Hoe toegankelijk is jouw archief?

gone_fishingDe zoektocht naar informatie kost jaarlijks tonnen. Hoe dat kan? Kantoorpersoneel is gemiddeld zes weken per jaar kwijt met het opsporen van documenten en andere bescheiden. De belangrijkste oorzaak: gegevens verouderen en archieven (papier en digitaal) slibben dicht met allerlei overbodige informatie. Reden voor het Waterland Ziekenhuis in Purmerend haar medewerkers een training te geven.

De hele afdeling P&O van het Waterland Ziekenhuis nam deel aan de efficiency training van Missing Link. “Ik weet nu feilloos waar alles ligt en ben veel minder tijd kwijt met zoeken”. “Mijn nieuwe directory-structuur werkt geweldig: ik zocht me altijd suf ”, waren de enthousiaste reacties. De verhalen werkten aanstekelijk getuige het feit dat ook de clustermanagers, hun secretaresses en de afdelingshoofden aan de slag gingen om efficiënte werkgewoonten aan te leren, e-mail de baas te worden, beter te leren plannen én om papieren en digitale archieven te herstructureren en op te schonen.

Stop met hamsteren

  • Vraag jezelf bij het opruimen niet af óf je de informatie nog eens nodig kunt hebben.
  • Stel jezelf in plaats daarvan de vraag wáár je de informatie binnen je organisatie zou kunnen vinden als je het nodig hebt.. Stel vast wiens rol het is om de informatie te bewaren.
  • Als je twijfelt of je iets moet bewaren, vraag jezelf dan af wat je betrokkenheid is bij het onderwerp.
  • Verplaatst je eens in een ander. Heeft jouw archief zo’n duidelijke structuur dat ook je collega gemakkelijk informatie kan vinden als hij iets bij jou moet zoeken?

Indelen op actualiteit en status

  • Deel informatie in op onderwerp of proces.
  • Hoe vaker je iets nodig heeft, hoe dichterbij het ligt. Niet op je bureau, maar onder handbereik in bijvoorbeeld het ladeblok onder je bureau. In dit zogenaamde werkarchief bewaar je alles waar je dit kwartaal mee bezig bent.
  • Bewaar documenten niet in stapels, maar gebruik een hangmappensysteem.
  • Maak duidelijke labels en gebruik ruime categorieën.
  • Geef informatie die je slechts af en toe nodig heeft, zoals handleidingen en naslagwerken, een plek in het zogeheten referentiearchief.
  • Maak onderscheid tussen die informatie waar je zelf nog iets mee moet en informatie waarbij “de bal even bij een ander ligt:” (je kunt even niet verder omdat je bijvoorbeeld op antwoord wacht). Maak voor die zaken een “afwachten-map”.

Regelmatig onderhoud

Een goed archief vergt regelmatig onderhoud. Veel mensen gunnen zichzelf echter de tijd niet om op te ruimen.

  • Leg op je bureau slechts die zaken waar je nu mee bezig bent.
  • Noteer na elke vergadering eventuele acties en ruim de stukken meteen op.
  • Ruim aan het eind van elke werkdag je bureau op geef alles een plek in het archief als je geen tijd heeft om direct na een bespreking te archiveren.
  • Loop eens in de 3 maanden je werkarchief door en kijk wat er eventueel weg kan. Plan deze actie in je agenda.
  • Loop eens in de 6 maanden eens kritisch door je referentiearchief. Plan ook deze actie in je agenda.

Vergeet je PC niet!

  • Deel informatie in op onderwerp of proces en niet in het programma (Word, Excel, PowerPoint) waarin het document gemaakt is.
  • Deel informatie in op actualiteit en status.
  • Hanteer in je PC dezelfde indeling als voor je papieren archief.
  • Bedenk voor gemeenschappelijke digitale archieven een structuur die maar voor één uitleg vatbaar is.
  • Benoem één persoon die het gemeenschappelijke digitale archief beheert.

Tot slot

  • 45% van al je papier wordt ook elders binnen je organisatie bewaard.
  • 85% van de papieren die je bewaart wordt nooit meer ingezien.
  • 10% van je tijd wordt besteed aan het zoeken naar informatie.
  •  Kortom, legio mogelijkheden om kosten en tijd te besparen

Toepassen in je praktijk?

Tijdens onze efficiency training, incompany en op je eigen werkplek, leer je hoe je deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan een informatieset aan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *