Eisenhower: “Tijd plannen is tijd besparen”

Eisenhower prioriteiten
Eisenhower, voormalig opperbevelhebber en president van de VS.

Deze uitspraak vormt de basis voor de nog altijd veel gebruikte Eisenhower prioriteiten matrix. Waarom is deze methode zo populair? Het antwoord is simpel: het prioriteiten schema van Eisenhower is eenvoudig en praktisch en levert tijdwinst, overzicht en rust op.

Plannen is vaak een bron van frustratie omdat anderen zich niet aan afspraken houden. Een realistische werkplanning zorgt dat je in de goede volgorde aan de juiste acties werkt en dat je op remmende factoren anticipeert. Je behoudt ook overzicht en initiatief.

Tijd plannen is tijd besparen

Aan het einde van de werkdag ben je niet toegekomen aan wat je van plan was. Toch heb je echt niet stil gezeten. Doelen vormen de “gids” van je gedrag: wat doe je wel en wat doe je niet. Door heldere doelen te formuleren, zijn resultaten meetbaar en is feedback mogelijk om je eigen acties of die van collega’s te verbeteren of bij te stellen.

Prioriteiten stellen

Werken betekent keuzes maken. Problemen ontstaan als er geen keuzes worden gemaakt. Dan betekent een “a’ soms ‘nee’ en zeggen medewerkers zaken toe die zij niet doen of niet op tijd afkrijgen. Veel mensen geven vooral die zaken aandacht waarvan de deadline (té)dichtbij ligt.

banner-time-management-training

Zo doe je dat:

  • Bepaal het hoofddoel van de afdeling waaraan je verbonden bent.
  • Bepaal daarvan afgeleid het hoofddoel van je functie.
  • Beslis wat je wilt realiseren in een bepaalde periode.
  • Bepaal bij elke activiteit wat het toevoegt aan jouw persoonlijke doel of aan dat van de afdeling.
  • Richt je hierbij zowel op zaken die op de korte als op de lange termijn spelen.
  • Beschrijf je activiteiten zo concreet mogelijk volgens het SMART-principe:
  • Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en gerelateerd aan Tijd.
  • Beslis bij elk doel wat je eerste moment van actie is.

De prioriteiten matrix van Eisenhower is een veelgebruikt schema in trainingen time-management en een handig hulpmiddel om prioriteiten te stellen. Met onze efficiency training helpen we je om beter prioriteiten te stellen in je eigen werk. Met resultaat!

Eisenhower Prioriteiten Matrix

Veel mensen zijn geneigd om belangrijke zaken die in Kwadrant II thuishoren, uit te stellen en werken (te) vaak in Kwadrant I. Als je Kwadrant II maar lang genoeg negeert, komt alles vanzelf in Kwadrant I terecht! Als het goed is, zitten je activiteiten daarom met name in Kwadrant I én II en komt dat ook in je werkplanning tot uiting. Wat in de ene functie tot Kwadrant I behoort, is dat voor de andere functie niet.

Terugblik = vooruitkijken

Neem elke week minstens 30 minuten tijd voor je werkplanning. Doe dit steeds op elke laatste werkdag van de week, dan neem je je werk minder “mee naar huis”.

  • Blik terug op hoe je week verlopen is.
  • Controleer of je alles ontvangen hebt waarop je zat te wachten.
  • Check of er nog belangrijke berichten bij de post zijn.
  • Kijk of je planning voor volgende week nog goed in elkaar zit.
  • Geef die zaken die je in de afgelopen week niet gedaan hebt een nieuwe plek in je agenda.

Eisenhower prioriteiten matrix toepassen in jouw praktijk?

Tijdens onze efficiency training, incompany en op je eigen werkplek, leer je hoe je deze (en vele andere) tips om slimmer te werken snel en gemakkelijk in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direct resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan informatie aan.

PS wil je meer weten over leven en werk van Eisenhower, lees dan dit artikel

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *