Tag: E-mail

E-mail behandelen: 5e meest vervelende managementtaak

E-mailverkeer in een zakelijke omgeving lijkt zich steeds meer te ontwikkelen tot tijdvreter nummer 1 en steeds minder te voldoen als efficiënt communicatiemiddel zoals het oorspronkelijk bedoeld was. Omdat het zó gemakkelijk is, overladen we elkaar ermee. Met als gevolg dat het ons dagelijks teveel tijd kost en de nodige irritatie oplevert. Uit de dagelijkse trainingspraktijk van Missing Link blijkt dat het veel managers en medewerkers simpelweg ontbreekt aan voldoende basiskennis over de slimme mogelijkheden van programma’s zoals Outlook, GroupWise en LotusNotes. Hierdoor blijven er vele kansen om efficiënter en effectiever te werken met deze programma’s onbenut. Combineer de onvoldoende kennis met de exponentiële toename in de hoeveelheid email die we elkaar “aandoen” en de wijze waarop we ons laten “leiden” door e-mail en de contouren van het probleem worden duidelijk.

Volgens een online onderzoek van Management Team staat Post en e-mailbehandeling inmiddels op de vijfde plaats van meest vervelende managementtaken na Reizen in binnen- en buitenland, Mediarelaties en Boekhoudkundige werkzaamheden.

Al eerder stelde Guus Pijpers in zijn proefschrift “Senior executives use of information technology” vast dat het in de top van het bedrijfsleven maar matig gesteld is met de IT-vaardigheden van managers. Hij ondervroeg 87 topmanagers van 21 multinationale ondernemingen. Een paar voorbeelden: een manager die 1400 mailtjes in haar inbox heeft en niet weet hoe de berichten na lezing te selecteren, op te slaan of weg te gooien. En de manager die alle e-mail laat uitprinten door de secretaresse, de uitgeprinte mails leest, corrigeert of beantwoordt met pen en vervolgens de secretaresse laat terugmailen.

Het gezaghebbende dagblad The Guardian noemt zelfs nog verdergaande gevolgen van een verkeerd emailgebruik naar aanleiding van een onderzoek door TNS Research in opdracht van Hewlett Packard. Daaruit komt naar voren dat het probleem niet zozeer in de e-mail zelf zit, maar vooral in de voortdurende verstoringen in het werkproces, die nadelig zijn voor de productiviteit en enorm afleiden.

Enkele uitkomsten die herkenbaar zijn en juist daarom tot nadenken stemmen:

  • Ruim 60% van de werkers checkt zijn zakelijke email ook buiten werktijd en zelfs tijdens vakantie.
  • 50% voelt zich genoodzaakt binnen 1 uur te reageren op iedere binnenkomende e-mail.
  • 20% onderbreekt een vergadering of andere bijeenkomst om te antwoorden op een e-mail.
  • 90% vindt dit onbeleefd, maar 30% ziet het toch ook als blijk van toewijding en efficiency.

Dat dit een ongedisciplineerde, ad hoc werkwijze zonder focus oplevert , mag duidelijk zijn. Evenzeer dat de kwaliteit van het werk hierdoor gevaar loopt. Maar wat te denken van gevoelens van uitputting, stress en te hoge werkdruk die door dit gedrag veroorzaakt worden? Bovengenoemde verschijnselen treffen we vaak aan bij de start van onze efficiency training, vergezeld van een machteloos “zo gaat het nu eenmaal”.

Het overstelpende aanbod van e-mail is inderdaad een harde realiteit waar we niet omheen kunnen, maar waar we wel op een veel verstandiger manier mee kunnen leren omgaan. Wie Missing Link kent, weet dat wij in onze trainingen de cursisten veel praktische adviezen over een efficiënter en effectiever gebruik van e-mail geven om het email-leed te bestrijden.

Wil je meer weten over hoe Missing Link uw organisatie zou kunnen helpen? Neem gerust contact met ons op.

Missing Link helpt bij ontwikkelen E-mail Bedrijfsprotocol

Vaak zijn er binnen organisaties geen duidelijke afspraken over het gebruik van e-mail: in welk geval stuur je een e-mail, moet je iets doen als iemand je cc’t, wie stuur je een cc en wie niet, hoe ga je om met fun-mail, binnen hoeveel tijd wordt je geacht te reageren op een e-mail van een externe relatie en hoe zit dat met interne mails enz. enz. Vaak geven individuele medewerkers hun eigen antwoorden op deze vragen en ontbreekt het vanuit de organisatie aan een duidelijke richtlijn en duidelijke “spelregels”.

Missing Link kan je adviseren bij het ontwikkelen en introduceren van een op maat gesneden E-mail Bedrijfsprotocol. Interesse? Neem dan gerust contact met ons op.