Categorie: Time management tips

Vind jij het ook zo leuk om iedereen te woord te staan?

Vind jij het ook zo leuk om iedereen te woord te staan? Weet dan wel dat het daardoor veel langer duurt voordat je je werk afhebt. Of had je misschien diep in je hart liever barkeeper willen worden? Hoe kun je vriendelijk blijven én tegelijk je werkreputatie beschermen? Missing Link helpt je om effectiever om te gaan met interrupties en om problemen te voorkomen. Drie nieuwe tips om ingesleten gewoonten om te zetten in acties die je werkproces verbeteren.

Ongevraagde verstoringen

Vragen van collega’s en klanten zullen je niet verrassen. Het tijdstip waarop die vragen komen waarschijnlijk wel. Ben je net bezig met een beleidsstuk voor de Raad van Bestuur, klopt er een collega aan om te vragen waar de nieuwe visitekaartjes toch blijven. Je kunt simpele maatregelen treffen om een dergelijk oponthoud te beperken of zelfs tegen te gaan. Haal die uitnodigende, lege stoel bij je bureau weg of ga staan als er iemand binnenkomt. Collega’s houden het gesprek dan vanzelf kort!

Vraag een collega de telefoon aan te nemen als je geconcentreerd aan iets wilt werken. Je kunt ook de deur van je kamer (als je die tenminste hebt) sluiten, ergens anders gaan zitten en de voicemail aanzetten. Een aantal bellers zal je niet eens terugbellen. Stapt iemand je kamer binnen, ondanks je gesloten deur, vraag dan wat hij wil en hoeveel tijd hij nodig heeft. Maak een afspraak als hij meer tijd nodig heeft dan waarover je op dat moment beschikt.

Spaar onderwerpen op en maak vasteafspraken met collega’s met wie je veel te bespreken hebt. Geef complete informatie als je opdrachten delegeert. Spreek af dat collega’s complete boodschappen aannemen als anderen je proberen te bereiken. Zet de alert van je eemail uit.

Je werkreputatie

Dat je gestoord wordt in uw werk, kan ook te maken hebben met je werkreputatie. Hoe ervaren collega’s dat je afspraken nakomt? Stel, je bent gevraagd om een beleidsnotitie aan te leveren voor een bepaalde datum. Je collega kan zonder dat stuk niet verder en is dus van jou afhankelijk. Hij komt  langs om te vragen hoe het werk vordert, omdat je in het verleden meerdere keren stukken waarop hij zat te wachten, niet op  tijd afhad. Misschien komt hij daarom wel een paar keer bij je aan het bureau of stuurt hij je zelfs een e-mail ter herinnering. Je zit daardoor niet alleen opgeschept met die klus die je moet afronden, maar je collega houdt je ook nog eens van je werk door steeds te komen informeren hoe het ermee staat. En waarschijnlijk is hij niet de enige die zo doet! Wil je dergelijke verstoringen vermijden, zorg er dan voor dat je een betere werkreputatie krijgt. Mensen moeten op je kunnen bouwen en vertrouwen. Je kunt nog meer doen om je imago te verbeteren:

  • communiceer duidelijk
  • zeg “nee” met een alternatief (bijvoorbeeld: “nu schikt het niet, maar dan en dan wel”)
  • controleer een brief, memo of e-mail voordat je die verstuurt; is de boodschap duidelijk?
  • delegeer op tijd en geef duidelijke instructies bij delegeren of vraag om duidelijke instructies als er aan jou gedelegeerd wordt
  • lever volledig werk af
  • schuif je eigen verantwoordelijkheden niet af
  • maak duidelijk in je agenda waar je bent

Anticipeer op problemen!

Tot slot. Veel problemen ontstaan doordat mensen ze negeren als ze nog klein zijn. Intussen groeit en groeit de ellende. Wat eerst een mug in jeleven was, komt als een olifant terug als je er niet tijdig aandacht aan besteedt. En dat probleem ontpopt zich dan meestal op een moment dat het je helemaal niet uitkomt. Anticipeer. Gebruik je ervaring en intuïtie en kom meteen in actie bij potentiële problemen.

Toepassen in jouw praktijk?

Tijdens onze efficiency training, incompany en op je eigen werkplek, leer je hoe u deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan informatie aan.

Spoedcursus: Hoe word ik efficiënt?

Een aantal tips:

Orden je e-mail: kijk niet de hele dag naar je Inbox, maar verwerk je mail in blokken. Liefst twee per dag. En archiveer  je mail op onderwerp of kerntaak, nooit op naam.

Maak een to-do-lijst, maar wel voor de lange termijn (minimaal een week). Elke ochtend een nieuw lijstje leidt te veel tot korte termijnplanning.

Ruim je bureau op: een bureau wordt vaak als reminder gebruikt, dat leidt af. Een opgeruimd bureau verhoogt je concentratie.

Maak afspraken concreet: zeg nooit “we bellen in de loop van volgende week”, maar gebruik concrete tijdstippen en een agenda om deze bij te houden.

Trainingsbureau Missing Link heeft een efficiency test ontwikkeld waar zelf te zien is hoe efficiënt je zelf werkt. De test is hier terug te vinden.

Mocht het allemaal nog wel wat efficiënter kunnen, wellicht dat bovenstaande tips uitkomst kunnen bieden. Wat denken jullie, werkt het? En tegen welke problemen lopen jullie aan op het gebied van efficiënt werken?

Bovenstaand artikel werd op 7.4.2010 gepubliceerd in nrc.next.

Duizenden euro’s per jaar besparen door efficiënt informatiebeheer op de werkplek

zoeken-150-2Wist u dat we per week zo’n 3 tot 4 uur bezig zijn met het zoeken naar digitale of papieren informatie? Per jaar komt dat neer op drie volle weken. En dan te bedenken dat het gaat om informatie die we zelf hebben opgeborgen… maar wáár ook al weer?

20 “zoekdagen” per jaar per medewerker

Organisaties houden wel rekening met 25 vakantiedagen per medewerker, maar welk bedrijf boekt ook nog eens 20 “zoekdagen” per medewerker in? Toch is dat de tijd die verloren gaat aan het (onnodig) zoeken naar informatie. Oftewel: tijd die dus niet kan worden besteed aan kerntaken.

Verborgen kostenpost

Voor werkgevers is inefficiënt informatiebeheer daarom een verborgen, maar daarom niet minder concrete kostenpost. Want rekent u maar even mee, uitgaande van bruto-bruto loonkosten van € 35,00 per uur per medewerker:

3 uur x 46 werkweken x € 35,00 = € 4.830 per jaar!

Een productiviteitsverlies van bijna € 5.000 per jaar per medewerker. Projecteer dat eens op een organisatie met 300 kantoorwerkers en we hebben het over een kostenpost van een kleine anderhalf miljoen euro.

Wat valt er aan te doen?

Gelukkig valt dit euvel heel goed te bestrijden door een aantal principes van efficiënt informatiebeheer op de werkplek toe te passen. Principes die in de efficiency trainingen van Missing Link uit en te na worden behandeld en die de cursisten zich – dankzij onze intensieve coaching – ook echt eigen maken.

Geld besparen door efficiënter informatiebeheer

Cursisten die de efficiency training hebben gevolgd, vinden hun informatie gemiddeld 33% sneller. Voor die organisatie van 300 medewerkers levert dat dus een besparing van een half miljoen op. Maar zelfs op een afdeling van 10 personen wordt al een besparing van ruim € 16.000 per jaar gerealiseerd. En dan laten we de andere efficiency-voordelen van de training nog buiten beschouwing.

Meer weten?

Wil jeer weten over de haalbaarheid van deze business case voor jouwanisatie? Laat het ons weten via het contactformulier op deze website. Of bel ons voor een afspraak: 020 – 19 15 27. We nemen graag de mogelijkheden met je door.

Stress tijdens vakantie door bereikbaarheid

BellenVliegtuig2Tweederde van de hoger opgeleide werknemers is tijdens de vakantie gewoon bereikbaar voor het werk. Circa één op de vijf ervaart stress door deze constante bereikbaarheid. Werkgevers die van medewerkers eisen dat ze ook tijdens hun vakantie voor werkzaken bereikbaar zijn, doen daar niet altijd goed aan.

Dit blijkt uit de ICT Barometer van adviesorganisatie Ernst & Young. 70 procent van de hoger opgeleiden controleert zijn e-mail en 40 procent neemt de mobiele telefoon mee voor zakelijk gebruik. Gemiddeld nemen de werknemers anderhalf keer per week contact op met het werk, aldus Ernst & Young. Dat dit lang niet altijd van harte gaat, staat buiten kijf. Ruim 60 procent is hier niet blij mee en wil graag met rust gelaten worden.

Werkdruk

Het midden en kleinbedrijf spant de kroon wat betreft werkdruk tijdens de vakantie. Hoger opgeleide werknemers in het MKB zien het vaak als noodzaak om tijdens de vakantieperiode bereikbaar te zijn. Gemiddeld wordt van 40 procent van hen geëist dat ze tijdens de vakantie te bereiken zijn, bijna anderhalf keer zoveel als het gemiddelde.

Onbereikbaar

Andere opmerkelijke feiten uit het onderzoek: een kwart van de hoger opgeleide werknemers wordt onrustig als ze tijdens hun vakantie niet bereikbaar zijn. Daarnaast duurt het voor 49 procent van de werknemers gemiddeld 2 tot 3 dagen voordat het werk volledig uit hun systeem is verdwenen. Pas dan kunnen ze hun baan van zich afzetten.

Bron: P&O Actueel

Saneren en opleidingen schrappen? Of juist nu investeren in de aanwezige medewerkers?

Alhoewel het voorzichtig aan iets beter lijkt te gaan blijven er berichten komen over over omzetdalingen, kostenbesparingen en reorganisaties. We zijn er nog niet! Is het verstandig om je personeelskosten terug te brengen en je opleidingsbudgetten te schrappen? Soms kun je niet anders, als je omzet daalt en je orderportefeuille leeg blijft. Maar als juist stijgende kosten het probleem zijn?

Maar als daarentegen stijgende kosten het probleem zijn, kan het juist slim zijn om te investeren in productiviteitsverbetering van je medewerkers. Die investering zal lager uitvallen dan de kosten van een afvloeiingsregeling. Bovendien voorkom je de kosten voor werving & selectie en inwerken wanneer het straks weer beter gaat. En de organisatie blijft profiteren van de opgebouwde kennis en ervaring.

Deze redenering stoelt op 1 cruciale aanname, namelijk dat het mogelijk is om de productiviteit van de medewerkers significant, laten we zeggen met minstens 10% te verbeteren. Bij een 40-urige werkweek is dat 4 uur per week per medewerker. “Maar mijn mensen hebben het al hartstikke druk” zult u zeggen. Dat is waar, de meeste mensen hebben het barstensdruk, maar wat we ons niet realiseren is dat er ongeveer 10-12% inefficiëntie in die drukte verborgen zit, omdat we:

  • te veel tijd met e-mail bezig zijn
  • te lang moeten zoeken naar de goede informatie
  • met teveel zaken tegelijkertijd bezig zijn
  • vervelende klussen te lang uitstellen
  • te lang “kwartetten” met informatie zonder er iets mee te doen
  • te vaak uit onze concentratie gehaald worden
  • ons werk onvoldoende plannen
  • de verkeerde prioriteiten stellen

Deze inefficiënte werkgewoonten vertegenwoordigen zo’n 4 à 5 uur per week. Dat is de uitkomst van de resultaatmetingen die wij bij iedere efficiency training uitvoeren. Een professional die onze efficiency training volgt, wint die tijd terug en daarmee 22 tot 27 werkdagen per jaar. Alsof je al je vakantiedagen gewoon doorwerkt. Daar kun je het gas en licht van betalen.

Het is trouwens niet alleen een leuke meevaller voor de organisatie maar ook voor jezelf, omdat je met meer rust en overzicht meer kwaliteit levert. Dat is goed voor je lol in je werk, je werk-privé balans, maar ook voor je werkreputatie en het verlengt je houdbaarheidsdatum.

Meer weten over onze efficiiency trainingen?  Klik hier.

Tip Vergaderen: Minder vergeten door betere voorbereiding

Je hebt periodiek een salesmeeting, een teambespreking, een productieoverleg, een directievergadering, enzovoorts. Tussen twee vergaderingen in schieten u zaken door je hoofd die je de volgende keer wilt bespreken. Je ontvangt ook vergaderstukken en e-mails voor de vergadering. Het is dus handig om alle informatie per type vergadering te structureren.

Hoe zorg je ervoor dat je tijdens vergaderingen altijd de noodzakelijke informatie bij de hand hebt en niet de helft vergeet? Je kunt dat op verschillende manieren aanpakken:

  • Je kunt per type vergadering een tab reserveren in uw alfabetische rappèl-map: onder de letter “S” voor salesmeeting, onder “T” voor teambespreking, onder “P” voor productieoverleg en “D” voor directievergadering. Per tab bewaar je alle stukken van de desbetreffende vergadering, waarbij je bovenop een vel legt waarop je alle te bespreken zaken noteert.
  • Uiteraard is een hangmapje per vaste vergadering in je ladeblok ook handig om de documenten te bewaren en acties te noteren die je wilt bespreken tijdens de vergadering.
  • Maak in Outlook mappen aan voor je vaste vergaderingen om zo e-mails te koppelen aan de bijbehorende meeting.
  • Richt in je papieren agenda een pagina in voor elke vaste vergadering. Hier noteer je alles waar je tussen twee vergaderingen aan denkt.
  • Noteer na afloop van elke vergadering in je Outlook takenlijst per categorie (type vergadering) de acties die je hebt toegezegd.

Kom jij ook tijd tekort?

Onze tips helpen je om meer uit je kostbare tijd te halen. Zodat je meer zaken op tijd kunt afronden. Of minder hoeft over te werken. In onze praktische efficiencytraining bij jou op de werkplek helpen we je om dat te realiseren. Lees meer over onze efficiencytrainingen of vraag direct vrijblijvend informatie aan.

Manager, delegeer die e-mail!

Veel managers lezen en verwerken nog steeds zelf alle e-mail. Ze realiseren zich niet dat hun management assistent hen hierbij veel werk uit handen kan nemen. Geef als manager je assistent toegang tot je mailbox, die vervolgens je e-mail leest en verwerkt, archiveert, doorstuurt, weggooit, beantwoordt of afhandelt. En dit alles volgens afgesproken spelregels. Zodat je zelf alleen nog dié e-mails leest die je echt zelf moet behandelen.

Gerelateerde informatie:
Training Slimmer werken met Outlook

Gratis tips: Efficiënt en effectief vergaderen doe je zó

Meeting in the boardroomDoor inefficiënt vergaderen wordt veel tijd verloren, om van de effectiviteit van vergaderingen nog maar te zwijgen. Zijn al die meetings nu werkelijk noodzakelijk? En hanteren we wel effectieve vergadertechnieken? Veel mensen vinden dat vergaderen teveel tijd kost en dat er minder resultaat uitkomt dan je zou mogen verwachten. Hoogste tijd voor slimme vergadertips, die de efficiency en de effectiviteit van uw meeting kunnen verbeteren!

Telefonisch vergaderen: als het moet kunnen we het

Eigenlijk kennen de meesten van ons de belangrijkste regels voor efficiënt en effectief vergaderen wel. Maar waarom passen we die dan niet gewoon toe? Wanneer je telefonisch vergadert kom je er pas achter hoe belangrijk het is om anderen uit te laten spreken, om goed te luisteren, om duidelijk, kernachtig te formuleren en samen te vatten, om je aan de agenda te houden. Dan passen we de vergadertechnieken ineens wel toe, noodgedwongen omdat het anders een kakofonie wordt. De volgende vergadering dan maar allemaal een blinddoek om?

Agenda als houvast in de vergadering

Het begint vaak al met de agenda van de vergadering. Een opsomming van dappere bespreekpunten, soms zelfs pas uitgereikt vlak voor aanvang van de vergadering. Een effectieve agenda:

  • heeft achter elk agendapunt een vastgestelde tijd en bevat dus niet meer agendapunten dan dat er aan tijd te besteden is;
  • geeft per agendapunt het doel (status) aan, zoals: ter informatie, meningvormend, brainstormend, probleemoplossend of besluitvormend;
  • wordt op tijd verspreid (inclusief de bijlagen) zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden;
  • bevat géén onderdeel WVTTK (wat verder ter tafel komt). Dit is namelijk tijdrovend en een te makkelijk alternatief voor vergeten agendapunten;
  • heeft géén rondvraag. De rondvraag wordt meestal misbruikt om nog even ergens op terug te komen of om iets te bespreken wat totaal niet relevant is voor de betreffende samenstelling van deelnemers;
  • heeft als vast agendapunt “Hoe vergaderen wij?”. Bespreek met elkaar de wijze waarop er vergaderdordt en hoe het vergaderen kan worden verbeterd;
  • belangrijk: stel iedereen medeverantwoordelijk voor het vaststellen van de agenda.

banner-time-management-training

Voorzitterschap

Je herkent het vast wel: de voorzitter die de hele tijd alleen maar zelf aan het woord is. De voorzitter die te laat en onvoorbereid de vergadering opent…….Een goede voorzitter:

  • stemt de agendapunten af op de deelnemerslijst en andersom;
  • zorgt voor goede vergaderfaciliteiten en -middelen (zoals een flip-over);
  • maakt een tijdschema voor elk onderdeel en bewaakt dit;
  • bespreekt vóóraf de vergaderprocedure en maakt afspraken met de deelnemers over de wijze waarop er gecommuniceerd wordt in het kader van de doelen per agendapunt;
  • houdt rekening met (en benut) de verschillende gedragseigenschappen van de deelnemers;
  • stimuleert creatieve vergadervormen en heeft geen excuusvoor een saaie vergadering;
  • nodigt gastsprekers uit ter verduidelijking van informatie of om contact met de omgeving te bevorderen;
  • houdt rekening met de concentratie van de deelnemers.

Notuleren

Een vast agendapunt zijn meestal de notulen van de vorige vergadering. Hier wordt vooral veel tijd in gestoken als de notulist de behandelde onderwerpen net iets anders heeft verwoord dan dat de deelnemers bedoeld hadden. Een betrokken notulist:

  • neemt tijdens de vergadering na elk afgerond onderdeel het woord om aan te geven op welke wijze hij/zij dit zal samenvatten in de notulen;
  • neemt tijdens de vergadering na elk afgerond onderdeel het woord om aan te geven op welke wijze hij/zij dit zal samenvatten in de notulen;
  • noteert in kernwoorden een leesbaar verslag met een duidelijk onderscheid in hoofd- en bijzaken en acties.

Deelnemen

Veel mensen klagen over het vele en lange vergaderen. Zij twijfelen over de slagvaardigheid. De pro-actieve deelnemer:

  • bereidt zich voor op de agenda en vraagt, indien nodig, vooraf om informatie ter oriëntatie;
  • zorgt dat hij niet gestoord wordt tijdens de vergadering;
  • maakt persoonlijke aantekeningen;
  • houdt ook rekening met het gemeenschappelijke belang in plaats van alleen de persoonlijke doelstellingen;
  • gaat oplossingsgericht met problemen om;
  • komt zijn afspraken na;
  • brengt ideeën aan om nog effectiever te vergaderen.

Te laat komen niet belonen

Wacht niet tot iedereen er is. Een kwartier wachten is 25 procent van een uur vergadertijd. Met 6 wachtenden is dat al 1,5 uur. In feite beloon je te laat komen door te wachten. Niet doen dus!

Toepassen in jouw praktijk?

Tijdens onze efficiency training, incompany en op je eigen werkplek, leer je hoe u deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan een informatieset aan.

Beslis en bespaar tijd en energie

vrouw_met_pijlen“Doen” is de “missing link” tussen goede voornemens en daadwerkelijke verandering. Iedereen kan belangrijke veranderingen realiseren door zijn werkgewoonten aan te passen. Probeer het eens op een andere manier en zie hoe je tijd en energie kunt besparen.

Beslis nú

Veel mensen komen in tijdnood omdat zij steeds uitstellen en geen besluiten nemen. Lang nadenken om een beslissing te nemen, is vaak niet nodig. Toch doen veel mensen dat, omdat zij alles wat op hun bordje komt met hetzelfde gewicht behandelen.Terwijl sommige zaken veel verdergaande gevolgen hebben dan andere. Daarom: beslis meteen. Van alle besluiten die je op je werk moet nemen, kun je in 80% van de gevallen meteen beslissen.

  • Beslis meteen of je gehoor gaat geven aan een mondeling, post- of e-mailverzoek
  • Maak geen onderscheid tussen klussen die je leuk of juist vervelend vindt

Kun je echt niet meteen beslissen:

  • Identificeer dan welke informatie ontbreekt om wél een besluit te kunnen nemen
  • Plan meteen in hoe je aan die informatie kunt komen
  • Laat betrokkene weten wanneer je hem over je besluit informeert en noteer dat in je agenda

Doe zaken in één keer

Mensen stellen niet alleen uit, zij “kwartetten” ook heel wat op het werk.Herkent je dit? Je komt op  kantoor, pakt een kopje koffie en kijkt eens naar de paperassen op je bureau. Je neemt wat papieren in de hand “besluit” net wat vandaag te doen, als de telefoon gaat. Een kort gesprek, waarna je het stapeltje nog eens doorloopt en je opnieuw “besluit” wat je vandaag gaat doen. Dan komt er even een collega langs of je gaat nog een kopje koffie halen. Na dit intermezzo pak je de papieren weer op…..En intussen heb je niets gedaan! Uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld 8 keer iets in handen nemen voordat ze er iets mee doen. Stop daarom met kwartetten en doe het volgende:

  • Lees een document of e-mail één keer
  • Doe er meteen iets mee: weggooien, meteen afhandelen, inplannen voor later of delegeren
  • Handel kleine zaken meteen af en plan grotere zaken in
  • Archiveer het document of de e-mail meteen

Door meteen te beslissen en zaken maar één keer te doen in plaats van te ‘kwartetten’, bespaar je 30 minuten per dag. Dat zijn 16,5 werkdagen per jaar!

Verminder interne verstoringen

Het menselijk geheugen kan 6-7 onderwerpen tegelijk actief houden voor onmiddellijk gebruik. Maar wat doen wij? We proppen ons geheugen vol met allerlei zaken die we nog moeten doen. Als je die bij elkaar optelt kun je wel tot zo’n 500 activiteiten komen. Die berg onvoltooide bezigheden in je hoofd verstoren je concentratie en putten je uit.Daarnaast vragen ook alle papieren op je bureau ongemerkt jeaandacht: clean desk, weet je wel?. Daar komt bij dat het meestal niet de grote zaken zijn die je aandacht verstoren, maar dat het juist de kleine zaken zijn die je bezighouden. Of beter gezegd je afhouden van je focus. Roep daarom interne verstoringen een halt toe:

  • Breng structuur aan. Leg je activiteiten op één plek vast en noteer wat je moet doen in je agenda of in je takenlijst
  • Archiveer de informatie die bij de klus hoort
  • Houd een clean desk. Ruim zaken die afleiden op. Wat ligt er allemaal op je bureau? Welke geeltjes hangen er aan je beeldscherm?  Wat hangt er aan documenten aan de muur?
  • Handel de kleine, onvoltooide zaken die je een overbelast gevoel geven, meteen af of reserveer tijd ervoor en handel ze dan een voor een af.

Toepassen in je praktijk?

Tijdens onze efficiency training, incompany en op je eigen werkplek, leer je hoe je deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op