Klachtenregeling Missing Link

Klachtenregeling Missing Link

Inleiding

Missing Link hecht aan tevreden relaties. We werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening. In onze werkwijze hanteren we de beroepscode van NVO2. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Ben je ontevreden over één van onze medewerkers, over onze dienstverlening of over wat voor aspect van onze organisatie dan ook, laat ons dat dan zo snel mogelijk weten. Je opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we naar een passende oplossing. We zullen je klacht vertrouwelijk behandelen.

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost. Wij verzoeken je daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het onze voorkeur dat je eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heb je redenen om dit niet te willen, dan kunt je ook contact opnemen met Gerard Molenkamp via info@missing-link.nl  of 075 – 737.01.61.

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is je probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens jou niet voor een gesprek, dan kun je de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan via het formulier dat je hier (PDF) kunt downloaden. Je kunt het ingevulde formulier daarna verzenden ter attentie van Gerard Molenkamp. Overigens kun je er ook voor kiezen om de klacht telefonisch aan ons door te geven. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat je de klacht wil laten behandelen via de officiële klachtenprocedure. Wij zullen dan het klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen en je ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken je één exemplaar ondertekend te retourneren.

Verloop procedure

De gang van zaken is daarna als volgt: Gerard Molenkamp zal je klacht behandelen en met jou en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hem niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen 5 werkdagen de ontvangst van je klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal hij ook contact met je opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kun je om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd. Doelstelling is om je klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan word je over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt je na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Overige aspecten klachtenregeling

Alle aspecten van de afhandeling van je klacht zullen worden vastgelegd en gedurende een periode van 3 jaar worden bewaard. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van je formele klacht word je daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Raad van Toezicht NVO2

Indien je onverhoopt van mening bent dat je klacht door ons niet afdoende is behandeld, dan kun je over het niet naleven van de beroepscode NVO2 een klacht indienen bij de Raad van Toezicht van NVO2, bereikbaar via info@nvo2.nlDe uitspraak van de Raad van Toezicht van NVO2 is bindend voor Missing Link.