o.a. CBS en TNO en zien we dagelijks om ons heen. Bij 33% van het werk gerelateerde ziekteverzuim is werkstress de oorzaak.

Te hoge werkdruk kan leiden tot lichamelijke of psychische klachten en zelfs tot langdurige uitval.  We hebben allemaal wel momenten dat het je over de schoenen loopt. Maar dat moet niet te lang duren. Op welke signalen moet je letten en wat kun je zelf doen? Hoe kun je voorkomen dat je overspannen of met een burn-out thuis komt te zitten?

Je kunt het elastiekje wel oprekken, maar niet te ver

Bij veel organisaties moet meer werk door dezelfde of zelfs minder mensen gedaan worden. Dat verhoogt de werkdruk. Voor veel mensen komt daar een hoge mate van werkonzekerheid bij (heb ik straks nog een baan?) en onzekerheid over wat er nu precies van je verwacht wordt.

 

Hoe herken je een naderende burn-out?

Het is prima om hard te werken. Af en toe een beetje stress om een prestatie te kunnen leveren is prima. Maar als je te lang te veel moet doen en stress chronisch wordt, dan kun je overspannen of zelfs in een burn-out raken. Hoe kun je dit bij jezelf herkennen? Je hebt weinig energie. Je bent snel vermoeid. Je piekert veel en je slaapt slecht. Je kunt je moeilijk concentreren, je bent vergeetachtig. Je raakt snel geïrriteerd. Herken je deze verschijnselen bij jezelf of bij je collega? Negeer het dan niet, maar kom in actie!

 

De belangrijkste tip, maar misschien ook wel de moeilijkste

Negeer het niet maar bespreek het met iemand die je vertrouwt: je partner, je beste vriend of vriendin, een collega, je leidinggevende, je huisarts. Door het onder ogen te zien en het te delen met anderen, zet je al stappen op weg naar een oplossing. Des te eerder je dat doet, des te sneller zullen je volgende stappen effect hebben. Om die stap te zetten zul je wel je eigen weerstand moeten overwinnen. Maar daar zijn velen je al in voorgegaan.

 

Wat kun je zelf doen om de werkdruk te verlagen? 7 tips

  1. Zorg voor rust

Creëer een rustige werkomgeving voor jezelf, met zo min mogelijk afleiding. Zet de meldingen van je telefoon en laptop uit. Sluit je mailprogramma. Concentreer je op 1 ding en maak dat af voordat je aan iets anders begint. Vertel je collega’s dat ze niet meer binnen 5 minuten antwoord op hun berichten krijgen, maar dat je 2 keer per dag e-mails beantwoordt.

  1. Creëer overzicht

Zet op een rijtje wat jouw kerntaken zijn en welke resultaten van je worden verwacht. Maak een overzicht van wat er op je bordje ligt voor de komende 2-3 maanden. Kun je jouw kerntaken realiseren binnen de beschikbare tijd of lukt dat niet? Markeer wat echt hoort bij je kerntaken en wat er buiten valt. Moet jij dat laatste blijven doen of kun je dat overdragen?

  1. Maak ruimte in je hoofd

Doe een braindump: zet alle afspraken, toezeggingen en acties die in je hoofd zitten in je agenda of op je takenlijst. Loop je andere bronnen ook na: geeltjes aan je beeldscherm, losse papiertjes op je bureau, actielijsten bij notulen, aantekeningen in je telefoon en zet die ook in je agenda of op je takenlijst. Zo zorg je ervoor dat je niets meer vergeet. Dat geeft je rust.

  1. Stel realistische doelen

Niemand kan structureel 8 uur per dag productief zijn. En we zijn te optimistisch bij het inschatten hoeveel tijd iets kost. Hou daar rekening mee. Plan je werkzaamheden in je agenda. Niet alleen vergaderingen, maar ook afspraken met jezelf om aan je taken te werken. Plan elke dag minstens 1,5 uur lucht in je agenda voor onverwachte zaken en tegenvallers.

  1. Maak keuzes

Veel mensen vinden het moeilijk om te kiezen. Door FOMO (fear of missing out) prop je je dagen en weken overvol met allerlei activiteiten waardoor je niet meer tot rust kunt komen. Door keuzes te maken creëer je duidelijkheid voor jezelf en voor je omgeving. En focus je op zaken die voor jou belangrijk zijn.

  1. Leer “nee” zeggen

Een deel van je tijd doe je dingen die niet tot je kerntaken behoren. Je doet ze toch omdat je het interessant vind, omdat je iemand niet wil teleurstellen, of omdat je aardig gevonden wil worden, of omdat je geen “nee” durft te zeggen. Zeg vriendelijk en duidelijk “nee” met waar mogelijk een alternatief: “niet nu, maar morgenochtend wel” of “dat doet Jan”.

  1. Zorg voor ontspanning

Doe na je werk iets wat je ontspant en waardoor je ruimte in je hoofd krijgt. Voor de een is dat fietsen of hardlopen, voor de ander is dat muziek maken of naar de film gaan. Wat je leuk vindt is voor iedereen weer anders. Waar het om gaat is dat je iets doet waardoor je gedachten verzet en met iets anders dan je werk bezig bent.

 

Werk je te hard en wil je meer tijd voor jezelf?

Schrijf je dan in voor onze time management trainingen met open inschrijving.

Of  vraag informatie aan over onze in-company time management trainingen.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Een volle mailbox na je vakantie. 8 tips om weer overzicht te krijgen.

Volle mailbox. 7 tips om het overzicht weer terug te krijgen

Dichte mist. Vage contouren van eilanden. Een misthoorn klinkt. Geen schip te zien. Zonder radar is het gevaarlijk om door te varen. Je weet ongeveer waar je bent, maar niet hoe je verder moet. Zo voelt het in je werk soms ook.

Een volle mailbox en wég is je vakantiegevoel

Na 3 weken vakantie puilt je mailbox uit met nieuwe berichten. Je agenda staat vol met vergaderverzoeken. Waar moet je beginnen? Wat is belangrijk? Wat kan wel even wachten? Je begint te lezen, je maakt aantekeningen, je worstelt je er doorheen. Aan het eind van de dag duizelt het je, heb je het gevoel dat je niets opgeschoten bent. En heb je de neiging om weer op vakantie te gaan. Wat niet kan. Maar hoe nu verder?

Deze 8 tips kunnen je helpen om snel het overzicht weer terug te krijgen.

Check je mailbox op acties

1. Zet op een rijtje wat je nog moet doen

Je verliest snel het overzicht als alles wat je moet doen verspreid staat over verschillende bronnen. Ga er eens voor zitten om al je acties op te schrijven. Raadpleeg alle bronnen: je mailbox, notulen, projectplannen, geeltjes, enzovoort. En last but not least: doe een braindump van alle acties die in je hoofd zitten en die je nog niet ergens genoteerd had. Vergeet hierbij niet de acties te noteren die anderen aan jou hebben toegezegd en waar jij nog op wacht. Hou dit overzicht actueel.

2. Zoek uit wat voor jou het belangrijkste is

Alles lijkt even belangrijk en alles heeft haast. Je bent druk en vind dat jij alles moet doen. Je probeert alles ijverig weg te werken. Om ‘s-avonds uitgeput op de bank neer te vallen. Te moe om nog aandacht te schenken aan je gezin of je hobby’s.

Aan input geen gebrek. Kijk maar naar je mailbox. Maar hoe zit het met je output? Het wordt anders als je jezelf eens rust gunt en vragen stelt als: “hoort dit echt wel bij mijn rol?” of “draagt dit het meeste bij tot het realiseren van mijn doelstellingen?” Je kunt ook nog een niveau dieper gaan en je afvragen “welke waarden zijn belangrijk voor mij?”, “waar word ik nou echt gelukkig van?”

Veel mensen laten deze vragen onbeantwoord en rennen door. Op het werk en privé. Maar door niets te doen en geen keuzes te maken, laat je de huidige situatie voortbestaan. En blijf je gestrest en ongelukkig. Dus bewijs jezelf een dienst en kom in actie!

“Nothing happens until something moves”

Albert Einstein

3. Kies: wat doe je wel en wat doe je niet?

Veel mensen vinden het moeilijk om “Nee” te zeggen. Dus zeggen we maar “Ja” tegen alles wat op ons pad komt, om de confrontatie te vermijden.

Er zijn elke dag veel keuzes te maken. Door keuzes maar voor je uit te schuiven ontstaan vanzelf nieuwe problemen. Het is hard werken: je moet goed nadenken over de consequenties van je keuzes en je moet knopen doorhakken. Daarbij is het net zo belangrijk om te beslissen wat je niét gaat doen als wat je wél gaat doen. Hanteer een duidelijk criterium, bijvoorbeeld: “Draagt dit bij tot de resultaten die ik heb toegezegd?”

Hoe concreter je doelen zijn, des te makkelijker kun je bepalen of iets voldoende bijdraagt aan je doelen. Heb je eenmaal een keuze gemaakt, heb dan vertrouwen in jezelf en in je keuze.

kies: wat doe je wel en wat doe je niet
Creer rust om je te concentreren

4. Creëer rust om je te kunnen concentreren

Interrupties kosten veel tijd en energie. Dat geldt ook voor het snel achter elkaar schakelen van de ene taak naar de andere taak. Wist je dat je na een verstoring gemiddeld 8 minuten nodig hebt om de draad weer goed op te pakken? Je raakt gestrest omdat er te weinig uit je handen komt. Je maakt niets af.

Organiseer daarom rust voor jezelf: stop met de hele dag door je Inbox checken en zet alle meldingen op je laptop en telefoon uit. Zet je telefoon eens op stil. Leg  je telefoon weg tijdens besprekingen. Ga weg uit de drukke kantoortuin en zoek een stiltewerkplek. Weersta de verleiding om “even” je mail te checken, “even” een WhatsApp te doen, “even” op Facebook of op LinkedIn te gaan. Doe dat eens allemaal niet. Voel het weldadige verschil. En ervaar hoe fijn het is om echt meters te kunnen maken.

5. Sta even stil en maak tijd om na te denken

Je staat voortdurend “aan” en je hersens zijn voortdurend bezig zijn met alle prikkels die ongevraagd op je afkomen en die je zelf opzoekt. Hierdoor blokkeer je de ruimte die je nodig hebt om nieuwe ideeën te ontwikkelen, nieuwe paden te verkennen of om ingewikkelde problemen te analyseren en op te lossen.

Maak in de pauze eens een wandeling en zet je telefoon uit. Geniet van wat je ziet en hoort. Stop met het idee dat je altijd en overal bereikbaar zou moeten zijn.

 

 “When was the last time you spent a quiet moment just doing nothing – just sitting and looking at the sea, or watching the wind blowing the tree limbs, or waves rippling on a pond, a flickering candle or children playing in the park?”

Ralph Marston

sta even stil om na te denken
social media: less is more

6. Ook in social media: less is more

 Via Facebook en LinkedIn ben je verbonden met honderden mensen, bekijk je tijdlijnen, reageer je op updates. Waarom ben je daar zo vaak overdag en ‘s-avonds “eventjes” tussendoor mee bezig? Creëer ruimte voor jezelf en beperk je social media contacten tot bijvoorbeeld 1x per dag een half uur. Vooruit, 2x per dag 20 minuten. Ervaar eens hoeveel rust je dat oplevert. En je gaat niets missen, wedden?

7. Werk in timeboxen

Je creëert rust voor jezelf door gelijksoortige activiteiten te combineren en in aparte timeboxen te doen: een timebox voor je e-mail, een timebox voor social media, een timebox voor het oplossen van een lastig probleem, een timebox voor innovatie van je dienstverlening. Timeboxing helpt je om je aandacht te focussen op 1 onderwerp. Het helpt je ook om je tijdbesteding in de hand te houden.

werken in timeboxen scheelt veel tijd

8. Begin je dag met het belangrijkste

Ken je dat? Het is al 13.30 uur, je hebt heel veel gedaan, maar niet wat je van plan was. ’s Ochtends heb je de meeste denkkracht. In de loop van de dag neemt je vermogen af om creatieve oplossingen te bedenken en om ingewikkelde problemen te analyseren. Doe daarom de zaken die je belangrijk of moeilijk vind in de ochtend. Begin daarmee. Zo haal je meer voldoening uit je dag.

Wil je een steuntje in de rug? Wij kunnen je helpen

We weten het: dit is allemaal makkelijker opgeschreven dan gedaan. Het toepassen van deze principes in je dagelijkse leven vraagt een verandering van je werkgewoonten. Dat gaat niet vanzelf. Dat kost tijd en moeite. Ook je werkomgeving speelt een belangrijke rol.

Met onze 2-daagse time management training geven wij jou een vliegende start om het nu eens écht anders aan te pakken. Lees hier welke resultaten je zult boeken

4 tips om met een gerust hart op vakantie te kunnen gaan

Vakantie betekent ‘vrij van verplichtingen’. En dat is meteen het probleem: bij veel mensen gaan de verplichtingen – al is het maar in het hoofd of via het dagelijks toch even de mail checken – gewoon mee op vakantie. Terwijl het juist zo goed is om die verplichtingen achter je te laten, even helemaal bij te komen en de accu weer op te laden. Om volop te genieten van je vakantie. Dat lukt alleen maar als je vertrekt met het geruste gevoel dat je alles goed geregeld hebt.

Disclaimer

  • De tips in deze blog zijn niet bestemd voor mensen die tijdens hun vakantie wél willen blijven mailen, bellen en whatsappen met collega’s, klanten of leveranciers onder het motto ‘niet omdat het moet, maar omdat ik niet anders kan en wil’.
  • De tips in deze blog zijn ook niet bestemd voor mensen die voor, tijdens en na hun vakantie alles gewoon nemen zoals het komt en gaan waar de wind hen waait.
  • Het toepassen van deze tips kan voor hen ongewenste bijwerkingen hebben.

Voorkom een ‘post-vakantie-depressie’

Herken je dat? Net terug van vakantie en het is alsof je nooit bent weggeweest:

  • je Inbox puilt uit met honderden e-mails
  • in je eerste week staan er al weer 6 vergaderingen in je agenda
  • collega’s die iets hadden moeten doen, blijken dat niet gedaan te hebben
  • … en zijn nu (uiteraard) zelf op vakantie zodat jij het alsnog moet oplossen

Problemen voorkomen kost minder tijd dan problemen oplossen

Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt gaan pakken.

Voordat je weggaat

  • Begin 1-2 weken voordat je vertrekt met je voorbereiding zodat niet alles op de laatste vrijdagmiddag aankomt.
  • Werk losse eindjes zoveel mogelijk weg en plan de rest voor na je vakantie.
  • Draag lopende zaken een week voordat je vertrekt zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
    • de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
    • waar relevante informatie te vinden is
    • wie er direct betrokken zijn, met hun contactgegevens
    • naar wie – indien nodig – geëscaleerd kan worden
  • Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om zaken weer terug overgedragen te krijgen.

Na je vakantie

  • Plan vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf op de eerste werkdag na je vakantie.
  • Neem hier ruim de tijd voor, minstens een halve dag.
  • Markeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken.
  • Gebruik die tijd om je e-mails te behandelen, bij te praten en ook om je planning en prioriteiten voor de komende dagen bij te werken.

Laat weten dat je op vakantie bent

Stel een Out-of-office-reply in voor de periode dat je weg bent.

  • Geef in de boodschap aan wanneer je weer kunt reageren op e-mails.
  • Vermeld eventueel de contactgegevens van de collega die je waarneemt.
  • Sta even stil bij de toon van je boodschap:
    • Met teksten als “uw e-mail wordt niet gelezen en niet doorgestuurd” maak je geen vrienden.
    • Maak in plaats daarvan een tekst zoals je zelf toegesproken wil worden.
    • Je kunt voor externe relaties en collega’s de toon en inhoud van je boodschap aanpassen.

Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Een collega machtigen om je e-mail te monitoren

Verwacht je tijdens je vakantie e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Vakantietips voor thuis

Voor jouw gemak hieronder nog wat handige tips om ook thuis de zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:

  • Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
  • Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan: al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
  • Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
  • Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
  • Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
  • Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.

Misschien wel het moeilijkste

  • Weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren.
  • Trek de deur van je kantoor mentaal even helemaal dicht.
  • Stel het moment van het ophalen van je zakelijke mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat.

Het team van Missing Link wenst je een geweldige vakantie!

Hoe kunnen jij en je collega’s met een gerust hart onbereikbaar zijn?

60 procent van de werkgevers wil dat werknemers buiten werktijd bereikbaar zijn. 80% van de werknemers wil juist onbereikbaar zijn buiten werktijd. Mailtjes, sms’jes of appen met collega’s tot laat in de avond of in het weekend leiden tot een steeds vagere grens tussen werk en privé. Dit kan uiteindelijk leiden tot een burn-out. Lodewijk Asscher wil daarom dat werknemers na werktijd onbereikbaar moeten kunnen zijn voor hun baas. Wat kunnen we leren van BMW, Daimler en VW?

Cijfers over bereikbaarheid buiten werktijd

  • 60 procent van de werkgevers wil dat werknemers buiten werktijd bereikbaar zijn
  • 80% van de werknemers wil buiten werktijd niet bereikbaar zijn voor de werkgever
  • Werknemers die altijd bereikbaar zijn, raken na twee jaar chronisch oververmoeid

Risico’s van oververmoeidheid

Er zijn 5 goede redenen waarom je niet structureel te lang moet werken:

  • je concentratievermogen neemt af
  • je productiviteit loopt terug
  • je maakt meer fouten
  • je wordt sneller ziek
  • het risico op langdurige uitval neemt toe

Bereikbaar niet omdat het moet, maar omdat het kan

De techniek maakt de voortdurende bereikbaarheid mogelijk. Dit heeft zeker voordelen: je kunt overal en op ieder moment werken en bent lekker flexibel. Tegelijk schuilt hierin een enorme valkuil, want het zorgt er ook voor dat je je werk niet loslaat en te weinig ontspant.

Bereikbaarheid kun je zelf regelen met de AAN/UIT knop. De vraag is of je dat ook wilt. FoMO (Fear of Missing Out) is voor veel mensen de reden dat ze voortdurend online willen zijn.

Sociale druk en onzekerheid over je baan

Veel mensen zijn door schuldgevoel of groepsdruk ook laat in de avond en in het weekend nog bezig met hun e-mail of apps van collega’s. “Iedereen doet het, dus doe ik ook mee om niet buiten de boot te vallen”.

Er is ook een andere reden: veel werkenden hebben weinig zekerheid over hun inkomen omdat

  • ze van tijdelijk contract naar tijdelijk contract gaan
  • ze zich als zzp-er moeten verhuren of als oproepkracht een 0-uren contract hebben
  • hun vaste baan bij iedere reorganisatie op het spel kan komen te staan

Je maakt dan de keus om altijd bereikbaar te zijn om je werk voor volgende maand of volgend jaar veilig te stellen. Een keus om te overleven.

Wat is het beleid van BMW en Daimler?

Asscher wil dat bedrijven met 50 medewerkers of meer hierover overleg gaan voeren met vakbonden en ondernemingsraden. Hij heeft zich laten inspireren door Duitse bedrijven, die al langer bezig zijn om de werkdruk te beteugelen.

Bedrijven zoals BMW, Daimler en VW vinden dat medewerkers buiten werktijd niet met hun werk bezig moeten zijn en dat managers niet moeten proberen medewerkers toch te laten werken buiten werktijd en hebben dat tot bedrijfsbeleid gemaakt. Daimler heeft het zelfs zo geregeld dat werknemers na 18.00 uur geen werkmail meer kunnen lezen.

Je kunt dit zien als betutteling, maar door zo’n regeling maak je als bedrijf aan medewerkers en leidinggevenden wel heel duidelijk wat de bedoeling is.

Vier simpele afspraken

  1. We bellen niet na werktijd

  2. We sturen geen e-mails na werktijd

  3. We sturen geen appjes na werktijd

  4. Bij e-mails binnen werktijd verwachten we niet onmiddellijk een antwoord

Wat doe ik?

  1. en ik doe dat ook niet

  2. en ik doe dat ook niet

  3. en ik doe dat ook niet

  4. en ik doe dat ook niet

Met deze 4 afspraken kom je een heel eind in je team. De afspraken zijn eenvoudig en duidelijk. Iedereen zal het ermee eens zijn. Je kunt ze zo op het intranet zetten. Maar dan begint het pas.

Valkuil

Als je je medewerkers aanspreekt op afspraken die je zelf voortdurend schendt, dan levert dat veel irritatie op. En wordt je per dag ongeloofwaardiger.

Zelf consequent het goede voorbeeld geven is in het begin moeilijk. Maar het levert wel het gewenste resultaat en bevordert bovendien enorm de goede sfeer, op het werk en thuis.

Wil jij ook wat vaker onbereikbaar zijn?

Ben je op zoek naar een betere balans werk-prive? Vind je het ook moeilijk om op de UIT-knop te drukken? Heeft alles prioriteit? Heb je moeite met “nee” zeggen? Dan is onze training iets voor jou. Je leert je grenzen beter bewaken, je ervaart hoe prettig het is om met timeboxen te werken. Je Inbox is leeg voordat je naar huis gaat en je hebt een agenda met “lucht”.

Welke resultaten we nog meer voor je in petto hebben lees je hier

Op 14 maart 2017 start onze time management training met open inschrijving. Hard werken, maar met uitzicht op het Amsterdamse IJ. Dat dan weer wel.

time management training aan het IJ

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

P.S.

Ken je nog anderen die wat kunnen hebben aan deze tips? Deel deze blog dan alsjeblieft.

Waar bén je dan zo druk mee?

Als iemand je die vraag stelt, val je misschien even stil. Zeker als het je leidinggevende of je partner is. Je hebt toch al zo vaak aangegeven “dat het niet te doen is”. Luisteren ze dan niet? Kennelijk is het antwoord voor hen niet zo duidelijk als het voor jou is.

Alhoewel, heb je eigenlijk zelf wel scherp waar je zoal mee bezig bent, vandaag, deze week, deze maand?

Of denk je regelmatig:

“Wat heb ik nou eigenlijk de hele dag gedaan?”

“Hoe komt het dat ik ’s-avonds uitgeput op de bank lig en nergens meer puf voor heb?”

druk, druk, druk
niet harder werken maar slimmer werken

Wat zijn jouw 1001 dingen?

“Ik heb het heel druk met m’n werk” zullen de meeste mensen antwoorden.

En waarmee ben je dan zo druk? Je noemt uit je hoofd een aantal dingen op en realiseert je dat je van die paar dingen nooit zo moe kunt zijn. Wat heb je dan nog méér gedaan?

Je kijkt in je agenda en ziet een paar vergaderingen staan. Maar je ziet ook grote lege stukken in je agenda. Wat heb je dan in die tijd gedaan? Getelefoneerd? Met wie dan en waarover? E-mails beantwoord? Ja, dat in ieder geval, meer dan je lief is. Maar ben je daar echt zo druk mee? En was het echt allemaal zo belangrijk? Voor jou dan.

Zo gaat het bij veel professionals. Onze dagen vullen zich met 1001 dingen die we proberen zo goed mogelijk te doen. Zonder ons af te vragen of al die dingen wel bij onze rol horen. En of ze wel zo belangrijk zijn. En of ze inderdaad vandaag nog gedaan moeten worden.

Nog lastiger wordt het als je jezelf de vraag stelt of die 1001 dingen wel tot de kerntaken horen waar je voor aangenomen bent. En in welke mate ze bijdragen aan de doelstellingen die je met jezelf of met je omgeving hebt afgesproken.

social media: less is more

tweerichtingen

Jij kiest

Zolang je hier voor jezelf geen duidelijkheid in creëert, blijf je ’s-avonds doodmoe op de bank liggen en blijf je gestrest en ongelukkig. Als JIJ daar verandering in wilt, dan zul JIJ wat moeten doen. Of berusten in je lot en gaan waar de wind je heen waait.

In 7 stappen alles op een rijtje

Hoe maak je inzichtelijk waar je zo druk mee bent? Hoe concreter hoe beter.

  1. Schrijf op wat je kerntaken zijn en welke resultaten daarbij verwacht worden. Je kerntaken vind je in de omschrijving van je rol of in je functieprofiel. Bij de meeste rollen gaat het om 6 à 7 kerntaken. Zijn sommige kerntaken onduidelijk? Bespreek dit.
    xx
  2. Is het duidelijk welke resultaten van je verwacht worden? Wat is er afgesproken? En wanneer moet je deze resultaten leveren? Zijn er geen resultaten afgesproken, waar word je dán op afgerekend? Bespreek dit.
    xx
  3. Maak dan een compleet overzicht van wat er allemaal op jouw bord ligt in de komende 3 à 4 maanden. Haal die informatie uit je agenda, je actielijst(en), je Inbox, notulen van vergaderingen enzovoorts. En doe een brain dump van wat je aan to-do’s in je geheugen meedraagt en nog niet hebt genoteerd. Maak een inschatting van de tijd die al deze acties je kosten. Let op, als er taken bij staan die niet bij jouw rol horen, markeer die om te bespreken.
    xx
  4. Laat eens goed op je inwerken wat je allemaal hebt opgeschreven. Geen wonder dat je ’s-avonds zo moe bent. Besluit of je op de oude voet door wil gaan, of dat je de regie terug pakt.Wil je alles bij het oude laten, dan kun je nu stoppen. Ben je het zat en wil je het anders, ga dan verder met stap 5.
    xx
  5. Breng iedere activiteit onder bij één van je kerntaken. Beoordeel of alle taken wel echt bij jouw rol passen. Ligt er teveel op je bord? Maak dan keuzes, bepaal de prioriteiten en draag over waar mogelijk.
    xx
  6. Plan de grote taken (1/2 uur en meer) in je agenda en zet de kleine taken op je takenlijst en geef ze een deadline. Nu zie je heel snel waar je nog wel ruimte hebt en waar niet.
    xx
  7. Stamp je agenda niet barstensvol, maar plan iedere dag minstens 1,5 niets: voor zaken die langer duren of onverwachte zaken waar je echt onmiddellijk op moet reageren.xx

Werk je (te) hard en wil je meer tijd voor jezelf?

Schrijf je dan in voor onze time management trainingen met
open inschrijving.

Of  vraag informatie aan over onze in-company time management trainingen.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Waarom ik altijd zo droef word van potchrysanten

Bolchrysanten (groep)

Veel mensen willen het na de vakantie anders aanpakken: alles op orde krijgen, minder stressen, minder overwerken, meer tijd met familie en vrienden doorbrengen, enzovoorts. Maar vaak blijft het bij goede voornemens. En voor je het weet lijkt je vakantie alweer eeuwen geleden en zie je jezelf alleen maar rennen en draven.

Lees verder