Categorie: Time management tips

We worden om de elf minuten gestoord: pas deze tips toe en creëer rust

We verliezen veel  tijd doordat we voortdurend gestoord worden, door e-mails, berichtjes, telefoontjes, enz.. Gemiddeld gebeurt dat elke 11 minuten. Dat komt neer op 43 keer per werkdag. Hoe vaak word jij gestoord in je werk? Zou dat wat minder mogen, zodat je wat meer rust hebt en je beter kunt concentreren? Ga dan aan de slag met deze 7 tips

43 keer per dag opstarten

Deze voortdurende onderbrekingen worden op den duur een zware psychische last. De verstoringen kosten je gemiddeld  ruim 2 uur per werkdag:  25 procent van je werkdag.

Maar dat is niet alles: na elke onderbreking moet je je weer opnieuw verdiepen in datgene waar je mee bezig was vóórdat je werd onderbroken. Ook dat kost tijd en is behoorlijk vermoeiend.

Dan maar de stekker eruit?

Voor velen van ons bestaat het werk voor een belangrijk deel uit het communiceren met anderen. De stekker uit het stopcontact halen en de deur op slot doen is dus geen alternatief. Maar het betekent ook weer niet dat we maar altijd voor iedereen klaar moeten staan en elke e-mail, elk whatsappje, elk telefoontje en elk fysiek of virtueel “hoofd om de deur” maar onmiddellijk moeten belonen.

Reken af met verstoringen

Sommige verstoringen kun je uitbannen en andere kun je zodanig “organiseren” dat je er minder last van hebt:

  1. Behandel je e-mail en social media en bloc, bijvoorbeeld 1x s’ochtends en 1x s’middags en schakel Outlook, Facebook enz. voor de rest van de dag uit. Dan kom je niet in de verleiding om naar ieder nieuw bericht te kijken.
  2. Blijf niet zitten, maar ga staan als er iemand bij je bureau komt. Daarmee spoor je de ander non-verbaal aan om het kort te houden.
  3. Wanneer dat niet helpt, zeg dan vriendelijk maar duidelijk dat het nu even niet schikt en spreek een ander moment af.
  4. Zoek een concentratiewerkplek of stille ruimte op, of plan een thuiswerkdag, maar zorg er dan wel voor dat je daar niet afgeleid wordt, bijvoorbeeld door je kinderen.
  5. Doe wat je belooft. Daarmee voorkom je dat mensen voortdurend komen vragen en controleren.
  6. De telefoon neem je meestal aan omdat je servicegericht bent. Soms doe je het als een automatisme. Wanneer je de telefoonbeantwoording kunt delegeren, doe dat dan ook als je eens een tijdje ongestoord wilt kunnen werken.
  7. Of zet je telefoon op voicemail en beantwoordt alle voicemails op een door jou gepland moment.

Door deze tips toe te passen los je niet in een klap alle externe verstoringen op. Maar je zult merken dat ze wel afnemen en dat je je beter kunt concentreren en beter toekomt aan wat je van plan was.

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Grote ergernis: geen antwoord krijgen op e-mailvraag

“Ik heb collega’s die standaard pas na het tweede of derde verzoek reageren op een emailvraag. Ik heb al veel dingen geprobeerd, maar bij sommige mensen helpt niets. Het is zo vervelend om altijd te moeten reminden.”
Een verzuchting van een directiesecretaresse onlangs in een LinkedIn groep. Het probleem is heel herkenbaar en heel irritant. We horen dit dagelijks in onze efficiency trainingen. Het komt in alle organisaties voor en in alle functies. Het is niet zozeer een cultuurkenmerk, want gelukkig zijn er genoeg mensen die wel op tijd reageren op een e-mailvraag, maar veel meer een persoonskenmerk: sommige mensen laten je gewoon telkens zitten met je vraag. En vaak ben je niet de enige, maar hebben meer collega’s hier last van. Dat is dan misschien een schrale troost.

Niet alleen laks, maar ook ongeorganiseerd

De collega die altijd te laat of zelfs niet reageert op vragen is vaak ook degene:

  • ·die lang moet zoeken om wat te vinden,
  • ·die honderden of zelfs duizenden e-mails in de Inbox geen probleem vindt,
  • ·die te laat of zelfs niet verschijnt in vergaderingen,
  • ·die meestal maar half werk levert,
  • ·die denkt dat de ander het toch zou doen,
  • ·die zegt het heel druk te hebben, maar niet echt duidelijk kan maken waarmee dan,
  • ·die alles uit zijn hoofd doet, niets in zijn agenda of takenlijst zet en daardoor veel vergeet.

Door dit gedrag hebben ze een slechte werkreputatie in de organisatie en soms ook daarbuiten.

Dan maar kwaadschiks

Gelukkig reageren de meeste mensen wel op tijd of na hooguit 1 herinnering. Maar bij sommige collega’s is de plank voor het hoofd zo groot (1 spookrijder? Ik zie er wel 100!) dat je dit bij de leidinggevende van deze collega moet aankaarten, zelf of via je eigen leidinggevende. Niet vergeten om de betreffende collega hierover te informeren. Het kan ook helpen om de boel dan maar eens uit de rails te laten lopen. Altijd in overleg met je leidinggevende en alleen als er een rechtstreeks verband te leggen valt tussen oorzaak en gevolg en mensen niet per abuis naar jou kunnen wijzen.

Soms kan het zelfs nodig zijn dat deze manier van doen onderwerp wordt in functioneringsgesprekken om iemand tot het inzicht te laten komen dat dit gedrag onprofessioneel en onacceptabel is.

Eerder escaleren

Het is heel moeilijk om te bepalen tot waar je nog vriendelijk blijft en vanaf welk punt je uit een ander vaatje gaat tappen. We zijn over het algemeen geneigd om te lang met de vriendelijke manier door te gaan, waardoor je zelf te lang met ergernis en zelfs stress blijft rondlopen, terwijl de oorzaak hiervan vrolijk doorgaat alsof er niets aan de hand is. Dus schakel bij de volgende situatie eerder over wanneer je vriendelijke acties geen of weinig effect sorteren.

Meer weten?

Deze en nog meer praktijk kwesties behandelen we in onze efficiency training met individuele coaching op de werkplek. Wil je daar meer over weten lees dan hier over onze aanpak. Je kunt ons natuurlijk ook mailen of meteen bellen op 020 – 419.15.27.

Vier tips om je vakantieflow nog even vast te houden

Heb je een heerlijke vakantie gehad en na een paar weken werken heb je alweer het gevoel dat je toe bent aan vakantie. Het kan toch niet de bedoeling zijn dat de accu zo snel weer leeg raakt! Wanneer je met onze tips aan de slag gaat kun je je vakantie-flow nog even vast houden.

Blokkeer tijd in je agenda om je Inbox op te ruimen

Na je vakantie is je Inbox vaak overvol. Dat werk je niet in een uurtje weg. En als je er niets aan doet, wordt het alleen maar erger. Gun jezelf daarom de tijd om je binnengekomen e-mails te behandelen en blokkeer 2 uur in je agenda. Blijkt dat onvoldoende te zijn dan herhaal je dit recept.

Beslis het nu – Doe het nu

Scan je mail op hoofdlijnen. Vaak kun je aan de afzender en de onderwerpregel al zien wat je direct weg kunt gooien. Dat kost weinig tijd en ruimt al geweldig op. Bij wat je overhoudt beslis je:

  • of het wel voor jou bestemd is, zo nee, dan doorsturen
  • of je het wilt bewaren, zo ja dan archiveren, zo nee dan weggooien
  • of er een actie voor jou inzit, zo ja dan:
    • de kleine acties van hooguit 5-8 minuten meteen afhandelen
    • de grotere acties op je takenlijst zetten
    • of meteen in je agenda plannen

Belangrijk is om bij iedere e-mail meteen te beslissen wat je ermee wilt en dat ook te doen. In een paar uur tijd maak je zo een volle Inbox leeg en dat geeft jou rust en overzicht. Je weet precies waar je de komende weken wel en niet je tijd aan moet besteden.

Pak vervelende zaken aan

Veel mensen hebben de neiging om vervelende zaken waar ze tegen opzien, uit te stellen tot het laatste moment. Dat levert je negatieve energie en stress op. Beter is het om maar meteen door de zure appel heen te bijten. Dan heb je het maar gedaan en kun je het achter je laten. En je voorkomt dat het nog problematischer wordt dan het al was. Bereid je wel goed voor want het is niet zonder reden dat je er tegen opziet. Plan vervelende klussen daarom in je agenda.

Plan leuke dingen

Om je vakantiegevoel toch een beetje vast te houden kan het helpen om een paar leuke dingen in te plannen. Bijvoorbeeld om je vakantiefoto’s te bekijken terwijl je ze van je camera naar je PC overzet. Of om voor de herfstvakantie alvast wat leuke activiteiten uit te zoeken. Of om die film die je al een tijd wilt gaan zien nu gewoon te boeken. Wat leuk is, is voor iedereen weer anders. Waar het om gaat is dat je er nu voor zorgt dat je leuke dingen in het vooruitzicht hebt.

Meer praktische adviezen?

Wil jij ook werken met een lege Inbox, een agenda met “lucht”, een overzichtelijke actielijst, een vrijwel leeg bureau en een “opgeruimd hoofd”? Vraag dan informatie aan over onze trainingen op de werkplek

De grote keien in je leven en je werk

keien_125brEen veelgebruikte metafoor in trainingen time-management voor het begrip “prioriteiten”, is die van de keien en de kiezels. In zijn boek “Prioriteiten” beschrijft Stephen Covey de volgende ervaring van een deelnemer aan een time-management seminar.

Weet wat belangrijk is

Ik woonde een seminar bij waarin de instructeur onderwees over tijd. Op een gegeven moment zei hij: “ok, het is tijd voor een quiz”. Hij reikte onder de tafel en haalde een grote glazen pot te voorschijn. Hij plaatste deze op de tafel naast een schaal met enkele vuistgrote stenen. “Hoeveel stenen passen er in deze pot, denken jullie?” Nadat wij hadden geraden, zei hij: “ok, laten we eens kijken”. Hij deed een steen in de pot… nog een… en nog een. Ik weet niet meer hoeveel stenen er in de pot pasten, maar hij stopte de pot helemaal vol. Toen vroeg hij: “is de pot vol?” Iedereen keek naar de pot en allen antwoordden bevestigend. Hij knikte even, reikte weer onder de tafel en haalde een emmer met grind te voorschijn. Hij deed wat grind in de pot, schudde deze en het grind verdeelde zich over de open ruimte tussen de stenen. De instructeur vroeg: “is de pot nu vol?”

Plan eerst de keien

Wij hadden nu wel door waar hij op aan stuurde en antwoordden: “waarschijnlijk niet”. “Goed zo”, zei hij. Hij reikte onder de tafel en pakte een emmer met zand. Hij gooide het zand in de pot en dat vulde de vrije ruimte tussen de stenen en het grind op. Hij keek ons aan en vroeg: “is de pot vol?” “Nee”, riepen wij allen uit. “Goed zo”. Hij pakte een kan met water en begon het water in de pot te gieten. Hij kon er nog ongeveer een kwart liter in kwijt. Toen vroeg hij: “ok, waar gaat dit over?” Iemand antwoordde: “tja, er zijn altijd openingen en als je hard genoeg werkt, kun je altijd nog meer zaken in je leven inpassen.” “Nee”, zei hij, “daar gaat het niet om. Het gaat hierom: als je niet eerst die grote stenen in de pot had gedaan, had je er dan ooit nog eentje in gekregen?”

Geef prioriteiten een plaats in de agenda

De meeste mensen proberen alsmaar tijd vrij te maken voor “belangrijke” activiteiten. Zij schuiven met acties, stellen zaken uit of zeggen afspraken af, allemaal in de hoop uiteindelijk tijd te vinden voor zaken van elementair belang. Volgens het “meer-is-beter” paradigma proberen zij altijd meer activiteiten in de beschikbare tijd in te passen. Maar wat voor zin heeft dat als de dingen die wij doen, niet de belangrijkste zijn? Als we water, zand en grind vooropstellen en vervolgens de grote keien proberen toe te voegen, passen die niet in de pot en creëren we bovendien een hoop rotzooi. De crux is je agenda niet tot prioriteit te maken, maar je prioriteiten een plaats in je agenda te geven.

Doe ff SMART!

doe-ff-smart-this-way-zw“Je hoort nog van me”. ”Ik zal zien wat ik kan doen”. Toezeggingen die we dagelijks horen. Maar waarop kun je nu rekenen? En wanneer? Geen idee. Wanneer je SMART afspraken maakt, heb je hier geen last van.

Missing Link komt dagelijks op veel werkplekken en ontmoet veel mensen die steeds tegen hetzelfde probleem aanlopen: hoe houd ik overzicht? Gebrek aan overzicht is bijna altijd de aanleiding voor stress, verzuim en ook kribbigheid naar collega’s toe. “Hij zou mij nog wat aanleveren en ik heb nog steeds niets gehoord”, is een veel gehoorde klacht.

Gelukkig hoeft dat allemaal niet. Als je maar kiest om afspraken Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden te maken. Ofwel: SMART. Dus vooral werken volgens “afspraak is afspraak”. En niet (meer) activiteiten voor je uitschuiven. Immers “uitstel” betekent maar al te vaak “afstel”. Als je SMART werkt, dan zorg je voor concrete afspraken en neem je de verantwoordelijkheid daarvoor.

Bovendien communiceer je helder met de mensen met wie je de afspraken maakt, zodat voor iedereen transparant is wat men kan verwachten, op welk moment en in welke vorm. Dus niet langer “zo spoedig mogelijk” of “ik doe mijn best”. Werk je volgens deze aanpak, dan is het ook niet moeilijk meer om pro-actief te werken, doelen te stellen, afwijkingen in de planning bijtijds te signaleren (hoef je helemaal niet nerveus van te worden) en die bekend te maken en vervolgens zoveel mogelijk te herstellen.

Want SMART werken is ook een manier van eerlijk werken, naar jezelf toe en naar je collega’s. SMART werken voorkomt ergernissen, stress en gedoe op de werkvloer. Zeker bij Het Nieuwe Werken is SMART werken een aanrader zowel voor de medewerker als voor de manager.

We hebben er veel ervaring in en vertellen je er graag meer over in onze efficiency training op jouw werkplek. Klik hier voor meer informatie.

Opgeruimd en uitgerust op vakantie

Vakantie is belangrijk om de zinnen eens goed te kunnen verzetten en om de accu weer op te laden. En dat lukt alleen maar als we de deur achter ons kantoor met een gerust gevoel helemaal dicht kunnen trekken.

Waar is mijn vakantiegevoel gebleven?

Herken je dat? Net terug van vakantie en het is alsof je nooit bent weggeweest:

  • je Inbox puilt uit met honderden e-mails
  • stapels post op je bureau
  • je wordt alweer in ettelijke vergaderingen verwacht
  • collega’s die iets hadden moeten doen, hebben dat niet gedaan
  • …en zijn nu (uiteraard) zelf op vakantie

Voorkom een “post-vakantie-depressie”

Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt gaan pakken.

  • Plan vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf (eventueel samen met je management assistente) op de ochtend van de eerste werkdag na je vakantie.
  • Markeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken.
  • Gebruik die ochtend om je e-mails en papieren post te behandelen en ook om je planning voor de komende dagen en je takenlijst en prioriteiten bij te werken.
  • Draag lopende zaken zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
    • de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
    • waar relevante informatie te vinden is
    • wie er direkt betrokken zijn, met hun contactgegevens
    • naar wie geëscaleerd kan worden indien nodig
  • Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om zaken weer terug overgedragen te krijgen.

Laat weten dat je op vakantie bent

Out-of-office replies in Outlook en Lotus Notes

Stel een Out-of-office-reply in voor de periode dat je weg bent.

  • Geef in de boodschap aan dat je pas kunt reageren na datum van terugkomst.
  • Vermeld eventueel de contactgegevens van de collega die je waarneemt.

Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Een collega machtigen om je-mail te monitoren

In Outlook en Lotus Notes
Verwacht je tijdens je vakantie e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Vakantietips voor thuis

Voor jouw gemak hieronder nog wat handige tips om ook thuis de zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:

  • Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
  • Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan: al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
  • Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
  • Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
  • Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
  • Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.

Tot slot…

  • weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren
  • trek de deur van je kantoor mentaal even helemaal dicht
  • geniet van je gezin, vakantie en ontspanning, net zoals je je anders op je werk focust
  • stel het moment van het ophalen van je zakelijke mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat

Missing Link wenst je een geweldige vakantie!

Mailen, doe het nooit op zondag, Volkskrant 10-04-2013

Eén van de adviezen uit het protocol verantwoord e-mailgebruik van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) als kop boven een artikel in de Volkskrant. De aanleiding? Stress bij docenten door structureel dichtgeslibde Inboxen en de continue stroom van e-mails waar ook ‘s avonds en in het weekeinde geen eind aan komt. Het protocol leidde echter tot spottende opmerkingen in Folia, het blad van de Hogeschool.

Is het HvA e-mailprotocol overdreven en is de spot van Folia terecht? Of wordt een groeiend probleem ontkend?

Als efficiency trainers worden we er al sinds jaren dagelijks mee geconfronteerd: medewerkers die de hele dag met hun mail bezig zijn, ieder nieuw bericht meteen openen, e-mail als chat kanaal gebruiken, verwachten meteen antwoord te krijgen en elkaar overladen met CC’s. Om maar te zwijgen van vergaderstukken die ‘s-avonds in hun digitale brievenbus worden bezorgd en die de volgende ochtend allemaal gelezen moeten zijn. Alles heeft haast en alles is even belangrijk. En de hoeveelheid e-mail neemt alleen maar toe.

Verslaafd aan e-mail

Tegelijk klaagt iedereen nergens anders meer aan toe te komen. Steeds meer mensen hebben er last van dat zij door hun Inbox worden geleefd. Van een prettig en vooral snel communicatiemiddel, lijkt e-mail te zijn verworden tot dwangmiddel waar geen ontkomen meer aan lijkt. En dat soms zo’n overheersende plek heeft in het dagelijks leven, dat velen uit het oog verliezen dat e-mail slechts één van de vele communicatiemiddelen is die je kunt inzetten bij het uitoefenen van je kerntaken. Maar dat wordt niet altijd zo gezien. Zo sprak ik laatst een manager die beweerde dat zijn hoofdtaak het behandelen van de e-mails in zijn Inbox is.

Zo beschouwd is de introductie van een e-mailprotocol door de HvA een verstandige eerste stap om een serieus probleem in de werkgewoonten van docenten en studenten te adresseren en daarmee te werken aan reductie van stress en werkdruk . Niet iets om grapjes over te maken.

De knop kán om

Het managen van e-mail is in de kern een keuzevraagstuk. Wij adviseren o.a. om e-mails en bloc in behandeling te nemen in plaats van de hele dag door. En om de Inbox niet ook als archief, takenlijst of geheugensteun te gebruiken. En om alle piepjes en pop-ups die je verleiden om naar ieder nieuw bericht te kijken, uit te zetten. Er zal dus letterlijk en figuurlijk een knop om moeten als je e-mail als last ervaart.

Bij deze adviezen zijn de reacties van cursisten niet van de lucht: “o, maar dan mis ik spoed mails” of “het wordt niet geaccepteerd als ik “slechts” een paar keer per dag naar mijn mail kijk”. Stiekem blijken veel mensen inmiddels verslaafd, verslaafder dan zij zelf denken.

Van een verslaving afkomen is lastig. En hou je dieet maar eens vol als iedereen op het feestje loopt te schransen en je met allerlei argumenten bestookt om “niet zo ongezellig te doen”. De sociale druk is hoog. En die druk is er kennelijk ook als het om het gebruik van e-mail gaat.

Ik juich het initiatief van de HvA van harte toe. Mocht het protocol onverhoopt toch in de prullenbak belanden, dan wil ik tegen alle docenten zeggen dat zij ook zonder protocol zelf keuzes kunnen maken. En zelf kunnen bepalen hoe zij met mail omgaan en waar zij de grens trekken tussen werk en privé.
Een protocol helpt en ondersteunt, maar ook zonder dat kun je de knop omzetten. Je moet het alleen wel zelf willen. En ‘s avonds natuurlijk een andere smoes verzinnen. Niet die van die hoofdpijn, want daar trapt ook niemand meer in.

Hoe zou het zijn, een dag zonder e-mail?

In de strijd tegen e-mail stress en verslechterde interne communicatie experimenteren grote Amerikaanse bedrijven met een e-mailloze vrijdag. Het interne e-mailverkeer wordt zoveel mogelijk stilgelegd op no e-mail friday. Voor overleg of het oplossen van problemen moeten medewerkers langslopen bij collega’s in plaats van te e-mailen.

Bedrijven met een wekelijkse e-mailstop zijn o.a. Deloitte, Intel en US Cellular. Het is niet de bedoeling om het e-mailverkeer volledig plat te leggen. Dringende interne e-mails blijven toegestaan, maar verder wordt het zoveel mogelijk ontmoedigd. In een interview met een Amerikaanse krant zei directeur Jay Ellison van US Cellular dat het e-mailverkeer in de overige vier dagen drastisch is gedaald door de e-mailloze dag. Ellison: “Het platleggen van de interne e-mails bracht in eerste instantie een stroom kritiek op gang. Collega’s dachten dat ik gek was geworden”. De marketingdirecteur was zelfs woest: “hij begrijpt gewoon niet hoe druk wij het hebben en hoeveel makkelijker het is als het via mail kan.”

Een dagje in de week zonder e-mail is een goede stap op weg naar andere, meer effectieve werkgewoonten. Het maakt vooral duidelijk hoezeer we verslingerd zijn geraakt aan de gewoonte om maar te pas en te onpas naar elkaar te e-mailen en te verlangen dat iedereen onmiddellijk reageert: “ik heb je net een e-mail gestuurd en…”. Door deze gewoonte te doorbreken worden medewerkers zich bewust van hun eigen gedrag en kunnen ze alternatieven in de communicatie overwegen.

Wanneer echter te pas en te onpas e-mailen wordt vervangen door te pas en te onpas binnen lopen of telefoneren, dan kom je van de regen in de drup. Beter is het om eerst even goed na te denken over:

  • Welke boodschap je wilt overbrengen
  • Wat je daarbij van de ontvanger verwacht
  • En dan pas te beslissen wat je doet: niets doen, bellen, een afspraakje maken of e-mailen.

Ook blijkt dat veel medewerkers de problemen niet meer te lijf gaan, maar de hete brij voor zich uitschuiven of bij een ander op het bordje deponeren via de mail, of zich willen indekken door kwistig te CC-en. En het stopt niet op vrijdag. Veel mailverkeer gaat gewoon door op zaterdag en zondag, terwijl we dan eigenlijk zouden moeten ontspannen.

Naast verslechterde verhoudingen op de werkvloer levert de niet aflatende stroom mailtjes de werknemers ook stress op. Uit onderzoek van twee Schotse universiteiten bleek dat eenderde van de ondervraagden in de stress schiet van een volle Inbox. En dat is niet voor niets. Het aantal berichten steeg met 27% tot gemiddeld 47 per dag. Sommige medewerkers checken 40 keer per uur hun e-mail. Maar ook als je niet zo vaak je mailbox checkt, ben je ongemerkt toch veel tijd, gemiddeld 1,5 – 2 uur, kwijt met het behandelen van je e-mails. In werkelijkheid kost het echter méér tijd omdat velen van ons ook nog de mails van gisteren, eergisteren, vorige week, vorige maand, enzovoorts in de mailbox bewaren. Een deel van die mails wordt onwillekeurig ook nog even bekeken, samen met de nieuw binnengekomen berichten.

Door een dag niet te e-mailen wordt de oorzaak van het groeiende e-mailverkeer niet weggenomen. Daar is meer voor nodig. Dan moeten we namelijk onze werkgewoonten eens kritisch bekijken en veranderen. En dat gaat niet van de ene dag op de andere. Dat kost tijd en vraagt discipline van alle medewerkers.

In Nederland zijn de meningen verdeeld over het nut van een e-mailloze vrijdag. Bij een peiling van marketingblog Molblog blijkt de helft van de 351 stemmers uit te zien naar een e-mailloze dag: “kunnen we eindelijk eens aan het werk”. Maar 46% meent dat het onmogelijk is om te werken zonder e-mail.

E-mail is lang niet altijd het beste medium voor uw boodschap. Vaak is een telefoontje of een gesprek vis-à-vis effectiever.Een persoonlijk gesprekje met een medewerker over het werk of een project leidt vaak tot betere resultaten dan een uitwisseling via de mail. Bedenk dat de ontvanger meer te doen heeft dan de hele dag zijn mailbox te checken. Controleopties en verzoeken om een leesbevestiging zorgen alleen maar voor extra e-mails. Zet ze daarom uit. Wees zuinig met CC’s. Gebruik ze zeker niet om jezelf in te dekken. Vraag je bij iedere CC maar eens af wat er misgaat als deze CC niet verstuurd wordt.

Maak binnen je organisatie duidelijke afspraken over hoe om te gaan met externe en interne e-mail en leg die vast in een e-mailprotocol. Geef daarbij zelf het goede voorbeeld. En voorkom dat zo’n e-mail protocol de zoveelste papieren tijger wordt, door elkaar aan te spreken op de naleving ervan. Hou dat een tijdje vol want het lukt niemand om zijn gewoonten in één dag te veranderen.

Onze efficiency training helpt je daarbij.

Alleen snoeien? of ook zaaien?

Je wordt er niet vrolijk van. Berichten over bezuinigingen, kostenbesparingen en reorganisaties vliegen je om de oren. Met minder mensen méér doen is vaak de boodschap. Maar hoeveel rek is er nog bij de overblijvers? En hoe zorg je ervoor dat het elastiekje niet breekt?! Met snoeien alleen komen we er in ieder geval niet. We zullen ook moeten zaaien om straks weer te kunnen oogsten.

Hoe kun je ervoor zorgen dat minder mensen meer kunnen doen? Structureel overwerken? Tempo opvoeren? Concessies aan kwaliteit doen? Dergelijke oplossingen werken meestal maar kort en leveren weer nieuwe problemen op zoals oplopend ziekteverzuim. Hoe dan wel?

De oplossing zit in het verbeteren van de productiviteit van individuele medewerkers en van teams. Hoeveel rek zit daar dan in? Iedereen heeft het barstens druk. Dat is waar, maar wat we ons niet realiseren is dat er ongeveer 10-12% inefficiëntie in die drukte verborgen zit, omdat we:

  • te veel tijd met e-mail bezig zijn
  • te lang moeten zoeken naar de goede informatie
  • met te veel zaken tegelijkertijd bezig zijn
  • te weinig zaken afronden
  • vervelende klussen te lang uitstellen
  • te lang “kwartetten” met informatie zonder er iets mee te doen
  • te vaak uit onze concentratie gehaald worden
  • ons werk onvoldoende plannen
  • geen of de verkeerde prioriteiten stellen
  • beslissingen en keuzes uit de weg gaan
  • onze grenzen onvoldoende bewaken
  • te vaak “vluchten” in onbelangrijke zaken

Wanneer je deze inefficiënte werkgewoonten aanpakt, win je gemiddeld 5 uur per week. Dat is de uitkomst van de resultaatmetingen die wij bij iedere efficiency training uitvoeren. Een professional die onze efficiency training volgt, wint een maand tijd per jaar. Met rust in het hoofd en overzicht. En een goede balans werk-privé.
Wil je meer weten over onze efficiency training op je eigen werkplek, die écht werkt? Klik hier

Tips voor effectief e-mail management

Loopt u om de 10 minuten naar de brievenbus om te zien of er nog nieuwe post is gekomen?

Nee, natuurlijk niet! Uw post behandelt u 1x per dag en veelal op een vast tijdstip. Maar hoe zit dat met uw e-mail? Velen van ons hebben het mailprogramma de hele dag aan staan en hebben het piepje of het envelopje geactiveerd dat ons waarschuwt als er weer een nieuwe e-mail binnenkomt. Weerstaan we dan de verleiding of kijken we toch even snel wat er gekomen is? Moeten we eigenlijk wel stante pede reageren op iedere e-mail? Natuurlijk wel als er vlak voor een zitting een e-mail met een schikkingsvoorstel van de tegenpartij binnenkomt. Daarover krijgt u vast ook een begeleidend telefoontje. Maar het merendeel van de e-mails kan best even wachten tot het ú uitkomt. Toch blijkt deze handelwijze nog geen gemeengoed te zijn. Uit onderzoek van Missing Link blijkt dat 63% van de ondervraagden vrijwel continu zijn mailbox checkt en zich derhalve bij voortduring laat afleiden door binnenkomende e-mails. Slechts 37% behandelt zijn e-mails op vaste momenten.

Werkgewoonten veranderen: makkelijker gezegd dan gedaan

Niemand leert tijdens zijn studie hoe je je werkzaamheden het beste kunt organiseren. En dat geldt in het bijzonder voor nieuwe communicatiemiddelen zoals e-mail. E-mail verenigt zowel het gemak en de vluchtigheid van een telefoongesprek als de concreetheid en archiveerbaarheid van de brief in zich. Dit complexe karakter draagt zeker bij tot de inefficiënte wijze waarop velen van ons met e-mail omgaan. Voor velen van ons is de groeiende stroom e-mails een dagelijkse opgave of zelfs een bron van frustratie. Voeg daarbij de rinkelende telefoon, de vergaderingen, de binnenlopende kantoorgenoten, de stapels dossiers en termijnen die gehaald moeten worden en het wordt duidelijk dat e-mail eerder bijdraagt aan het probleem van efficiënt tijdbeheer dan aan de oplossing ervan.

Het lijkt een open deur, maar de oplossing ligt in het verstandiger omgaan met uw beschikbare tijd:

  • werkzaamheden inplannen;
  • prioriteiten stellen;
  • zaken delegeren;
  • werk in de slimste volgorde doen;
  • uw eigen grenzen bewaken;
  • papieren en elektronische informatie op orde hebben;
  • uw bureau netjes houden.

Dit artikel biedt u een aantal praktische, snel toe te passen tips voor effectief e-mail management. Deze tips zijn gebaseerd op de principes van efficiënt werken, die Missing Link in haar trainingen hanteert en worden dagelijks met succes door onze cursisten toegepast en getoetst aan de weerbarstige praktijk. Het consequent toepassen van deze tips vraagt echter wel een verandering van werkgewoonten en dat gebeurt niet van de ene dag op de andere.

E-mail als groeiende tijdvreter

Iedereen die in een kantooromgeving werkt, realiseert zich dat kenniswerkers veel tijd besteden aan het ontvangen, verwerken en verstrekken van informatie. Uit een onderzoek van TNS NIPO in 2005 blijkt dat informatiewerkers 20% van hun tijd besteden aan het verstrekken van informatie aan anderen en 20% van hun tijd aan het lezen en verwerken van informatie. Anders gezegd, velen van ons zijn daar dus inmiddels twee dagen per week mee bezig, een lichte stijging ten opzichte van 2003. De helft van de informatiewerkers uit het TNS NIPO onderzoek vindt dat de productiviteit van werkwijze bij de informatieverwerking verbeterd kan worden.

E-mail speelt een in belang toenemende rol bij deze informatieverwerking. Dat zal niemand verbazen. Gemiddeld ontvangen zakelijke dienstverleners dagelijks tenminste 20-25 e-mails en besteden zij ongeveer 1,5 uur aan het beantwoorden van hun mail. In werkelijkheid kost het echter meer tijd omdat velen van ons ook nog de mails van gisteren, eergisteren, vorige week, vorige maand, enzovoorts in de mailbox bewaren. Een deel van die mails wordt onwillekeurig ook nog even bekeken, samen met de nieuw binnengekomen berichten en dan schieten er gedachten door u heen als “o ja, ik zou hem die notitie nog sturen” of “o ja, ik moet dat overzicht nog maken”. Al die gedachten leiden u af van waar u mee bezig was en kosten bovendien tijd. Bij de volgende e-mailbehandeling ziet u diezelfde mails weer en komen onwillekeurig dezelfde gedachten weer bij u op. “Kwartetten” heet dat en u schiet er niet veel mee op.

Legt u de gelezen post van de afgelopen dagen/weken/maanden op een stapel op uw bureau?

Nee, natuurlijk niet. Post handel je af en archiveer je. Uit onderzoek van Missing Link blijkt dat de ondervraagden gemiddeld 274 e-mails in hun Inbox hebben. Dat een gemiddelde verraderlijk kan zijn mag wel blijken uit de uiterste waarden die lopen van 1 e-mail tot wel 7.000 e-mails. Slechts 18% beantwoordt aan de norm van maximaal 7 e-mails in de Inbox. 29% heeft tussen de 100-500 e-mails in de Inbox en 10% heeft er zelfs 500 tot enkele duizenden. Het ongestructureerd hamsteren van e-mail is dus een wijdverbreid verschijnsel, maar daarmee nog niet efficiënt te noemen. In tegendeel zelfs!

Zitten uw taken en acties verstopt in e-mails, notulen, Outlook, uw PDA en in uw hoofd?

Ja? Dat kan dan knap lastig zijn. We communiceren op vele verschillende manieren en vaak vloeien daaruit acties en taken voor ons voort, die we keurig laten staan in de e-mail, in de notulen, die we noteren op een geeltje, in onze agenda, op een schrijfblok of in ons hoofd houden. Het broodnodige overzicht zijn we echter wel kwijt op die manier. Vandaar dat er zaken tussen wal en schip komen, dat we toch weer moeten overwerken of dat we een excuus moeten bedenken. Uit onderzoek van Missing Link blijkt dat ruim 46% van de ondervraagden nooit of slechts zelden e-mails die een actie van hen vragen omzet naar een taak in de elektronische takenlijst of verplaatst naar de elektronische agenda. Dat komt deels omdat velen van ons niet weten hoe dat moet, maar vooral ook omdat weinigen gewend zijn om echt even tijd besteden, ook al is dat maar een half uur per week, aan het plannen en organiseren van hun eigen werkzaamheden. Als het uw gewoonte is om maar door te hollen en u bovendien de mogelijkheden van uw elektronische hulpmiddelen niet of onvoldoende kent, dan blijft u jongleren met alle borden tegelijk. En valt er regelmatig een bord in stukken, doordat u bijvoorbeeld een termijn laat verlopen.

Chaos in uw Inbox leidt tot chaos in uw werk en tot improductieve uren

Wanneer u het bureau van een kantoorgenoot ziet, vol met stapels papier en her en der verspreid geeltjes met notities, dan denkt u al snel “ik hoop dat mijn vraag daar niet tussen ligt”. Want iedereen weet dat een dergelijke rommel een teken is van chaotisch werken, van zaken die vergeten worden en van improductiviteit. In computers en mailboxen is dat niet anders. Met dit verschil dat de elektronische chaos voor een toevallige passant niet zichtbaar is, maar daarom niet minder ernstig!

Print niet alles uit

Stelt u zich eens voor dat uw secretaresse al uw nuttige e-mails voor u zou uitprinten. U krijgt 20 nuttige mails per dag van gemiddeld 2 pagina’s. Vermenigvuldig dat met 220 werkdagen, dan levert dat uitprinten per jaar een berg papier op van 40 x 220= 8800 pagina’s. De hamvraag is natuurlijk of u die prints écht nodig heeft. Wist u dat 80 % van alle papier dat we archiveren, geen tweede keer meer bekeken wordt? Het neemt alleen onnodig plaats in. Wilt u een e-mail uitgeprint bewaren? Denk even na of het wel écht nodig is. “Dat doe ik altijd” zegt 57% van de ondervraagden in het onderzoek van Missing Link. 43% is minder kritisch over wat wel en niet geprint moet worden.

Archiveer uw e-mail en vindt informatie sneller terug:

  • maak een e-mail archief en creëer daarvoor mappen in Postvak In of in Persoonlijk Archief.
  • maak maximaal 10 hoofdcategorieën.
  • geef die mappen de titels van uw actuele werkstromen (cliënten, zaken) en hanteer dezelfde titels als in uw papieren en elektronische archief.
  • stel eventueel een Regel in waardoor berichten van bepaalde personen of over een bepaald onderwerp direct in de juiste map gearchiveerd worden en doe dat ook met alle berichten waarin uw naam alleen in de CC staat.

Behandel e-mail op vaste momenten en verhoog uw concentratie

Door de e-mail ‘piep’ of door het envelopje haalt u uzelf uit uw concentratie, terwijl u juist bezig bent met een pleitnota die vandaag af moet zijn.

  • zet daarom de e-mail ‘piep’ en het envelopje uit.
  • plan een of twee vaste momenten per dag in uw agenda om e-mail te behandelen.
  • neem dan geen telefoon aan en ontvang geen bezoek.
  • plan na vrije dagen of vakantie extra tijd in om de mailbox te schonen.
  • laat nooit meer dan 7 berichten in uw Inbox staan, zodat u zo min mogelijk wordt afgeleid als u in uw mailbox kijkt.

Beslis bij het openen van een e-mail meteen wat u ermee gaat doen

U heeft slechts de keuze uit de volgende 4 mogelijkheden:

  • gooi het bericht onmiddellijk weg als u er niets mee hoeft te doen.
  • archiveer het als er geen actie voor u inzit maar er wel een goede reden is om het te bewaren.
  • handel een e-mail meteen af als er een kleine actie aan vastzit en archiveer het eventueel.
  • verplaats e-mails met grotere acties die vandaag niet kunnen of hoeven worden uitgevoerd meteen naar de agenda of naar de takenlijst.

Maak ook een mapje ‘Wacht op antwoord’ voor verzonden berichten waarop u een antwoord verwacht. Of sleep het bericht naar uw takenlijst en geef het de status ‘wacht op iemand anders’.

Elke e-mail die u niet verstuurt, levert ook geen e-mail op

E-mail is lang niet altijd het beste medium voor uw boodschap. Vaak is een telefoontje of een gesprek vis-à-vis effectiever. Bedenk dat de ontvanger meer te doen heeft dan de hele dag zijn mailbox te checken. Controleopties en verzoeken om leesbevestiging zorgen alleen maar voor extra e-mails. Zet ze daarom uit. Wees zuinig met CC’s. Gebruik ze zeker niet om uzelf in te dekken. Vraagt u zich bij iedere CC maar eens af wat er misgaat als deze CC niet verstuurd wordt.

Gebruik e-mail niet om:

  • een haastklus of crisissituatie te communiceren;
  • uitgebreide discussies te voeren;
  • afspraken op het laatste moment af te zeggen;
  • mensen met spoed bijeen te krijgen.

Communiceer duidelijk

Nergens kan soms zo gehaast en onbegrijpelijk gecommuniceerd worden als in e-mails:

  • behandel slechts één onderwerp per e-mail.
  • informeer de ontvanger in het onderwerp over het soort e-mail: vraag, informatie, actie enz..
  • maak duidelijk onderscheid tussen ontvangers. Van wie verwacht u actie en wie krijgt de e-mail ter informatie.
  • controleer de inhoud van de e-mail voor u het verstuurt op duidelijkheid en op tupvouten.

E-mail etiquette

Maak binnen uw kantoor duidelijke afspraken over hoe om te gaan met externe en interne e-mail en leg die vast in een E-mail protocol. 54% van de ondervraagden uit het onderzoek van Missing Link heeft dit inmiddels gedaan. Bij 46% van de ondervraagden ontbreekt een dergelijk protocol. Belangrijke onderwerpen hiervoor staan in dit artikel. En om te voorkomen dat zo’n e-mail protocol de zoveelste papieren tijger wordt, hoeft u niet te schromen om de naleving daarvan af en toe te controleren en om kantoorgenoten er op aan te spreken. Want het lukt niemand om zijn gewoonten in één dag te veranderen.