Tag: Lotus Notes

Relaxed op vakantie, hoe doe je dat? 8 vederlichte tips

Je hebt vakantie nodig om de zinnen eens goed te kunnen verzetten en om de accu weer helemaal op te laden. Dat lukt alleen maar als je de deur van je kantoor met een gerust hart helemaal dicht kunnen trekken. En dat kun je wanneer je de belangrijke lopende zaken goed geregeld hebt met collega’s, je hoofd hebt geleegd en er ook voor hebt gezorgd dat je na je vakantie niet weer meteen overspoeld wordt.

Strandstoel

Waar is mijn vakantiegevoel gebleven?

Herken je dat? Net terug van vakantie is het net alsof je nooit bent weg geweest:

  • je Inbox puilt uit met honderden e-mails
  • je wordt alweer in ettelijke vergaderingen verwacht
  • collega’s die iets hadden moeten doen, hebben dat niet gedaan
  • na 2 dagen lijkt je vakantie alweer eeuwen geleden….

Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je niet bol van de stress op vakantie gaat en bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt pakken. We hebben 8 tips voor je.

1. Draag over aan een collega

  1. Draag lopende zaken zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
    –  de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
    –  waar relevante informatie te vinden is
    –  wie er direct betrokken zijn, met hun contactgegevens
    –  naar wie, indien nodig, geëscaleerd kan worden
  2. Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om op jouw beurt weer zaken terug overgedragen te krijgen

2. Doe een braindump en denk vooruit

  1. Neem de tijd om zaken die je na je vakantie wilt doen, op te schrijven of vast in te plannen. Een Masterlist voor Acties of een To-do lijst helpt je om zaken uit je hoofd te zetten
  2. Weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren
  3. Stel het moment van het ophalen van je zakelijke e-mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat
  4. Plan daarom vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf op de dag van de eerste werkdag na je vakantie
  5. Gebruik deze afspraak om je e-mails te behandelen, stukken te lezen enz. enz. Zodat je weer helemaal bij bent
  6. Blokkeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken

3. Laat weten dat je op vakantie bent

Stel een Out-of-Office-reply in voor de periode dat je weg bent. Volg onderstaande link voor een stap-voor-stap instructie:

Instellen Out-of-Office-reply in Outlook

Instellen Out-of-Office-reply in Lotus Notes

  1. Vraag eventueel dringende e-mails opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!
  2. Geef in je boodschap aan dat je pas kunt reageren na datum van terugkomst
  3. Zet de datum van je terugkomst eventueel een dagje later. Zo creëer je ruimte om bij te praten, je e-mails weg te werken enz.
  4. Vermeld de contactgegevens van de collega die je eventueel waarneemt

4. Gebruik Regels in Outlook

  1. Je kunt een regel instellen zodat alle e-mails automatisch worden doorgestuurd naar je collega die jou tijdens je vakantie vervangt. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht
  2. Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je hebt aangemaakt. Schakel daarnaast je Afwezigheidsassistent in

Klik hier voor een stap-voor-stap instructie voor het instellen van een Regel zoals bij 4.1 in Outlook 2010 en 2013.

5. Machtig je collega

Wil je niet alle e-mails naar je collega doorsturen, maar verwacht je tijdens je vakantie wel bepaalde e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega ook machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Machtiging instellen in Outlook

Machtiging instellen in Lotus Notes

Je kunt ook een map aanmaken waarin je collega alle mail plaatst die hij/zij heeft afgehandeld.

6. Vakantietips voor thuis

Hieronder nog wat handige tips om ook thuis je zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:

  1. Een to-do lijst helpt om je acties te ordenen en te voorkomen dat er nog van alles op het laatste nippertje moet gebeuren. Elke dag een paar acties afvinken en hopla, je bent wéér een stapje dichter bij een ontspannen vakantie!
  2. Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
  3. Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan. Al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
  4. Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
  5. Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
  6. Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
  7. Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.

7. Plan vast leuke dingen voor na je vakantie

Om je vakantiegevoel toch een beetje vast te houden kan het helpen om vast een paar leuke dingen in te plannen voor na je vakantie. Bijvoorbeeld alvast een avond reserveren voor de bioscoop of een leuk restaurant. Of voor de herfstvakantie alvast wat leuke activiteiten uitzoeken. Wat leuk is, is voor iedereen weer anders. Waar het om gaat is dat je er nu voor zorgt dat je leuke dingen in het vooruitzicht hebt.

8. Kijk terug en geniet: een Ta-da lijst in plaats van een To-do lijst

De zomerperiode is vaak ook een periode van bezinning. Je blikt teug op de afgelopen maanden en denkt na over wat je na de zomer (anders) wilt doen. Als we terug blikken, staan we vaak terug bij wat er niet goed ging. Maar het is ook goed om stil te staan bij wat er wél goed ging. Wat heb je bereikt, waar ben je trots op, wat ging er goed? Maak eens een lijstje van al deze zaken. Zo’n Ta-da lijst geeft je een goed gevoel. En het kan je ook helpen om je koers te bepalen voor de komende zes maanden en daarna.

 Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Machtiging instellen in Lotus Notes 8.5

Je kunt collega’s toegang geven tot je mailbox, agenda, contacten of takenlijst. Je kunt per persoon de rechten bepalen, bijvoorbeeld “alleen lezen” of “ook wijzigen” enz. Je kunt iemand permanent machtigen of alleen voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld tijdens je vakantie.

Om een collega te machtigen om je  e-mails te lezen, voer je de volgende stappen uit:

  • Klik in de agenda op More, Preferences, Access and Delegation
  • Klik op de tab Access to Your mail and Calendar
  • Klik op Add en selecteer  de persoon of groep personen uit het adresboek
  • Selecteer bij Components de door jou gewenste opties
  • Selecteer bij Access de rechten die je wilt toekennen
  • Klik OK

Als je een groep hebt gekozen, dan gelden de door jou gekozen rechten voor alle groepsleden. Als je wilt dat een groepslid andere rechten krijgt, dan moet je dat voor deze specifieke persoon apart instellen.

Disclaimer
Missing Link is niet verantwoordelijk voor welke gevolgen dan ook van het gebruik van de hier beschreven informatie. Neem bij vragen contact op met de systeembeheerder of IT-verantwoordelijke binnen uw organisatie.

In jouw praktijk toepassen?

Tijdens onze time management trainingen met open inschrijving of in-company, leer je hoe je deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direct resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan meer informatie aan.

Out-of-Office reply instellen in Lotus Notes 8.5

Dus je bent er binnenkort even niet? We helpen je graag om je Out-of-Office in te stellen in Lotus Notes. Één van onze tips om slimmer te werken met Lotus Notes.  Zodat je straks met een gerust hart Out-of-Office kunt gaan.

Out-of-Office reply instellen in Lotus Notes 8.5

  • Klik in je agenda More, Out of Office
  • Geef aan in welke periode je afwezig bent
  • Bij het tabblad Standard Notification staat bij Body al een standaard tekst ingevuld. Je kunt in het veld eronder nog aanvullende tekst kwijt
  • Eventueel kun je onder het tabblad Alternate Notification een alternatief bericht opnemen dat alleen aan bepaalde personen wordt gestuurd
  • In het veld To kun je selecteren wie dit bericht zal ontvangen
  • Onder het tabblad Exclusions kun je aangeven welke uitzonderingen er zijn, bijv. berichten van bepaalde personen of berichten met een bepaald onderwerp ontvangen geen standaard antwoord
  • Klik bovenin op Enable and Close om de Out of Office aan te zetten

Wil je ook de rest van het jaar je zaken goed geregeld hebben?

Werk je te hard en wil je meer tijd voor jezelf? Wil je meer ruimte voor de zaken die voor jou echt belangrijk zijn? Heb je al vaker gedacht dat je minder afgeleid wil worden en gewoon wil kunnen doen wat je je had voorgenomen? Stel het dan niet langer uit en gun jezelf dan onze time management training.

 

€ 300 korting voor relaties

Werk je te hard en wil je meer tijd voor jezelf? Wil je meer ruimte voor de zaken die voor jou echt belangrijk zijn? Heb je al vaker gedacht dat je minder afgeleid wil worden en gewoon wil kunnen doen wat je je had voorgenomen? Stel het dan niet langer uit en gun jezelf dan onze time management training.

De prijs voor de open inschrijving training is € 1.295. Omdat je relatie bent van Missing Link heb je een streepje voor en geven we je nu € 300 korting en betaal je maar € 995. Wel boeken vóór 5 september 2017.

 

Plus 15% collega-korting

Schrijf je samen met een collega in voor dezelfde training, dan krijgen jullie elk 15% korting en betaal je geen € 995 maar slechts € 845. Wil je profiteren van deze kortingen, boek dan vóór 5 september 2017. Wil je even overleggen, bel ons dan op 020 – 419 1527.

 

Een time management training met resultaat

Een intensieve 2-daagse training aan het Amsterdamse IJ. Het blijft niet bij mooie voornemens, want je boekt resultaten waar je echt wat aan hebt:

  • een lege Inbox,
  • een agenda met ‘lucht’,
  • een opgeruimd hoofd
  • en op tijd naar huis. 

Wie wil dat nou niet? De volgende open inschrijving time management training start op 21 september. Schrijf je nu in en profiteer van de korting.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.