Slimmer vergaderen met deze vergadertips

Professionals vergaderen gemiddeld 6,5 – 8 uur week. Dan zit je circa 2 maanden non-stop te vergaderen per jaar. Per persoon. Dat is nogal wat, zeker als je bedenkt dat een deel van de werkenden dik boven dat gemiddelde uitkomt. En wat leveren al die vergaderuren ons op? Daar word je ook niet vrolijk van: 44% van de werknemers twijfelt aan het nut van de helft of meer van de vergaderingen, heeft er een hekel aan, vindt dat ze te lang duren, dat ze nergens over gaan en ergert zich aan collega’s die intussen ander dingen zitten te doen. En toch vergaderen we maar door.

Vergaderen

Vergaderen omdat het moet?

Zeg eens eerlijk, hoe vaak heb jij nu het gevoel dat een vergadering echt nuttig was? Of dat jullie concrete acties hebben afgesproken? Regelmatig horen we van deelnemers aan onze trainingen dat ze overdag nergens aan toe te komen, want ze zitten de hele dag in vergadering. Dus moeten zij iedere avond er nog een paar uur tegenaan om e-mails te beantwoorden, stukken te lezen enz. enz.

Je vergeet soms in alle hectiek eens stil te staan bij de toegevoegde waarde van een bespreking. Je accepteert automatisch het vergaderverzoek. En zegt er bijvoorbeeld ook niets van als vergaderstukken pas op het allerlaatste moment worden toegezonden (en bijna iedereen zich dus slecht heeft voorbereid), besprekingen niet op tijd beginnen of uitlopen. Met als effect dat jij op jouw beurt weer te laat op een andere afspraak komt….

Vergadering

Vergaderen kan echt anders

Check je vergadering met deze vragen:

  1. Vanuit welke expertise of verantwoordelijkheid moet ik deelnemen aan deze vergadering?

Anders geformuleerd:

  1. Wat gaat er mis in mijn werk als ik niet deelneem aan deze vergadering?
  2. Wat gaat er mis in het werk van andere deelnemers als ik niet deelneem aan deze vergadering?

Kun je geen goed antwoord op deze vragen geven, dan heb je alle reden om je voor deze vergadering af te melden.

Heeft deze vergadering voor jou wel toegevoegde waarde (brengen en/of halen), dan kun je met elkaar naar de agenda, de vergaderfrequentie en de vergadertijd gaan kijken. Dat kan veel tijdwinst voor iedereen opleveren.

Een rekenvoorbeeld:

Er is wekelijks een werkoverleg onder leiding van de teamleider met 6 medewerkers. Op papier duurt dat 1 uur, maar het loopt meestal uit tot 1,5 uur.

Deze vergadering kost in totaal: 48 vergaderingen x 7 deelnemers x 1,5 uur = 504 uur vergadertijd.

 

 MaatregelTijdwinst

 

X

X

De vergadertijd terugbrengen van 1,5 uur naar 1 uur door efficiënter te vergaderen: 48 x 7 x 1,0 uur = 336 uur
x
504 – 336 = 168 uur

 

X

X

De frequentie terugbrengen van wekelijks naar tweewekelijks: 24 x 7 x 1,0 uur = 168 uur

X

336 – 168 = 168 uur

3.

X

X

X

X

De agenda stroomlijnen door bijvoorbeeld 12x per jaar met 7 deelnemers 1 uur te vergaderen en 12x per jaar met 4 deelnemers:

12 x 7 x 1,0 uur =   84 uur

12 x 4 x 1,0 uur =   48 uur

xxxxxxxxxxxxxxxx132 uur

 

168 – 132 =   36 uur
Totale tijdwinst voor deze vergadering    xxx           372 uur (46 dgn)

Veel mensen nemen aan meerdere regelmatig terugkerende overleggen (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, enz.) deel. Wanneer je deze aanpak toepast op al die vergaderingen, dan krijg je serieus veel tijd vrij die je kunt besteden aan zaken waar je nu onvoldoende aan toekomt.

Neem deze Checklist Vergaderen eens  door om te zien of alle vergaderingen waaraan je nu deelneemt wel zo efficiënt verlopen. En maak dat bespreekbaar. Of zet de manier waarop jullie vergaderen eens op de agenda van de volgende vergadering. En laat iedereen de checklist invullen. Wedden dat jij niet de enige bent die vindt dat het beter kan?

Korter en slimmer vergaderen: gratis vergadertips

Werk je te hard en wil je meer tijd voor jezelf?

Schrijf je dan in voor onze time management trainingen met open inschrijving.

Of  vraag informatie aan over onze in-company time management trainingen.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *