Categorie: Time management tips

Waarom ik altijd zo droef word van potchrysanten

Bolchrysanten (groep)

Veel mensen willen het na de vakantie anders aanpakken: alles op orde krijgen, minder stressen, minder overwerken, meer tijd met familie en vrienden doorbrengen, enzovoorts. Maar vaak blijft het bij goede voornemens. En voor je het weet lijkt je vakantie alweer eeuwen geleden en zie je jezelf alleen maar rennen en draven.

Lees verder

Relaxed op vakantie, hoe doe je dat? 8 vederlichte tips

Je hebt vakantie nodig om de zinnen eens goed te kunnen verzetten en om de accu weer helemaal op te laden. Dat lukt alleen maar als je de deur van je kantoor met een gerust hart helemaal dicht kunnen trekken. En dat kun je wanneer je de belangrijke lopende zaken goed geregeld hebt met collega’s, je hoofd hebt geleegd en er ook voor hebt gezorgd dat je na je vakantie niet weer meteen overspoeld wordt.

Strandstoel

Waar is mijn vakantiegevoel gebleven?

Herken je dat? Net terug van vakantie is het net alsof je nooit bent weg geweest:

  • je Inbox puilt uit met honderden e-mails
  • je wordt alweer in ettelijke vergaderingen verwacht
  • collega’s die iets hadden moeten doen, hebben dat niet gedaan
  • na 2 dagen lijkt je vakantie alweer eeuwen geleden….

Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je niet bol van de stress op vakantie gaat en bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt pakken. We hebben 8 tips voor je.

1. Draag over aan een collega

  1. Draag lopende zaken zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
    –  de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
    –  waar relevante informatie te vinden is
    –  wie er direct betrokken zijn, met hun contactgegevens
    –  naar wie, indien nodig, geëscaleerd kan worden
  2. Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om op jouw beurt weer zaken terug overgedragen te krijgen

2. Doe een braindump en denk vooruit

  1. Neem de tijd om zaken die je na je vakantie wilt doen, op te schrijven of vast in te plannen. Een Masterlist voor Acties of een To-do lijst helpt je om zaken uit je hoofd te zetten
  2. Weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren
  3. Stel het moment van het ophalen van je zakelijke e-mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat
  4. Plan daarom vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf op de dag van de eerste werkdag na je vakantie
  5. Gebruik deze afspraak om je e-mails te behandelen, stukken te lezen enz. enz. Zodat je weer helemaal bij bent
  6. Blokkeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken

3. Laat weten dat je op vakantie bent

Stel een Out-of-Office-reply in voor de periode dat je weg bent. Volg onderstaande link voor een stap-voor-stap instructie:

Instellen Out-of-Office-reply in Outlook

Instellen Out-of-Office-reply in Lotus Notes

  1. Vraag eventueel dringende e-mails opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!
  2. Geef in je boodschap aan dat je pas kunt reageren na datum van terugkomst
  3. Zet de datum van je terugkomst eventueel een dagje later. Zo creëer je ruimte om bij te praten, je e-mails weg te werken enz.
  4. Vermeld de contactgegevens van de collega die je eventueel waarneemt

4. Gebruik Regels in Outlook

  1. Je kunt een regel instellen zodat alle e-mails automatisch worden doorgestuurd naar je collega die jou tijdens je vakantie vervangt. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht
  2. Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je hebt aangemaakt. Schakel daarnaast je Afwezigheidsassistent in

Klik hier voor een stap-voor-stap instructie voor het instellen van een Regel zoals bij 4.1 in Outlook 2010 en 2013.

5. Machtig je collega

Wil je niet alle e-mails naar je collega doorsturen, maar verwacht je tijdens je vakantie wel bepaalde e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega ook machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Machtiging instellen in Outlook

Machtiging instellen in Lotus Notes

Je kunt ook een map aanmaken waarin je collega alle mail plaatst die hij/zij heeft afgehandeld.

6. Vakantietips voor thuis

Hieronder nog wat handige tips om ook thuis je zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:

  1. Een to-do lijst helpt om je acties te ordenen en te voorkomen dat er nog van alles op het laatste nippertje moet gebeuren. Elke dag een paar acties afvinken en hopla, je bent wéér een stapje dichter bij een ontspannen vakantie!
  2. Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
  3. Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan. Al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
  4. Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
  5. Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
  6. Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
  7. Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.

7. Plan vast leuke dingen voor na je vakantie

Om je vakantiegevoel toch een beetje vast te houden kan het helpen om vast een paar leuke dingen in te plannen voor na je vakantie. Bijvoorbeeld alvast een avond reserveren voor de bioscoop of een leuk restaurant. Of voor de herfstvakantie alvast wat leuke activiteiten uitzoeken. Wat leuk is, is voor iedereen weer anders. Waar het om gaat is dat je er nu voor zorgt dat je leuke dingen in het vooruitzicht hebt.

8. Kijk terug en geniet: een Ta-da lijst in plaats van een To-do lijst

De zomerperiode is vaak ook een periode van bezinning. Je blikt teug op de afgelopen maanden en denkt na over wat je na de zomer (anders) wilt doen. Als we terug blikken, staan we vaak terug bij wat er niet goed ging. Maar het is ook goed om stil te staan bij wat er wél goed ging. Wat heb je bereikt, waar ben je trots op, wat ging er goed? Maak eens een lijstje van al deze zaken. Zo’n Ta-da lijst geeft je een goed gevoel. En het kan je ook helpen om je koers te bepalen voor de komende zes maanden en daarna.

 Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Hoe voorkom je dat thuis werken een vlucht wordt?

Thuis werken, heerlijk toch? Geen reistijd, geen bellende collega’s om je heen en zelf de kinderen naar school kunnen brengen. Toch sta je ook als je thuis werkt voor de nodige uitdagingen. Ook thuis kun je snel worden afgeleid en kan er minder uit je handen komen dan je van plan was. Of ga je juist veel te lang door.

Veel mensen werken enkel en alleen thuis om de drukke kantoortuin te “ontvluchten”. Ik wind er geen doekjes om: de meeste kantoortuinen zijn inderdaad rampzalig voor je concentratie.

Over de Bricks (waar staan de bureau’s, welke zithoeken, koffiecorners enz. creëren we?) is veel overlegd. En ook over de Bytes (over welke apparatuur kun je beschikken?) is meestal wel goed nagedacht.

Maar Behavior (hoe gaan we hier met elkaar om?), blijft helaas vaak onbesproken. Er is hooguit een ½ A4 met spelregels waar de meesten zich niet aan houden.

Dus rinkelen er mobieltjes die door collega’s op een werkplek zijn achter gelaten, wordt er over bureau’s heen geroepen en wordt er uitgerekend vlak bij de plek waar jij zit te werken door 3 collega’s een werkoverleg gehouden. Om maar te zwijgen van collega’s die “even moeten ontladen” door hard lachend elastiekjes naar elkaar te schieten. Of een leuk filmpje op YouTube afspelen en dat voorzien van luid commentaar. Door alle herrie raak je geïrriteerd en doe je minder. Daar gaat je planning.

Thuiswerken moet geen vlucht zijn

thuiswerken

Hoe minder geluidsoverlast en afleiding, des te prettiger je werkt en des te hoger je concentratie en productiviteit. Maak de onrust in jullie kantoortuin dus bespreekbaar in een werkoverleg. Hoogstwaarschijnlijk zijn er meer collega’s die er last van hebben. Zo wordt het ook makkelijker om hier heldere afspraken met elkaar over te maken. Respecteer elkaars behoefte aan concentratie. Dan wordt thuis werken een keuze en geen vlucht.

12 tips om thuis het beste uit je werkdag te halen

Een goed begin is het halve werk
Start je dag met een gezond ontbijt. Het geeft je de noodzakelijke energie om geconcentreerd te kunnen werken. En het draagt bij aan een goed humeur. Bovendien heb je minder de neiging om later op de dag te snoepen.

 

Sta op tijd op
Tuurlijk, je hebt geen reistijd. Dus je kunt best een uurtje langer blijven liggen. Maar sta niet te laat op. Zet een wekker en probeer om zoveel mogelijk op vaste tijden met werken te beginnen.

 

Niet in je badjas
Ga niet in je badjas zitten werken. Doe alsof je naar kantoor gaat of kleed je alsof je gewoon de deur zou uitgaan. Zo raak je in een werksfeer en breng je een duidelijk onderscheid aan tussen werktijd en vrije tijd.

 

Maak een plan
Ook voor je thuiswerkdag is het goed om een plan te maken: waar wil je aan werken, hoe lang, welk resultaat wil je halen, welke informatie heb je nodig en heb je daar vanuit huis toegang toe? Plan deze acties in je agenda. Hiermee voorkom je dat je te veel hooi op je vork neemt en meer plannen maakt dan je tijd beschikbaar hebt.

Een agenda waar ook afspraken met jezelf in staan zorgt er ook voor dat je je meer kunt focussen op je doelen en dat je niet automatisch “ja” zegt tegen iedere uitnodiging of afleiding.

 

Manage je afleidingen
Ik zei het al: hoe minder geluidsoverlast en afleiding, des te hoger je concentratie en productiviteit. Je kunt thuis de nodige afleidingen hebben. Misschien heb je de neiging om allerlei huishoudelijke klusjes te doen.

Onderken wat je kan afleiden en minimaliseer de verstoringen. Natuurlijk, je kunt een was doen of de hond uitlaten. Gun jezelf af en toe deze vrijheden die thuiswerken je bieden. Maar hou werk en privé zoveel mogelijk gescheiden. Dan komt er meer uit je handen en haal je meer voldoening uit je werkdag.

Heb je kinderen rondlopen? Experimenteer dan met een symbool op de deur of op je bureau waaraan ze kunnen zien dat je aan het werk bent.

 

Kanaliseer interrupties en manage je bereikbaarheid
Constant bereikbaar willen zijn is niet efficiënt. Bescherm dus je werktijd. Je hebt ook thuis op je PC of laptop een knop om de melding van nieuwe berichten uit te zetten. Schakel afleidingen uit. Even geen e-mail notificaties, geen telefoontjes en geen WhatsAppjes.

Zet goed in je werkagenda op welk telefoonnummer je voor collega’s thuis te bereiken bent. En spreek af voor welke zaken collega’s je thuis mogen storen. Leg je vrienden en familie dat je op een thuiswerkdag ook echt aan het werk bent. Zodra vrienden in de gaten hebben dat je overdag vaak thuis bent, zul je meer voorstellen krijgen om “even” samen koffie te drinken of andere dingen te doen. En voor je het weet is je werkdag voorbij.

 

Begin met het belangrijkste
Begin je dag met dat wat jij het belangrijkst vindt. Of iets waar je tegenop ziet en wat je al een tijdje voor je uit schuift. Begin je met allerlei makkelijke, maar minder belangrijke, klusjes (de “quick wins”), dan is de kans groot dat je ’s middags geen zin/tijd meer hebt voor die klus die eigenlijk het belangrijkste is. Het kan dan ook een heel goed besluit zijn om juist niet te beginnen met het behandelen van je e-mails. Wat dat betreft verschilt een thuiswerkdag niet van een dag op kantoor.

 

Voldoende lucht in je agenda
De boog kan niet de gehele dag gespannen zijn. Plan daarom niet je hele dag vol. Werk je bijvoorbeeld 8 uur, maak dan een plan voor 6 uur. Dan loop je niet meteen klem als iets meer tijd blijkt te kosten of als er iets onverwachts op je af komt waar je ook echt tijd aan moet besteden.

 

Pauzes om te ontspannen
Plan pauzes. En ga in je pauze echt wat anders doen, weg van de computer. Door even naar buiten te gaan, je benen strekken of een andere omgeving op te zoeken, laad je de batterijen beter op en kun je je daarna beter concentreren. Dat doe je niet door achter je PC te blijven zitten en op je scherm te blijven turen, ook al zit je in je pauze op Marktplaats of op Facebook.

 

Zorg voor je lunch
Zorg dat je de spullen voor je lunch in huis hebt. Je verliest veel tijd als je eerst nog moet beslissen wat je graag zou willen eten, waar je het gaat halen en het ook nog in huis moet halen.

 

Stop op tijd
Hou “normale’” werkuren aan en pak vóór het einde van je werkdag 10 min. om je werkdag te af te sluiten:

  • heb je alles kunnen doen?
  • hoe ziet de dag van morgen er uit?
  • wat moet je morgen in ieder geval doen?
  • heb je alles ontvangen waarop je wachtte?

Als je niet alles hebt kunnen doen of onvoldoende tevreden bent over de resultaten die je hebt bereikt, plan die zaken dan opnieuw in of reserveer er wat extra tijd voor in je agenda.

 

Hou je werkplek op orde
Of je nu aan de keukentafel werkt of een “echt “kantoor aan huis hebt, zorg voor een opgeruimd bureau. Dus geen werk laten liggen. Dan is het makkelijker om op tijd te stoppen en ’s avonds echt iets anders te gaan doen.

Werk je te hard en wil je meer tijd voor jezelf?

Vraag dan informatie aan over onze in-company time management trainingen.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Geen overzicht meer? 7 tips om het terug te krijgen

Als iemand je vraagt of je genoeg te doen hebt, antwoord je waarschijnlijk: “Genoeg? Veel te veel!”

Er komt steeds meer op je af, steeds sneller en via steeds meer kanalen. Je Inbox en to-do lijstjes puilen uit, omstandigheden bepalen dagelijks je agenda en je bent voortdurend aan het schipperen.

De 7 tips in dit artikel kunnen je helpen weer wat overzicht te krijgen.

Lees verder

Praat jij wel eens met je sokken?

Praat jij wel eens met je sokken? Marie Kondo, de Japanse opruimgoeroe en auteur, doet dat wel. Ze legt ze ’s avonds zelfs op een speciale manier neer. Dan kunnen ze even lekker bijkomen van het feit dat ze de hele dag beklemd zaten tussen haar voeten en schoenen. Marie zegt in haar boeken veel zinnige dingen die mij als efficiency trainer enorm boeien. Maar een babbeltje met m’n sokken gaat me wat ver. En jou waarschijnlijk ook.

Maar praten over werkdruk is wel een goed idee

Sterker nog, dat zouden professionals vaker moeten doen. En dan bij voorkeur met hun leidinggevende.

Lees verder

Met een up-to-date takenlijst niets meer vergeten

De Microsoft Outlook takenlijst is een praktisch hulpmiddel om je werkvoorraad te managen en om in een gesprek met je leidinggevende je werkvoorraad inzichtelijk te maken en de prioriteiten te bespreken.

Zo kun je door elke actie onder te brengen in een categorie je werkzaamheden indelen naar bijvoorbeeld project, werkproces of kerntaak. Ook kun je de acties indelen op status: welke acties moet je het zelf doen en bij welke acties wacht je op iemand anders. Door een deadline toe te kennen en het aantal uren in te schatten dat nodig is om de actie uit te voeren kun je een planning maken en inzicht krijgen in je belasting voor de komende periode.

In deze blog krijg je onze tips om je takenlijst in te richten tot een handig efficiency dashboard.
Lees verder

Aan de slag met je uitstelgedrag!

Aan de slag met je uitstelgedrag!

Uitstelgedrag is een van de grootste energievreters op het werk en privé. Het is menselijk om taken waar je geen zin in hebt of waar je tegenop ziet uit te stellen. En het is makkelijk om aan je neiging tot uitstellen toe te geven: we hebben veel toegankelijke en aantrekkelijke (digitale) afleidings-mogelijkheden. Het gaat er dus om een goede balans te vinden tussen “willen” en “moeten”. En dat is niet altijd eenvoudig.

We hebben het niet over “een keertje” iets uitstellen. En ook niet over weloverwogen iets uitstellen omdat je er nu echt geen tijd voor hebt. Het gaat om uitstelgedrag waarbij impulsiviteit het steeds wint van verstand: je doet iets nu niet want:

  • “Ik heb er geen zin in”
  • “Ik zie er tegen op”
  • “Ik heb er een hekel aan”
  • “Ik weet niet waar ik moet beginnen”

In plaats daarvan ga je iets doen dat je leuk vindt, makkelijk vindt, dat toevallig voorbij komt of [vul zelf in]. Iedereen heeft zo zijn eigen excuses. Is dat erg? Behalve zonde van de tijd, kan uitstelgedrag leiden tot irritaties in de samenwerking, overwerk in de avonduren, een slechte werkreputatie of zelfs ontslag. Voor de organisatie betekent het altijd productiviteitsverlies of vertraging.

Zes typen uitstellers

Afhankelijk van je persoonlijkheidskenmerken en emotionele behoeften vraagt het verminderen van uitstelgedrag een andere aanpak. Er zijn grofweg gezien zes typen uitstellers met hun eigen innerlijke conflict te onderscheiden:

Type uitsteller

uitstel excuus

Perfectionist“Het is nog lang niet perfect, er ontbreekt nog veel”
Dromer“Ik heb geen zin in al die details, dat komt wel”
Piekeraar“Ik weet niet zeker of ik dit wel kan, wat kan er allemaal mis gaan?”
Crisis-maker“Ik werk het beste onder tijdsdruk, vlak voor de deadline”
Uitdager“Waarom zou ík dit moeten doen? Kan iemand anders dit niet doen?”
Pleaser“Ik vind het moeilijk om “nee” te zeggen, ik wil iedereen te vriend houden”

Deze zes typen uitstellers vertegenwoordigen de uitersten van 3 kenmerken:

Aandacht voor details:

de perfectionist besteedt teveel aandacht aan details terwijl de dromer juist te weinig aandacht aan details geeft.

Blik op de toekomst:

de piekeraar maakt zich teveel zorgen over wat er kan gebeuren en de crisis-maker  denkt daar juist te weinig over na, tot het “uur U” aanbreekt.

Relatie tot anderen:

de uitdager gaat tegen de anderen in, terwijl de pleaser juist teveel rekening houdt met de anderen.

banner-time-management-training

Ieder type zijn eigen aanpak

Herken jij jezelf in één van bovenstaande typeringen? En wil jij je uitstelgedrag aanpakken? Ga dan met onze tips aan de slag.

Perfectionist

  • Zet niet alles wat je kunt bedenken op je takenlijst, maar alleen de taken met de hoogste prioriteit
  • Plan je agenda niet vol maar hou 20% van je tijd vrij voor tegenvallers en onverwachte zaken
  • Budgetteer je taken met tijdlimieten: meer tijd besteed je er niet aan
  • Vervang “zou moeten” door “zou kunnen” en “ik moet” door “ik wil”

Dromer

  • Stel jezelf bij iedere taak concrete vragen over het eindresultaat, de acties die hiervoor nodig zijn, de volgorde, wie je erbij nodig hebt, wanneer zaken klaar moeten zijn en wat de doorlooptijd is
  • Schat de benodigde tijd in en verhoog dat met 20%
  • Ga bij iedere taak na wat de cruciale details zijn waardoor het kan mislukken en wat je moet doen om te zorgen dat je actie slaagt
  • Vermijd vage uitspraken als “ik zou eigenlijk”, “ik probeer om”, “binnenkort”, “zo spoedig mogelijk”. Wees concreet en specifiek

Piekeraar

  • Bagatelliseer jezelf, je kennis, je vaardigheden en je ervaring niet
  • Verdeel grote intimiderende taken in kleine niet-intimiderende activiteiten.Bekijk je voortgang bij iedere 5 of 10% en geniet van je resultaten
  • Vermijd woorden als “misschien”, “waarschijnlijk”, “ik weet niet zeker”, “ik probeer”. Gebruik positieve en actie-georiënteerde formuleringen
  • Verbind aan “ik kan niet” of ‘ik weet niet” iets wat je wél kunt of weet

Crisis-maker

  • Realiseer je dat je niet alleen goed kunt omgaan met last-minute stress, maar dat je er meestal ook de veroorzaker van bent
  • Laat je minder door je gevoelens leiden en meer door de feiten.
  • Zoek andere redenen om in actie te komen dan de kick van last-minute stress
  • Realiseer je dat pas als je er aan begonnen bent, blijkt of een taak leuk is
  • Vermijd woorden waaruit je negatieve gevoel over taken blijkt en vervang die door positieve, actie-georiënteerde formuleringen

Uitdager

  • Zie wat anderen van je vragen niet als een opdracht maar als een verzoek
  • Wees geen “rebel without a cause” en denk na over alternatieve manieren om te reageren anders dan afwijzend, provocerend of sarcastisch
  • Vermijd beschuldigingen en verwijten. Begin zinnen niet met “jij”, maar met “ik”. Maak je excuses als je iets niet hebt gedaan wat je wel had toegezegd
  • Werk mét je team in plaats van tégen je team

Pleaser

  • Realiseer je dat je niet alles kan doen en niet alles kunt zijn voor iedereen
  • Maak jouw keuzes, stel jouw prioriteiten, bewaak je grenzen en neem de regie over jouw werk/leven
  • Vervang “ik zou eigenlijk moeten” door “ik wil”
  • Leer wanneer en hoe je “nee” kunt zeggen en spreek 1 van deze mogelijkheden hardop uit in situaties waarin je “nee” denkt:
    • Nee met een beleefd bedankje
    • Nee met een verklaring
    • Nee met een alternatief
    • Of zelfs nee zonder meer

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

20 tips om je e-mail effectiever af te handelen

Steeds meer mensen hebben er last van dat zij door hun Inbox worden geleefd. Iedereen heeft haast en alles is even belangrijk. En de hoeveelheid e-mail neemt alleen maar toe. Binnen werktijd en daarbuiten. Bovendien hoef je niet meer achter je PC te zitten om je mail te checken, maar kun je dat onderweg op je smartphone of tablet doen. En dat doen we dan ook veelvuldig. Van een prettig en snel communicatiemiddel, lijkt e-mail te zijn ver-worden tot dwangmiddel waar niet aan valt te ontsnappen. In deze blog geven we je tips om weer baas te worden over je Inbox.

Lees verder

Uitstel is grote energievreter op het werk – interview met Lia Bloemers in De Gelderlander

100 keer per dag de mail checken? Vergeet het maar, we doen het veel vaker. “De gemiddelde werknemer bekijkt 36 keer per uur e-mails”, zegt Lia Bloemers, efficiencytrainer, psycholoog en directeur van Missing Link. “En elk bericht wordt 8 keer gelezen, voordat er iets mee gebeurt.” Mentaal kwartetten, heet dat. “Het slokt zeeën van tijd op en je schiet er niks mee op. Check mail , afhankelijk van je functie, 1, maximaal 3 keer per dag en bloc.Dat is veel efficiënter. Laat ook niks in je inbox slingeren en beslis direct. Archiveer e-mails met nuttige informatie, voer kleine acties meteen uit en verplaats grote klussen naar je agenda of takenlijst. Maak afspraken met collega’s en klanten over bijvoorbeeld je reactiesnelheid. Voor een spoedvraag pak je de telefoon.”

Uitstel

Uitstel is 1 van de grootste energievreters op het werk, weet Bloemers. “Het is heel menselijk moeilijke taken voor je uit te schuiven en aan de slag te gaan met werk dat direct plezier en resultaat oplevert. Maar door uitstel en besluiteloosheid bouw je drempels in je hersenen op. Je verspilt meer tijd met gepieker over wat te doen dan je uiteindelijk kwijt bent als je het daadwerkelijk doet.Het helpt als je niet meteen focust op de hele klus. Handel in kleine stappen. Weet je echt niet hoe te beginnen? Onderken het probleem. Vraag hulp aan een collega, zoek uit wie of wat je nodig hebt om wél aan de slag te gaan. Bedenk dat een reis van 1.000 kilometer begint met 1 eerste stap.”

‘Beslis nu’

‘Beslis nu’ is 1 van de belangrijkste efficiënte werkgewoonten. Dat betekent niet dat je alles als een kip zonder kop direct moet uitvoeren. Beslis wel zo snel mogelijk wanneer je wat gaat doen. Probeer taken die je in 5 à 10 minuten kunt doen direct af te handelen.Ben je net lekker op gang, staat die collega weer aan je bureau met zijn verhalen. Even later piept je mobiel… je moeder. “Mensen worden gemiddeld 43 keer per dag gestoord”, weet Bloemers. “En het duurt steeds 8 minuten voordat ze weer terug zijn op hetzelfde concentratieniveau.”Steeds vragen beantwoorden en brandjes blussen, kan part of the job zijn. Is dat niet zo, dan zijn er maatregelen die helpen. Zet om te beginnen meldingen van e-mail, apps en dergelijke uit. Werk je in een kantoortuin, duik dan gerust het stiltehok in als een klus af moet. Durf ‘nee, nu even niet’ te zeggen op de vraag of je even een seconde hebt. Kanaliseer onderbrekingen door een periodiek overleg in te plannen. Spreek eventueel omgangsregels af, zoals geen werkoverleg of luid telefoneren in een gezamenlijke werkkamer.

Opgeruimd bureau

Een mooie foto op je bureau? Prima! Maar ruim de rest op. Een opgeruimd bureau staat niet alleen netjes, het verhoogt je concentratie. Bloemers: “Mensen laten te veel documenten op hun bureau slingeren. Ik wil alles bij de hand hebben, doorwerken, zeggen ze dan. Het effect is averechts. Zowel papieren als digitaal openstaande documenten leiden af. Ze roepen allemaal: ‘hey, ga je mij nog doen’ en ‘hou je dit in de gaten’. Leg op je bureau alleen werk dat je op dat moment af wilt maken.”Met vage doelen wordt het lastig prioriteiten stellen. “Het is belangrijk je rol en kerntaken scherp op het netvlies te hebben, pas dan kun je goede keuzes maken. Maak in overleg met je baas of collega’s heldere, resultaatgerichte afspraken. Prik er gelijk een deadline aan vast.

Eisenhower-schema

Om te bepalen wat urgent is, kun je het zogeheten Eisenhower-schema hanteren. Dat bestaat uit 3 niveaus: 1. Belangrijk en dringend zijn zaken die tot jouw kerntaak behoren en direct aandacht vragen, zoals incidenten, acute vragen et cetera. 2. Belangrijk, maar niet dringend zijn acties waarmee je uiteindelijk je doel bereikt. Denk aan het voorbereiden van vergaderingen, schrijven van een projectplan. Stel jezelf altijd de vraag: wat draagt deze actie bij aan mijn werkdoel. 3. Verspil geen tijd met handelingen (wat moet ik met deze mail?) waarop het antwoord luidt: niks.”

Goede voornemens: waarom gaat het vaak mis en hoe lukt het wel?

Veel mensen zijn het nieuwe jaar begonnen met goede voornemens: minder snoepen, meer sporten, meer tijd met familie en vrienden, minder stressen, alles op orde krijgen. Uit onderzoek blijkt dat 80% voor eind januari zijn goede voornemens al weer heeft laten varen. Waarom gaat het toch zo vaak mis? Zijn je voornemens wel haalbaar? Wil je het wel echt? En hoe kun je ervoor zorgen dat het je nu wel lukt?

Stel je het eindresultaat voor

Een voornemen wordt pas werkelijkheid wanneer je het feitelijk gaat doen. Tot dat moment is het niet meer dan een gedachte, een idee. Je eerste stap is om het  eindresultaat te visualiseren, hoe concreter, hoe beter: je ziet het opgeruimde bureau zó voor je; je ziet jezelf een maatje kleiner dragen, je ziet jezelf 3x per week hardlopen; je ziet jezelf in het weekend uren kletsen met je vrienden aan de gezellig gedekte tafel. Die beelden heb je nodig om jezelf te motiveren tot verandering.

Excuses en blokkades te over

Maar wanneer je vervolgens niets doet, dan blijft je voornemen een mooie droom en kom je bij die 80% die voor eind januari weer op de oude voet doorgaat. Met je huidige, vertrouwde gewoonten die diep in je systeem verankerd zijn: je let niet op wat je eet, je doet alles met de auto, je vraagt je vrienden nooit te eten, je windt je op over van alles en je ruimt nooit wat op. Het is goed om je te realiseren dat dit is wat je gewend bent en waarnaar je je gedraagt.

Naast je eigen gewoonten loop je ook tegen externe omstandigheden aan, die niet meewerken en die je als excuus aangrijpt: die supergezonde goji-bessen zijn uitverkocht,  het regent dus nu maar even niet gaan hardlopen, dit weekend geen eters want ik moet een presentatie voorbereiden. En zo is er altijd wel wat (te verzinnen) waardoor je weer terugvalt op je vertrouwde gedragspatroon.

Minstens 21 dagen volhouden

Gewoonten zijn handig want ze helpen je om allerlei dingen te doen zonder dat je er al teveel over na hoeft te denken. Stel je eens voor dat je elke dag na zou moeten denken over de vraag wanneer en hoe je je tanden moet poetsen. Dat gemak wordt echter lastig wanneer je gewoonten wil veranderen. Dat gaat niet vanzelf. Daar moet je écht moeite voor doen en twee weken zijn niet voldoende. Uit onderzoek blijkt dat je gemiddeld 21 – 42 dagen (3-6 weken) nodig hebt om een oude gewoonte af te leren en een nieuwe gewoonte aan te leren.

Ook een reis van 1000 mijl begint met één eerste stap

Het is belangrijk dat je de nieuwe gewoonte zo vaak mogelijk oefent. Des te sneller beklijft de nieuwe gewoonte. Wanneer je bijvoorbeeld echt niet meer wil snoepen, dan zul je op ieder moment van de dag dat je trek krijgt in snoep (je oude gewoonte) daar niet aan toe moeten geven. Let eens op in welke situaties je wil snoepen en op welke momenten van de dag. Je kunt zo patronen in je gewoonte herkennen waar je op kunt anticiperen. Door bepaalde situaties te vermijden of door dan iets te doen of te denken waarmee je de snoepneiging onderdrukt.  Iedere dag, net zo lang tot de snoepneiging minimaal is geworden.

Zoek medestanders

Het kan helpen om samen te werken met iemand die hetzelfde voornemen heeft. Je kunt elkaar steunen als het moeilijk wordt en de resultaten (van jezelf en van de ander) motiveren om door te gaan.  Het helpt ook om anderen te vertellen over je voornemen: je familie, vrienden, collega’s. Zij kunnen je steunen en afhaken wordt moeilijker.

Bedenk “als-dan” plannetjes

Wil je meer gaan hardlopen, dan zul je bijvoorbeeld twee momenten  in de week moeten plannen waarop je dat gaat doen. Nog belangrijker is het om “als-dan” plannetjes te maken. Wat doe je als het regent? Mag je het van jezelf dan uitstellen naar een droge dag of ga je in de regen ook lopen? En hoe reageer je als een vriend voorstelt om naar de film te gaan, juist op de avond dat jij wil hardlopen? Zorg er voor je dat je op je loopdagen op tijd thuis bent van je werk. Maak het ook niet te ambitieus: 2x per week in plaats van 4x. Een half uur in plaats van een uur. Bedenk dat het halen van een doelstelling je motiveert. Terwijl het bij herhaling niet realiseren van je doel kan gaan demotiveren.

Samengevat: hoe lukt het je wel?

Deze simpele stappen helpen je om je voornemen te realiseren:
Kies om te beginnen één voornemen en schrijf dat op. Zet je andere voornemens even in de wachtkamer totdat je je eerste voornemen hebt gerealiseerd.

  1. Visualiseer het positieve eindresultaat voor jezelf zo concreet en gedetailleerd mogelijk en schrijf dat ook op en benoem wanneer je dit bereikt wil hebben.
  2. Stel je voor welke obstakels het realiseren van je doel kunnen verhinderen. Dat kunnen externe obstakels zijn, maar ook innerlijke blokkades bij jezelf. Schrijf dit ook zo concreet en gedetailleerd mogelijk op.
  3. Maak een actieplan:
    • Wat ga ik precies doen, wanneer, hoe vaak, waar, met wie
    • Welke acties zet ik in bij welke obstakels
    • Plan concrete activiteiten in je agenda
  4. Vertel je voornemen aan je omgeving: familie, vrienden, collega’s, zij kunnen je steunen en afhaken wordt moeilijker.
  5. Evalueer elke week aan het eind van de week welke resultaten je hebt geboekt en pas waar nodig je plan voor de komende week aan.

Meer weten?
In onze efficiency trainingen met individuele coaching op de werkplek besteden we aandacht aan álle aspecten van het realiseren van voornemens en plannen. Meer weten? Neem contact met ons op via het contactformulier. Of bel ons voor een afspraak: 020 – 419 15 27. We nemen graag vrijblijvend de mogelijkheden met je door.