Uitstel is grote energievreter op het werk – interview met Lia Bloemers in De Gelderlander

100 keer per dag de mail checken? Vergeet het maar, we doen het veel vaker. “De gemiddelde werknemer bekijkt 36 keer per uur e-mails”, zegt Lia Bloemers, efficiencytrainer, psycholoog en directeur van Missing Link. “En elk bericht wordt 8 keer gelezen, voordat er iets mee gebeurt.” Mentaal kwartetten, heet dat. “Het slokt zeeën van tijd op en je schiet er niks mee op. Check mail , afhankelijk van je functie, 1, maximaal 3 keer per dag en bloc.Dat is veel efficiënter. Laat ook niks in je inbox slingeren en beslis direct. Archiveer e-mails met nuttige informatie, voer kleine acties meteen uit en verplaats grote klussen naar je agenda of takenlijst. Maak afspraken met collega’s en klanten over bijvoorbeeld je reactiesnelheid. Voor een spoedvraag pak je de telefoon.”

Uitstel

Uitstel is 1 van de grootste energievreters op het werk, weet Bloemers. “Het is heel menselijk moeilijke taken voor je uit te schuiven en aan de slag te gaan met werk dat direct plezier en resultaat oplevert. Maar door uitstel en besluiteloosheid bouw je drempels in je hersenen op. Je verspilt meer tijd met gepieker over wat te doen dan je uiteindelijk kwijt bent als je het daadwerkelijk doet.Het helpt als je niet meteen focust op de hele klus. Handel in kleine stappen. Weet je echt niet hoe te beginnen? Onderken het probleem. Vraag hulp aan een collega, zoek uit wie of wat je nodig hebt om wél aan de slag te gaan. Bedenk dat een reis van 1.000 kilometer begint met 1 eerste stap.”

‘Beslis nu’

‘Beslis nu’ is 1 van de belangrijkste efficiënte werkgewoonten. Dat betekent niet dat je alles als een kip zonder kop direct moet uitvoeren. Beslis wel zo snel mogelijk wanneer je wat gaat doen. Probeer taken die je in 5 à 10 minuten kunt doen direct af te handelen.Ben je net lekker op gang, staat die collega weer aan je bureau met zijn verhalen. Even later piept je mobiel… je moeder. “Mensen worden gemiddeld 43 keer per dag gestoord”, weet Bloemers. “En het duurt steeds 8 minuten voordat ze weer terug zijn op hetzelfde concentratieniveau.”Steeds vragen beantwoorden en brandjes blussen, kan part of the job zijn. Is dat niet zo, dan zijn er maatregelen die helpen. Zet om te beginnen meldingen van e-mail, apps en dergelijke uit. Werk je in een kantoortuin, duik dan gerust het stiltehok in als een klus af moet. Durf ‘nee, nu even niet’ te zeggen op de vraag of je even een seconde hebt. Kanaliseer onderbrekingen door een periodiek overleg in te plannen. Spreek eventueel omgangsregels af, zoals geen werkoverleg of luid telefoneren in een gezamenlijke werkkamer.

Opgeruimd bureau

Een mooie foto op je bureau? Prima! Maar ruim de rest op. Een opgeruimd bureau staat niet alleen netjes, het verhoogt je concentratie. Bloemers: “Mensen laten te veel documenten op hun bureau slingeren. Ik wil alles bij de hand hebben, doorwerken, zeggen ze dan. Het effect is averechts. Zowel papieren als digitaal openstaande documenten leiden af. Ze roepen allemaal: ‘hey, ga je mij nog doen’ en ‘hou je dit in de gaten’. Leg op je bureau alleen werk dat je op dat moment af wilt maken.”Met vage doelen wordt het lastig prioriteiten stellen. “Het is belangrijk je rol en kerntaken scherp op het netvlies te hebben, pas dan kun je goede keuzes maken. Maak in overleg met je baas of collega’s heldere, resultaatgerichte afspraken. Prik er gelijk een deadline aan vast.

Eisenhower-schema

Om te bepalen wat urgent is, kun je het zogeheten Eisenhower-schema hanteren. Dat bestaat uit 3 niveaus: 1. Belangrijk en dringend zijn zaken die tot jouw kerntaak behoren en direct aandacht vragen, zoals incidenten, acute vragen et cetera. 2. Belangrijk, maar niet dringend zijn acties waarmee je uiteindelijk je doel bereikt. Denk aan het voorbereiden van vergaderingen, schrijven van een projectplan. Stel jezelf altijd de vraag: wat draagt deze actie bij aan mijn werkdoel. 3. Verspil geen tijd met handelingen (wat moet ik met deze mail?) waarop het antwoord luidt: niks.”

Goede voornemens: waarom gaat het vaak mis en hoe lukt het wel?

Veel mensen zijn het nieuwe jaar begonnen met goede voornemens: minder snoepen, meer sporten, meer tijd met familie en vrienden, minder stressen, alles op orde krijgen. Uit onderzoek blijkt dat 80% voor eind januari zijn goede voornemens al weer heeft laten varen. Waarom gaat het toch zo vaak mis? Zijn je voornemens wel haalbaar? Wil je het wel echt? En hoe kun je ervoor zorgen dat het je nu wel lukt?

Stel je het eindresultaat voor

Een voornemen wordt pas werkelijkheid wanneer je het feitelijk gaat doen. Tot dat moment is het niet meer dan een gedachte, een idee. Je eerste stap is om het  eindresultaat te visualiseren, hoe concreter, hoe beter: je ziet het opgeruimde bureau zó voor je; je ziet jezelf een maatje kleiner dragen, je ziet jezelf 3x per week hardlopen; je ziet jezelf in het weekend uren kletsen met je vrienden aan de gezellig gedekte tafel. Die beelden heb je nodig om jezelf te motiveren tot verandering.

Excuses en blokkades te over

Maar wanneer je vervolgens niets doet, dan blijft je voornemen een mooie droom en kom je bij die 80% die voor eind januari weer op de oude voet doorgaat. Met je huidige, vertrouwde gewoonten die diep in je systeem verankerd zijn: je let niet op wat je eet, je doet alles met de auto, je vraagt je vrienden nooit te eten, je windt je op over van alles en je ruimt nooit wat op. Het is goed om je te realiseren dat dit is wat je gewend bent en waarnaar je je gedraagt.

Naast je eigen gewoonten loop je ook tegen externe omstandigheden aan, die niet meewerken en die je als excuus aangrijpt: die supergezonde goji-bessen zijn uitverkocht,  het regent dus nu maar even niet gaan hardlopen, dit weekend geen eters want ik moet een presentatie voorbereiden. En zo is er altijd wel wat (te verzinnen) waardoor je weer terugvalt op je vertrouwde gedragspatroon.

Minstens 21 dagen volhouden

Gewoonten zijn handig want ze helpen je om allerlei dingen te doen zonder dat je er al teveel over na hoeft te denken. Stel je eens voor dat je elke dag na zou moeten denken over de vraag wanneer en hoe je je tanden moet poetsen. Dat gemak wordt echter lastig wanneer je gewoonten wil veranderen. Dat gaat niet vanzelf. Daar moet je écht moeite voor doen en twee weken zijn niet voldoende. Uit onderzoek blijkt dat je gemiddeld 21 – 42 dagen (3-6 weken) nodig hebt om een oude gewoonte af te leren en een nieuwe gewoonte aan te leren.

Ook een reis van 1000 mijl begint met één eerste stap

Het is belangrijk dat je de nieuwe gewoonte zo vaak mogelijk oefent. Des te sneller beklijft de nieuwe gewoonte. Wanneer je bijvoorbeeld echt niet meer wil snoepen, dan zul je op ieder moment van de dag dat je trek krijgt in snoep (je oude gewoonte) daar niet aan toe moeten geven. Let eens op in welke situaties je wil snoepen en op welke momenten van de dag. Je kunt zo patronen in je gewoonte herkennen waar je op kunt anticiperen. Door bepaalde situaties te vermijden of door dan iets te doen of te denken waarmee je de snoepneiging onderdrukt.  Iedere dag, net zo lang tot de snoepneiging minimaal is geworden.

Zoek medestanders

Het kan helpen om samen te werken met iemand die hetzelfde voornemen heeft. Je kunt elkaar steunen als het moeilijk wordt en de resultaten (van jezelf en van de ander) motiveren om door te gaan.  Het helpt ook om anderen te vertellen over je voornemen: je familie, vrienden, collega’s. Zij kunnen je steunen en afhaken wordt moeilijker.

Bedenk “als-dan” plannetjes

Wil je meer gaan hardlopen, dan zul je bijvoorbeeld twee momenten  in de week moeten plannen waarop je dat gaat doen. Nog belangrijker is het om “als-dan” plannetjes te maken. Wat doe je als het regent? Mag je het van jezelf dan uitstellen naar een droge dag of ga je in de regen ook lopen? En hoe reageer je als een vriend voorstelt om naar de film te gaan, juist op de avond dat jij wil hardlopen? Zorg er voor je dat je op je loopdagen op tijd thuis bent van je werk. Maak het ook niet te ambitieus: 2x per week in plaats van 4x. Een half uur in plaats van een uur. Bedenk dat het halen van een doelstelling je motiveert. Terwijl het bij herhaling niet realiseren van je doel kan gaan demotiveren.

Samengevat: hoe lukt het je wel?

Deze simpele stappen helpen je om je voornemen te realiseren:
Kies om te beginnen één voornemen en schrijf dat op. Zet je andere voornemens even in de wachtkamer totdat je je eerste voornemen hebt gerealiseerd.

  1. Visualiseer het positieve eindresultaat voor jezelf zo concreet en gedetailleerd mogelijk en schrijf dat ook op en benoem wanneer je dit bereikt wil hebben.
  2. Stel je voor welke obstakels het realiseren van je doel kunnen verhinderen. Dat kunnen externe obstakels zijn, maar ook innerlijke blokkades bij jezelf. Schrijf dit ook zo concreet en gedetailleerd mogelijk op.
  3. Maak een actieplan:
    • Wat ga ik precies doen, wanneer, hoe vaak, waar, met wie
    • Welke acties zet ik in bij welke obstakels
    • Plan concrete activiteiten in je agenda
  4. Vertel je voornemen aan je omgeving: familie, vrienden, collega’s, zij kunnen je steunen en afhaken wordt moeilijker.
  5. Evalueer elke week aan het eind van de week welke resultaten je hebt geboekt en pas waar nodig je plan voor de komende week aan.

Meer weten?
In onze efficiency trainingen met individuele coaching op de werkplek besteden we aandacht aan álle aspecten van het realiseren van voornemens en plannen. Meer weten? Neem contact met ons op via het contactformulier. Of bel ons voor een afspraak: 020 – 419 15 27. We nemen graag vrijblijvend de mogelijkheden met je door.

Microsoft Outlook Snelle Stappen

De “Snelle Stappen” in Outlook zijn heel handig en gaan je veel tijd besparen. Hiermee kun je je Postvak IN  snel en eenvoudig opruimen door in 1 klik:

  • een e-mail naar een map te verplaatsen
  • een e-mail naar je Takenlijst of Agenda te kopiëren of te verplaatsen
  • een e-mail naar een collega of naar een groep collega’s door te sturen

Download de Outlook tips   ⇒ ⇒ ⇒ ⇒

In deze white paper laten we je zien hoe je snel en eenvoudig:

  • een Out-of-Office reply instelt
  • de E-mail alerts uitschakelt om rustiger te kunnen werken
  • met “Snelle stappen” je Inbox overzichtelijk kunt houden

De instructies zijn van toepassing op Microsoft Outlook 2010, 2013 en 2016. Je krijgt bovendien 4x per jaar de nieuwste tips om meer tijd vrij te maken.

Hoe kunnen we je helpen?

Wil je minder last hebben van de waan van de dag? Beter toekomen aan wat voor jou echt belangrijk is? Wil je een lege Inbox, een agenda met “lucht” een overzichtelijke to-do lijst en rust in je hoofd?

Schrijf je dan in voor onze time management trainingen met open inschrijving, klik hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen op je eigen werkplek, klik hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Disclaimer
Missing Link is niet verantwoordelijk voor welke gevolgen dan ook van het gebruik van de hier beschreven informatie. Neem bij vragen contact op met de systeembeheerder of IT-verantwoordelijke binnen je organisatie.

We worden om de elf minuten gestoord: pas deze tips toe en creëer rust

We verliezen veel  tijd doordat we voortdurend gestoord worden, door e-mails, berichtjes, telefoontjes, enz.. Gemiddeld gebeurt dat elke 11 minuten. Dat komt neer op 43 keer per werkdag. Hoe vaak word jij gestoord in je werk? Zou dat wat minder mogen, zodat je wat meer rust hebt en je beter kunt concentreren? Ga dan aan de slag met deze 7 tips

43 keer per dag opstarten

Deze voortdurende onderbrekingen worden op den duur een zware psychische last. De verstoringen kosten je gemiddeld  ruim 2 uur per werkdag:  25 procent van je werkdag.

Maar dat is niet alles: na elke onderbreking moet je je weer opnieuw verdiepen in datgene waar je mee bezig was vóórdat je werd onderbroken. Ook dat kost tijd en is behoorlijk vermoeiend.

Dan maar de stekker eruit?

Voor velen van ons bestaat het werk voor een belangrijk deel uit het communiceren met anderen. De stekker uit het stopcontact halen en de deur op slot doen is dus geen alternatief. Maar het betekent ook weer niet dat we maar altijd voor iedereen klaar moeten staan en elke e-mail, elk whatsappje, elk telefoontje en elk fysiek of virtueel “hoofd om de deur” maar onmiddellijk moeten belonen.

Reken af met verstoringen

Sommige verstoringen kun je uitbannen en andere kun je zodanig “organiseren” dat je er minder last van hebt:

  1. Behandel je e-mail en social media en bloc, bijvoorbeeld 1x s’ochtends en 1x s’middags en schakel Outlook, Facebook enz. voor de rest van de dag uit. Dan kom je niet in de verleiding om naar ieder nieuw bericht te kijken.
  2. Blijf niet zitten, maar ga staan als er iemand bij je bureau komt. Daarmee spoor je de ander non-verbaal aan om het kort te houden.
  3. Wanneer dat niet helpt, zeg dan vriendelijk maar duidelijk dat het nu even niet schikt en spreek een ander moment af.
  4. Zoek een concentratiewerkplek of stille ruimte op, of plan een thuiswerkdag, maar zorg er dan wel voor dat je daar niet afgeleid wordt, bijvoorbeeld door je kinderen.
  5. Doe wat je belooft. Daarmee voorkom je dat mensen voortdurend komen vragen en controleren.
  6. De telefoon neem je meestal aan omdat je servicegericht bent. Soms doe je het als een automatisme. Wanneer je de telefoonbeantwoording kunt delegeren, doe dat dan ook als je eens een tijdje ongestoord wilt kunnen werken.
  7. Of zet je telefoon op voicemail en beantwoordt alle voicemails op een door jou gepland moment.

Door deze tips toe te passen los je niet in een klap alle externe verstoringen op. Maar je zult merken dat ze wel afnemen en dat je je beter kunt concentreren en beter toekomt aan wat je van plan was.

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Grote ergernis: geen antwoord krijgen op e-mailvraag

“Ik heb collega’s die standaard pas na het tweede of derde verzoek reageren op een emailvraag. Ik heb al veel dingen geprobeerd, maar bij sommige mensen helpt niets. Het is zo vervelend om altijd te moeten reminden.”
Een verzuchting van een directiesecretaresse onlangs in een LinkedIn groep. Het probleem is heel herkenbaar en heel irritant. We horen dit dagelijks in onze efficiency trainingen. Het komt in alle organisaties voor en in alle functies. Het is niet zozeer een cultuurkenmerk, want gelukkig zijn er genoeg mensen die wel op tijd reageren op een e-mailvraag, maar veel meer een persoonskenmerk: sommige mensen laten je gewoon telkens zitten met je vraag. En vaak ben je niet de enige, maar hebben meer collega’s hier last van. Dat is dan misschien een schrale troost.

Niet alleen laks, maar ook ongeorganiseerd

De collega die altijd te laat of zelfs niet reageert op vragen is vaak ook degene:

  • ·die lang moet zoeken om wat te vinden,
  • ·die honderden of zelfs duizenden e-mails in de Inbox geen probleem vindt,
  • ·die te laat of zelfs niet verschijnt in vergaderingen,
  • ·die meestal maar half werk levert,
  • ·die denkt dat de ander het toch zou doen,
  • ·die zegt het heel druk te hebben, maar niet echt duidelijk kan maken waarmee dan,
  • ·die alles uit zijn hoofd doet, niets in zijn agenda of takenlijst zet en daardoor veel vergeet.

Door dit gedrag hebben ze een slechte werkreputatie in de organisatie en soms ook daarbuiten.

Dan maar kwaadschiks

Gelukkig reageren de meeste mensen wel op tijd of na hooguit 1 herinnering. Maar bij sommige collega’s is de plank voor het hoofd zo groot (1 spookrijder? Ik zie er wel 100!) dat je dit bij de leidinggevende van deze collega moet aankaarten, zelf of via je eigen leidinggevende. Niet vergeten om de betreffende collega hierover te informeren. Het kan ook helpen om de boel dan maar eens uit de rails te laten lopen. Altijd in overleg met je leidinggevende en alleen als er een rechtstreeks verband te leggen valt tussen oorzaak en gevolg en mensen niet per abuis naar jou kunnen wijzen.

Soms kan het zelfs nodig zijn dat deze manier van doen onderwerp wordt in functioneringsgesprekken om iemand tot het inzicht te laten komen dat dit gedrag onprofessioneel en onacceptabel is.

Eerder escaleren

Het is heel moeilijk om te bepalen tot waar je nog vriendelijk blijft en vanaf welk punt je uit een ander vaatje gaat tappen. We zijn over het algemeen geneigd om te lang met de vriendelijke manier door te gaan, waardoor je zelf te lang met ergernis en zelfs stress blijft rondlopen, terwijl de oorzaak hiervan vrolijk doorgaat alsof er niets aan de hand is. Dus schakel bij de volgende situatie eerder over wanneer je vriendelijke acties geen of weinig effect sorteren.

Meer weten?

Deze en nog meer praktijk kwesties behandelen we in onze efficiency training met individuele coaching op de werkplek. Wil je daar meer over weten lees dan hier over onze aanpak. Je kunt ons natuurlijk ook mailen of meteen bellen op 020 – 419.15.27.

Clean desk. Waarom zou je?

Steeds meer organisaties voeren een clean desk beleid in. Geen stapels meer op je bureau, geen uitpuilende kasten meer. Dat gaat niet altijd even gemakkelijk. Waarom zou je ook alles opbergen terwijl je het morgen weer nodig hebt? En alles ligt toch in nette stapeltjes? Maar hoe vaak ben je aan het zoeken in de stapels? Hoe vaak laat je je erdoor afleiden? En wat doet een vol bureau met je werkreputatie en moet je daar blij mee zijn?

Lees verder

Vier tips om je vakantieflow nog even vast te houden

Heb je een heerlijke vakantie gehad en na een paar weken werken heb je alweer het gevoel dat je toe bent aan vakantie. Het kan toch niet de bedoeling zijn dat de accu zo snel weer leeg raakt! Wanneer je met onze tips aan de slag gaat kun je je vakantie-flow nog even vast houden.

Blokkeer tijd in je agenda om je Inbox op te ruimen

Na je vakantie is je Inbox vaak overvol. Dat werk je niet in een uurtje weg. En als je er niets aan doet, wordt het alleen maar erger. Gun jezelf daarom de tijd om je binnengekomen e-mails te behandelen en blokkeer 2 uur in je agenda. Blijkt dat onvoldoende te zijn dan herhaal je dit recept.

Beslis het nu – Doe het nu

Scan je mail op hoofdlijnen. Vaak kun je aan de afzender en de onderwerpregel al zien wat je direct weg kunt gooien. Dat kost weinig tijd en ruimt al geweldig op. Bij wat je overhoudt beslis je:

  • of het wel voor jou bestemd is, zo nee, dan doorsturen
  • of je het wilt bewaren, zo ja dan archiveren, zo nee dan weggooien
  • of er een actie voor jou inzit, zo ja dan:
    • de kleine acties van hooguit 5-8 minuten meteen afhandelen
    • de grotere acties op je takenlijst zetten
    • of meteen in je agenda plannen

Belangrijk is om bij iedere e-mail meteen te beslissen wat je ermee wilt en dat ook te doen. In een paar uur tijd maak je zo een volle Inbox leeg en dat geeft jou rust en overzicht. Je weet precies waar je de komende weken wel en niet je tijd aan moet besteden.

Pak vervelende zaken aan

Veel mensen hebben de neiging om vervelende zaken waar ze tegen opzien, uit te stellen tot het laatste moment. Dat levert je negatieve energie en stress op. Beter is het om maar meteen door de zure appel heen te bijten. Dan heb je het maar gedaan en kun je het achter je laten. En je voorkomt dat het nog problematischer wordt dan het al was. Bereid je wel goed voor want het is niet zonder reden dat je er tegen opziet. Plan vervelende klussen daarom in je agenda.

Plan leuke dingen

Om je vakantiegevoel toch een beetje vast te houden kan het helpen om een paar leuke dingen in te plannen. Bijvoorbeeld om je vakantiefoto’s te bekijken terwijl je ze van je camera naar je PC overzet. Of om voor de herfstvakantie alvast wat leuke activiteiten uit te zoeken. Of om die film die je al een tijd wilt gaan zien nu gewoon te boeken. Wat leuk is, is voor iedereen weer anders. Waar het om gaat is dat je er nu voor zorgt dat je leuke dingen in het vooruitzicht hebt.

Meer praktische adviezen?

Wil jij ook werken met een lege Inbox, een agenda met “lucht”, een overzichtelijke actielijst, een vrijwel leeg bureau en een “opgeruimd hoofd”? Vraag dan informatie aan over onze trainingen op de werkplek

Voorkom een volle Inbox na je vakantie

reddingsboei2Jeherkent het vast wel. Na een fijne vakantie ben je dagenlang bezig om de e-mail te verwerken. Dat kost veel tijd. Bovendien zijn veel berichten niet meer actueel. Problemen zijn bijvoorbeeld intussen al opgelost of achterhaald. Er zijn een aantal mogelijkheden om te voorkomen dat je na je vakantie weer zwemt, maar dan in een zee van e-mails.

1. Stel een Out-of-office reply (Afwezigheidsassistent) in

Je kunt in de meldtekst bijvoorbeeld de volgende tekst opnemen: “Ik ben vanaf 15 juli tot en met 8 augustus op vakantie. Heeft u een dringende vraag? Stuur dan uw bericht opnieuw naar de heer P.I. Neut, die mij vervangt. Alle mail die ik tijdens mijn vakantie heb ontvangen, wordt door mij niet in behandeling genomen. Mocht u mij een bericht hebben gestuurd waarvan u vindt dat ik het echt moet zien, dan verzoek ik u vriendelijk deze na 8 augustus opnieuw te versturen”.

Je werpt hiermee een e-mail drempel op, omdat je de omgeving vraagt een extra inspanning te doen. Als dat echt nodig is, dan doet men dit heus wel.

Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

 2. Stel Regels in.

  • Je kunt een regel instellen met de tekst “Alle e-mail wordt doorgestuurd naar mijn collega die mij tijdens mijn afwezigheid vervangt”. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht. Je kunt bijvoorbeeld een map aanmaken waarin je collega alle mail plaatst die hij/haar heeft afgehandeld. Je moet je collega natuurlijk hiervoor wel machtigen. Je kunt de regel ook een aantal dagen vóór het einde van je vakantie laten eindigen. Dan heb je alleen de actuele berichten in je brievenbus.
  • Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je hebt aangemaakt. Schakel daarnaast de Afwezigheidsassistent in en meldt dat je pas na een bepaalde datum je e-mail gaat behandelen. Vraag eventueel dringende boodschappen opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!

Klik hier voor stap-voor-stap instructies voor het instellen van Regels in Outlook 2003 en 2007.

3. Machtig een collega om je e-mail te monitoren

Je kunt ook een collega machtigen om je mail in de gaten te houden tijdens je vakantie. Hoe ging dat ook alweer? Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

De grote keien in je leven en je werk

keien_125brEen veelgebruikte metafoor in trainingen time-management voor het begrip “prioriteiten”, is die van de keien en de kiezels. In zijn boek “Prioriteiten” beschrijft Stephen Covey de volgende ervaring van een deelnemer aan een time-management seminar.

Weet wat belangrijk is

Ik woonde een seminar bij waarin de instructeur onderwees over tijd. Op een gegeven moment zei hij: “ok, het is tijd voor een quiz”. Hij reikte onder de tafel en haalde een grote glazen pot te voorschijn. Hij plaatste deze op de tafel naast een schaal met enkele vuistgrote stenen. “Hoeveel stenen passen er in deze pot, denken jullie?” Nadat wij hadden geraden, zei hij: “ok, laten we eens kijken”. Hij deed een steen in de pot… nog een… en nog een. Ik weet niet meer hoeveel stenen er in de pot pasten, maar hij stopte de pot helemaal vol. Toen vroeg hij: “is de pot vol?” Iedereen keek naar de pot en allen antwoordden bevestigend. Hij knikte even, reikte weer onder de tafel en haalde een emmer met grind te voorschijn. Hij deed wat grind in de pot, schudde deze en het grind verdeelde zich over de open ruimte tussen de stenen. De instructeur vroeg: “is de pot nu vol?”

Plan eerst de keien

Wij hadden nu wel door waar hij op aan stuurde en antwoordden: “waarschijnlijk niet”. “Goed zo”, zei hij. Hij reikte onder de tafel en pakte een emmer met zand. Hij gooide het zand in de pot en dat vulde de vrije ruimte tussen de stenen en het grind op. Hij keek ons aan en vroeg: “is de pot vol?” “Nee”, riepen wij allen uit. “Goed zo”. Hij pakte een kan met water en begon het water in de pot te gieten. Hij kon er nog ongeveer een kwart liter in kwijt. Toen vroeg hij: “ok, waar gaat dit over?” Iemand antwoordde: “tja, er zijn altijd openingen en als je hard genoeg werkt, kun je altijd nog meer zaken in je leven inpassen.” “Nee”, zei hij, “daar gaat het niet om. Het gaat hierom: als je niet eerst die grote stenen in de pot had gedaan, had je er dan ooit nog eentje in gekregen?”

Geef prioriteiten een plaats in de agenda

De meeste mensen proberen alsmaar tijd vrij te maken voor “belangrijke” activiteiten. Zij schuiven met acties, stellen zaken uit of zeggen afspraken af, allemaal in de hoop uiteindelijk tijd te vinden voor zaken van elementair belang. Volgens het “meer-is-beter” paradigma proberen zij altijd meer activiteiten in de beschikbare tijd in te passen. Maar wat voor zin heeft dat als de dingen die wij doen, niet de belangrijkste zijn? Als we water, zand en grind vooropstellen en vervolgens de grote keien proberen toe te voegen, passen die niet in de pot en creëren we bovendien een hoop rotzooi. De crux is je agenda niet tot prioriteit te maken, maar je prioriteiten een plaats in je agenda te geven.

E-mail alerts uitzetten in Outlook om rustiger te kunnen werken

In plaats van elke e-mail direct te lezen of er direct op te reageren, kun je ook eens proberen 2 of 3 momenten op de dag te kiezen waarop je je e-mails afhandelt. Het leidt af als je tussendoor dan steeds bij elke nieuwe e-mail een geluid hoort of een envelop op je scherm krijgt. Onwillekeurig ga je dan toch even snel kijken. Eerste stap is dan ook het uitzetten van het “e-mail piepje” en andere e-mail alerts. Dat geeft veel rust en je werkt zo met meer focus.

Download de Outlook tips   ⇒ ⇒ ⇒ ⇒

In deze white paper laten we je zien hoe je snel en eenvoudig:

  • een Out-of-Office reply instelt
  • de E-mail alerts uitschakelt om rustiger te kunnen werken
  • met “Snelle stappen” je Inbox overzichtelijk kunt houden

De instructies zijn van toepassing op Microsoft Outlook 2010, 2013 en 2016. Je krijgt bovendien 4x per jaar de nieuwste tips om meer tijd vrij te maken.

Hoe kunnen we je helpen?

Wil je minder last hebben van de waan van de dag? Beter toekomen aan wat voor jou echt belangrijk is? Wil je een lege Inbox, een agenda met “lucht” een overzichtelijke to-do lijst en rust in je hoofd?

Schrijf je dan in voor onze time management trainingen met open inschrijving, klik hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen op je eigen werkplek, klik hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Disclaimer
Missing Link is niet verantwoordelijk voor welke gevolgen dan ook van het gebruik van de hier beschreven informatie. Neem bij vragen contact op met de systeembeheerder of IT-verantwoordelijke binnen je organisatie.