Tag: Time management

Goede voornemens: 8 tips om ervoor te zorgen dat het dit jaar wél lukt!

goede voornemens

Lees verder

4 tips om met een gerust hart op vakantie te kunnen gaan

Vakantie betekent ‘vrij van verplichtingen’. En dat is meteen het probleem: bij veel mensen gaan de verplichtingen – al is het maar in het hoofd of via het dagelijks toch even de mail checken – gewoon mee op vakantie. Terwijl het juist zo goed is om die verplichtingen achter je te laten, even helemaal bij te komen en de accu weer op te laden. Om volop te genieten van je vakantie. Dat lukt alleen maar als je vertrekt met het geruste gevoel dat je alles goed geregeld hebt.

Disclaimer

  • De tips in deze blog zijn niet bestemd voor mensen die tijdens hun vakantie wél willen blijven mailen, bellen en whatsappen met collega’s, klanten of leveranciers onder het motto ‘niet omdat het moet, maar omdat ik niet anders kan en wil’.
  • De tips in deze blog zijn ook niet bestemd voor mensen die voor, tijdens en na hun vakantie alles gewoon nemen zoals het komt en gaan waar de wind hen waait.
  • Het toepassen van deze tips kan voor hen ongewenste bijwerkingen hebben.

Voorkom een ‘post-vakantie-depressie’

Herken je dat? Net terug van vakantie en het is alsof je nooit bent weggeweest:

  • je Inbox puilt uit met honderden e-mails
  • in je eerste week staan er al weer 6 vergaderingen in je agenda
  • collega’s die iets hadden moeten doen, blijken dat niet gedaan te hebben
  • … en zijn nu (uiteraard) zelf op vakantie zodat jij het alsnog moet oplossen

Problemen voorkomen kost minder tijd dan problemen oplossen

Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt gaan pakken.

Voordat je weggaat

  • Begin 1-2 weken voordat je vertrekt met je voorbereiding zodat niet alles op de laatste vrijdagmiddag aankomt.
  • Werk losse eindjes zoveel mogelijk weg en plan de rest voor na je vakantie.
  • Draag lopende zaken een week voordat je vertrekt zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
    • de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
    • waar relevante informatie te vinden is
    • wie er direct betrokken zijn, met hun contactgegevens
    • naar wie – indien nodig – geëscaleerd kan worden
  • Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om zaken weer terug overgedragen te krijgen.

Na je vakantie

  • Plan vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf op de eerste werkdag na je vakantie.
  • Neem hier ruim de tijd voor, minstens een halve dag.
  • Markeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken.
  • Gebruik die tijd om je e-mails te behandelen, bij te praten en ook om je planning en prioriteiten voor de komende dagen bij te werken.

Laat weten dat je op vakantie bent

Stel een Out-of-office-reply in voor de periode dat je weg bent.

  • Geef in de boodschap aan wanneer je weer kunt reageren op e-mails.
  • Vermeld eventueel de contactgegevens van de collega die je waarneemt.
  • Sta even stil bij de toon van je boodschap:
    • Met teksten als “uw e-mail wordt niet gelezen en niet doorgestuurd” maak je geen vrienden.
    • Maak in plaats daarvan een tekst zoals je zelf toegesproken wil worden.
    • Je kunt voor externe relaties en collega’s de toon en inhoud van je boodschap aanpassen.

Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Een collega machtigen om je e-mail te monitoren

Verwacht je tijdens je vakantie e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Vakantietips voor thuis

Voor jouw gemak hieronder nog wat handige tips om ook thuis de zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:

  • Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
  • Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan: al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
  • Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
  • Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
  • Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
  • Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.

Misschien wel het moeilijkste

  • Weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren.
  • Trek de deur van je kantoor mentaal even helemaal dicht.
  • Stel het moment van het ophalen van je zakelijke mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat.

Het team van Missing Link wenst je een geweldige vakantie!

Hoe kunnen jij en je collega’s met een gerust hart onbereikbaar zijn?

60 procent van de werkgevers wil dat werknemers buiten werktijd bereikbaar zijn. 80% van de werknemers wil juist onbereikbaar zijn buiten werktijd. Mailtjes, sms’jes of appen met collega’s tot laat in de avond of in het weekend leiden tot een steeds vagere grens tussen werk en privé. Dit kan uiteindelijk leiden tot een burn-out. Lodewijk Asscher wil daarom dat werknemers na werktijd onbereikbaar moeten kunnen zijn voor hun baas. Wat kunnen we leren van BMW, Daimler en VW?

Cijfers over bereikbaarheid buiten werktijd

  • 60 procent van de werkgevers wil dat werknemers buiten werktijd bereikbaar zijn
  • 80% van de werknemers wil buiten werktijd niet bereikbaar zijn voor de werkgever
  • Werknemers die altijd bereikbaar zijn, raken na twee jaar chronisch oververmoeid

Risico’s van oververmoeidheid

Er zijn 5 goede redenen waarom je niet structureel te lang moet werken:

  • je concentratievermogen neemt af
  • je productiviteit loopt terug
  • je maakt meer fouten
  • je wordt sneller ziek
  • het risico op langdurige uitval neemt toe

Bereikbaar niet omdat het moet, maar omdat het kan

De techniek maakt de voortdurende bereikbaarheid mogelijk. Dit heeft zeker voordelen: je kunt overal en op ieder moment werken en bent lekker flexibel. Tegelijk schuilt hierin een enorme valkuil, want het zorgt er ook voor dat je je werk niet loslaat en te weinig ontspant.

Bereikbaarheid kun je zelf regelen met de AAN/UIT knop. De vraag is of je dat ook wilt. FoMO (Fear of Missing Out) is voor veel mensen de reden dat ze voortdurend online willen zijn.

Sociale druk en onzekerheid over je baan

Veel mensen zijn door schuldgevoel of groepsdruk ook laat in de avond en in het weekend nog bezig met hun e-mail of apps van collega’s. “Iedereen doet het, dus doe ik ook mee om niet buiten de boot te vallen”.

Er is ook een andere reden: veel werkenden hebben weinig zekerheid over hun inkomen omdat

  • ze van tijdelijk contract naar tijdelijk contract gaan
  • ze zich als zzp-er moeten verhuren of als oproepkracht een 0-uren contract hebben
  • hun vaste baan bij iedere reorganisatie op het spel kan komen te staan

Je maakt dan de keus om altijd bereikbaar te zijn om je werk voor volgende maand of volgend jaar veilig te stellen. Een keus om te overleven.

Wat is het beleid van BMW en Daimler?

Asscher wil dat bedrijven met 50 medewerkers of meer hierover overleg gaan voeren met vakbonden en ondernemingsraden. Hij heeft zich laten inspireren door Duitse bedrijven, die al langer bezig zijn om de werkdruk te beteugelen.

Bedrijven zoals BMW, Daimler en VW vinden dat medewerkers buiten werktijd niet met hun werk bezig moeten zijn en dat managers niet moeten proberen medewerkers toch te laten werken buiten werktijd en hebben dat tot bedrijfsbeleid gemaakt. Daimler heeft het zelfs zo geregeld dat werknemers na 18.00 uur geen werkmail meer kunnen lezen.

Je kunt dit zien als betutteling, maar door zo’n regeling maak je als bedrijf aan medewerkers en leidinggevenden wel heel duidelijk wat de bedoeling is.

Vier simpele afspraken

  1. We bellen niet na werktijd

  2. We sturen geen e-mails na werktijd

  3. We sturen geen appjes na werktijd

  4. Bij e-mails binnen werktijd verwachten we niet onmiddellijk een antwoord

Wat doe ik?

  1. en ik doe dat ook niet

  2. en ik doe dat ook niet

  3. en ik doe dat ook niet

  4. en ik doe dat ook niet

Met deze 4 afspraken kom je een heel eind in je team. De afspraken zijn eenvoudig en duidelijk. Iedereen zal het ermee eens zijn. Je kunt ze zo op het intranet zetten. Maar dan begint het pas.

Valkuil

Als je je medewerkers aanspreekt op afspraken die je zelf voortdurend schendt, dan levert dat veel irritatie op. En wordt je per dag ongeloofwaardiger.

Zelf consequent het goede voorbeeld geven is in het begin moeilijk. Maar het levert wel het gewenste resultaat en bevordert bovendien enorm de goede sfeer, op het werk en thuis.

Wil jij ook wat vaker onbereikbaar zijn?

Ben je op zoek naar een betere balans werk-prive? Vind je het ook moeilijk om op de UIT-knop te drukken? Heeft alles prioriteit? Heb je moeite met “nee” zeggen? Dan is onze training iets voor jou. Je leert je grenzen beter bewaken, je ervaart hoe prettig het is om met timeboxen te werken. Je Inbox is leeg voordat je naar huis gaat en je hebt een agenda met “lucht”.

Welke resultaten we nog meer voor je in petto hebben lees je hier

Op 14 maart 2017 start onze time management training met open inschrijving. Hard werken, maar met uitzicht op het Amsterdamse IJ. Dat dan weer wel.

time management training aan het IJ

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

P.S.

Ken je nog anderen die wat kunnen hebben aan deze tips? Deel deze blog dan alsjeblieft.

Waar bén je dan zo druk mee?

Als iemand je die vraag stelt, val je misschien even stil. Zeker als het je leidinggevende of je partner is. Je hebt toch al zo vaak aangegeven “dat het niet te doen is”. Luisteren ze dan niet? Kennelijk is het antwoord voor hen niet zo duidelijk als het voor jou is.

Alhoewel, heb je eigenlijk zelf wel scherp waar je zoal mee bezig bent, vandaag, deze week, deze maand?

Of denk je regelmatig:

“Wat heb ik nou eigenlijk de hele dag gedaan?”

“Hoe komt het dat ik ’s-avonds uitgeput op de bank lig en nergens meer puf voor heb?”

druk, druk, druk
niet harder werken maar slimmer werken

Wat zijn jouw 1001 dingen?

“Ik heb het heel druk met m’n werk” zullen de meeste mensen antwoorden.

En waarmee ben je dan zo druk? Je noemt uit je hoofd een aantal dingen op en realiseert je dat je van die paar dingen nooit zo moe kunt zijn. Wat heb je dan nog méér gedaan?

Je kijkt in je agenda en ziet een paar vergaderingen staan. Maar je ziet ook grote lege stukken in je agenda. Wat heb je dan in die tijd gedaan? Getelefoneerd? Met wie dan en waarover? E-mails beantwoord? Ja, dat in ieder geval, meer dan je lief is. Maar ben je daar echt zo druk mee? En was het echt allemaal zo belangrijk? Voor jou dan.

Zo gaat het bij veel professionals. Onze dagen vullen zich met 1001 dingen die we proberen zo goed mogelijk te doen. Zonder ons af te vragen of al die dingen wel bij onze rol horen. En of ze wel zo belangrijk zijn. En of ze inderdaad vandaag nog gedaan moeten worden.

Nog lastiger wordt het als je jezelf de vraag stelt of die 1001 dingen wel tot de kerntaken horen waar je voor aangenomen bent. En in welke mate ze bijdragen aan de doelstellingen die je met jezelf of met je omgeving hebt afgesproken.

social media: less is more

tweerichtingen

Jij kiest

Zolang je hier voor jezelf geen duidelijkheid in creëert, blijf je ’s-avonds doodmoe op de bank liggen en blijf je gestrest en ongelukkig. Als JIJ daar verandering in wilt, dan zul JIJ wat moeten doen. Of berusten in je lot en gaan waar de wind je heen waait.

In 7 stappen alles op een rijtje

Hoe maak je inzichtelijk waar je zo druk mee bent? Hoe concreter hoe beter.

  1. Schrijf op wat je kerntaken zijn en welke resultaten daarbij verwacht worden. Je kerntaken vind je in de omschrijving van je rol of in je functieprofiel. Bij de meeste rollen gaat het om 6 à 7 kerntaken. Zijn sommige kerntaken onduidelijk? Bespreek dit.
    xx
  2. Is het duidelijk welke resultaten van je verwacht worden? Wat is er afgesproken? En wanneer moet je deze resultaten leveren? Zijn er geen resultaten afgesproken, waar word je dán op afgerekend? Bespreek dit.
    xx
  3. Maak dan een compleet overzicht van wat er allemaal op jouw bord ligt in de komende 3 à 4 maanden. Haal die informatie uit je agenda, je actielijst(en), je Inbox, notulen van vergaderingen enzovoorts. En doe een brain dump van wat je aan to-do’s in je geheugen meedraagt en nog niet hebt genoteerd. Maak een inschatting van de tijd die al deze acties je kosten. Let op, als er taken bij staan die niet bij jouw rol horen, markeer die om te bespreken.
    xx
  4. Laat eens goed op je inwerken wat je allemaal hebt opgeschreven. Geen wonder dat je ’s-avonds zo moe bent. Besluit of je op de oude voet door wil gaan, of dat je de regie terug pakt.Wil je alles bij het oude laten, dan kun je nu stoppen. Ben je het zat en wil je het anders, ga dan verder met stap 5.
    xx
  5. Breng iedere activiteit onder bij één van je kerntaken. Beoordeel of alle taken wel echt bij jouw rol passen. Ligt er teveel op je bord? Maak dan keuzes, bepaal de prioriteiten en draag over waar mogelijk.
    xx
  6. Plan de grote taken (1/2 uur en meer) in je agenda en zet de kleine taken op je takenlijst en geef ze een deadline. Nu zie je heel snel waar je nog wel ruimte hebt en waar niet.
    xx
  7. Stamp je agenda niet barstensvol, maar plan iedere dag minstens 1,5 niets: voor zaken die langer duren of onverwachte zaken waar je echt onmiddellijk op moet reageren.xx

Werk je (te) hard en wil je meer tijd voor jezelf?

Schrijf je dan in voor onze time management trainingen met
open inschrijving.

Of  vraag informatie aan over onze in-company time management trainingen.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Waarom ik altijd zo droef word van potchrysanten

Bolchrysanten (groep)

Veel mensen willen het na de vakantie anders aanpakken: alles op orde krijgen, minder stressen, minder overwerken, meer tijd met familie en vrienden doorbrengen, enzovoorts. Maar vaak blijft het bij goede voornemens. En voor je het weet lijkt je vakantie alweer eeuwen geleden en zie je jezelf alleen maar rennen en draven.

Lees verder

Relaxed op vakantie, hoe doe je dat? 8 vederlichte tips

Je hebt vakantie nodig om de zinnen eens goed te kunnen verzetten en om de accu weer helemaal op te laden. Dat lukt alleen maar als je de deur van je kantoor met een gerust hart helemaal dicht kunnen trekken. En dat kun je wanneer je de belangrijke lopende zaken goed geregeld hebt met collega’s, je hoofd hebt geleegd en er ook voor hebt gezorgd dat je na je vakantie niet weer meteen overspoeld wordt.

Strandstoel

Waar is mijn vakantiegevoel gebleven?

Herken je dat? Net terug van vakantie is het net alsof je nooit bent weg geweest:

  • je Inbox puilt uit met honderden e-mails
  • je wordt alweer in ettelijke vergaderingen verwacht
  • collega’s die iets hadden moeten doen, hebben dat niet gedaan
  • na 2 dagen lijkt je vakantie alweer eeuwen geleden….

Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je niet bol van de stress op vakantie gaat en bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt pakken. We hebben 8 tips voor je.

1. Draag over aan een collega

  1. Draag lopende zaken zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
    –  de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
    –  waar relevante informatie te vinden is
    –  wie er direct betrokken zijn, met hun contactgegevens
    –  naar wie, indien nodig, geëscaleerd kan worden
  2. Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om op jouw beurt weer zaken terug overgedragen te krijgen

2. Doe een braindump en denk vooruit

  1. Neem de tijd om zaken die je na je vakantie wilt doen, op te schrijven of vast in te plannen. Een Masterlist voor Acties of een To-do lijst helpt je om zaken uit je hoofd te zetten
  2. Weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren
  3. Stel het moment van het ophalen van je zakelijke e-mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat
  4. Plan daarom vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf op de dag van de eerste werkdag na je vakantie
  5. Gebruik deze afspraak om je e-mails te behandelen, stukken te lezen enz. enz. Zodat je weer helemaal bij bent
  6. Blokkeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken

3. Laat weten dat je op vakantie bent

Stel een Out-of-Office-reply in voor de periode dat je weg bent. Volg onderstaande link voor een stap-voor-stap instructie:

Instellen Out-of-Office-reply in Outlook

Instellen Out-of-Office-reply in Lotus Notes

  1. Vraag eventueel dringende e-mails opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!
  2. Geef in je boodschap aan dat je pas kunt reageren na datum van terugkomst
  3. Zet de datum van je terugkomst eventueel een dagje later. Zo creëer je ruimte om bij te praten, je e-mails weg te werken enz.
  4. Vermeld de contactgegevens van de collega die je eventueel waarneemt

4. Gebruik Regels in Outlook

  1. Je kunt een regel instellen zodat alle e-mails automatisch worden doorgestuurd naar je collega die jou tijdens je vakantie vervangt. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht
  2. Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je hebt aangemaakt. Schakel daarnaast je Afwezigheidsassistent in

Klik hier voor een stap-voor-stap instructie voor het instellen van een Regel zoals bij 4.1 in Outlook 2010 en 2013.

5. Machtig je collega

Wil je niet alle e-mails naar je collega doorsturen, maar verwacht je tijdens je vakantie wel bepaalde e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega ook machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Machtiging instellen in Outlook

Machtiging instellen in Lotus Notes

Je kunt ook een map aanmaken waarin je collega alle mail plaatst die hij/zij heeft afgehandeld.

6. Vakantietips voor thuis

Hieronder nog wat handige tips om ook thuis je zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:

  1. Een to-do lijst helpt om je acties te ordenen en te voorkomen dat er nog van alles op het laatste nippertje moet gebeuren. Elke dag een paar acties afvinken en hopla, je bent wéér een stapje dichter bij een ontspannen vakantie!
  2. Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
  3. Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan. Al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
  4. Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
  5. Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
  6. Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
  7. Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.

7. Plan vast leuke dingen voor na je vakantie

Om je vakantiegevoel toch een beetje vast te houden kan het helpen om vast een paar leuke dingen in te plannen voor na je vakantie. Bijvoorbeeld alvast een avond reserveren voor de bioscoop of een leuk restaurant. Of voor de herfstvakantie alvast wat leuke activiteiten uitzoeken. Wat leuk is, is voor iedereen weer anders. Waar het om gaat is dat je er nu voor zorgt dat je leuke dingen in het vooruitzicht hebt.

8. Kijk terug en geniet: een Ta-da lijst in plaats van een To-do lijst

De zomerperiode is vaak ook een periode van bezinning. Je blikt teug op de afgelopen maanden en denkt na over wat je na de zomer (anders) wilt doen. Als we terug blikken, staan we vaak terug bij wat er niet goed ging. Maar het is ook goed om stil te staan bij wat er wél goed ging. Wat heb je bereikt, waar ben je trots op, wat ging er goed? Maak eens een lijstje van al deze zaken. Zo’n Ta-da lijst geeft je een goed gevoel. En het kan je ook helpen om je koers te bepalen voor de komende zes maanden en daarna.

 Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.

Praat jij wel eens met je sokken?

Praat jij wel eens met je sokken? Marie Kondo, de Japanse opruimgoeroe en auteur, doet dat wel. Ze legt ze ’s avonds zelfs op een speciale manier neer. Dan kunnen ze even lekker bijkomen van het feit dat ze de hele dag beklemd zaten tussen haar voeten en schoenen. Marie zegt in haar boeken veel zinnige dingen die mij als efficiency trainer enorm boeien. Maar een babbeltje met m’n sokken gaat me wat ver. En jou waarschijnlijk ook.

Maar praten over werkdruk is wel een goed idee

Sterker nog, dat zouden professionals vaker moeten doen. En dan bij voorkeur met hun leidinggevende.

Lees verder

Boekentip: De 5 keuzes voor buitengewone productiviteit – Kory Kogon, Adam Merrill, Erik Roger

Getting the right things done met Covey

Dit boek bestellen op managementboek.nl

Verdrinken in een berg werk of op de toppen van je kunnen werken, dat is de keuze. Of eigenlijk: de 5 Keuzes. FranklinCovey ontwikkelde een krachtige methode – gebaseerd op de kennis van Stephen Covey (bestsellerauteur van ‘De zeven eigenschappen’), de laatste ontdekkingen in de neurowetenschap en jarenlange praktijkervaring – waarmee je je productiviteit en persoonlijke effectiviteit meetbaar verhoogt.

De methode helpt je in te zien waar je je kostbare tijd, energie en aandacht aan moet besteden om datgene te bereiken wat voor jou het belangrijkst is. Dankzij de 5 Keuzes word je proactief, focus je op wat echt het verschil maakt, krijg je dingen voor elkaar, maak je het leven makkelijker met behulp van technologie – en je krijgt er nog energie van ook.

Met de 5 Keuzes ontstijgen individuen, teams en organisaties het doorsnee-efficiëntieniveau en bereiken ze het niveau van buitengewone productiviteit.

Inhoudsopgave

  • Voorwoord
  • Inleiding – Voel je je levend begraven?
  • Besluitvormingsmanagement
    • Keuze 1 – Doe wat belangrijk is, reageer niet op wat dringend is
    • Keuze 2 – Ga voor buitengewoon, neem geen genoegen met gewoon
  • Aandachtsmanagement
    • Keuze 3 – Plan de Big Rocks, sorteer geen grind
    • Keuze 4 – Beheers je technologie, laat die jou niet beheersen
  • Energiemanagement
    • Keuze 5 – Versterk je vitaliteit, voorkom een burn-out
    • Conclusie – Jouw buitengewone leven
  • Speciaal gedeelte: Q2-leiderschap
    • Bijlage A: de 25 belangrijkste e-mailprotocollen
    • Bijlage B: belangrijke modellen
  • De 5 Keuzes toepassen
De 5 keuzes voor buitengewone productiviteit Kory Kogon Adam Merrill Erik Roger

Boekentip: Opgeruimd! – Marie Kondo

Voor altijd een schoon en rommelvrij huis: ervaar hoe opruimen je leven voorgoed kan veranderen

Dit boek bestellen op managementboek.nl

De Japanse Mane Kondo runt een gerenommeerd adviesbureau dat mensen leert hoe ze hun rommelige huizen kunnen transformeren in ruimtes vol rust en inspiratie. De sleutel tot succesvol opruimen is om alleen de zaken te bewaren waar je echt van houdt, en de rest weg te doen. Met een wachtlijst van drie maanden is haar KonMari-methode voor opruimen, keuzes maken en organiseren een internationaal fenomeen. Ze helpt je in ‘Opgeruimd!’ op inspirerende wijze stap voor stap om je huis en je leven op orde te krijgen.

Inhoudsopgave

  • Voorwoord
  • Waarom kan ik mijn huis niet netjes houden?
  • Eerst wegdoen
  • Hoe ruim je op per categorie
  • Opbergen voor een stimulerend leven
  • De kunst van het opruimen verandert je leven drastisch
Marie Kondo Opgeruimd De manier om orde en rust in je leven te brengen

Aan de slag met je uitstelgedrag!

Aan de slag met je uitstelgedrag!

Uitstelgedrag is een van de grootste energievreters op het werk en privé. Het is menselijk om taken waar je geen zin in hebt of waar je tegenop ziet uit te stellen. En het is makkelijk om aan je neiging tot uitstellen toe te geven: we hebben veel toegankelijke en aantrekkelijke (digitale) afleidings-mogelijkheden. Het gaat er dus om een goede balans te vinden tussen “willen” en “moeten”. En dat is niet altijd eenvoudig.

We hebben het niet over “een keertje” iets uitstellen. En ook niet over weloverwogen iets uitstellen omdat je er nu echt geen tijd voor hebt. Het gaat om uitstelgedrag waarbij impulsiviteit het steeds wint van verstand: je doet iets nu niet want:

  • “Ik heb er geen zin in”
  • “Ik zie er tegen op”
  • “Ik heb er een hekel aan”
  • “Ik weet niet waar ik moet beginnen”

In plaats daarvan ga je iets doen dat je leuk vindt, makkelijk vindt, dat toevallig voorbij komt of [vul zelf in]. Iedereen heeft zo zijn eigen excuses. Is dat erg? Behalve zonde van de tijd, kan uitstelgedrag leiden tot irritaties in de samenwerking, overwerk in de avonduren, een slechte werkreputatie of zelfs ontslag. Voor de organisatie betekent het altijd productiviteitsverlies of vertraging.

Zes typen uitstellers

Afhankelijk van je persoonlijkheidskenmerken en emotionele behoeften vraagt het verminderen van uitstelgedrag een andere aanpak. Er zijn grofweg gezien zes typen uitstellers met hun eigen innerlijke conflict te onderscheiden:

Type uitsteller

uitstel excuus

Perfectionist“Het is nog lang niet perfect, er ontbreekt nog veel”
Dromer“Ik heb geen zin in al die details, dat komt wel”
Piekeraar“Ik weet niet zeker of ik dit wel kan, wat kan er allemaal mis gaan?”
Crisis-maker“Ik werk het beste onder tijdsdruk, vlak voor de deadline”
Uitdager“Waarom zou ík dit moeten doen? Kan iemand anders dit niet doen?”
Pleaser“Ik vind het moeilijk om “nee” te zeggen, ik wil iedereen te vriend houden”

Deze zes typen uitstellers vertegenwoordigen de uitersten van 3 kenmerken:

Aandacht voor details:

de perfectionist besteedt teveel aandacht aan details terwijl de dromer juist te weinig aandacht aan details geeft.

Blik op de toekomst:

de piekeraar maakt zich teveel zorgen over wat er kan gebeuren en de crisis-maker  denkt daar juist te weinig over na, tot het “uur U” aanbreekt.

Relatie tot anderen:

de uitdager gaat tegen de anderen in, terwijl de pleaser juist teveel rekening houdt met de anderen.

banner-time-management-training

Ieder type zijn eigen aanpak

Herken jij jezelf in één van bovenstaande typeringen? En wil jij je uitstelgedrag aanpakken? Ga dan met onze tips aan de slag.

Perfectionist

  • Zet niet alles wat je kunt bedenken op je takenlijst, maar alleen de taken met de hoogste prioriteit
  • Plan je agenda niet vol maar hou 20% van je tijd vrij voor tegenvallers en onverwachte zaken
  • Budgetteer je taken met tijdlimieten: meer tijd besteed je er niet aan
  • Vervang “zou moeten” door “zou kunnen” en “ik moet” door “ik wil”

Dromer

  • Stel jezelf bij iedere taak concrete vragen over het eindresultaat, de acties die hiervoor nodig zijn, de volgorde, wie je erbij nodig hebt, wanneer zaken klaar moeten zijn en wat de doorlooptijd is
  • Schat de benodigde tijd in en verhoog dat met 20%
  • Ga bij iedere taak na wat de cruciale details zijn waardoor het kan mislukken en wat je moet doen om te zorgen dat je actie slaagt
  • Vermijd vage uitspraken als “ik zou eigenlijk”, “ik probeer om”, “binnenkort”, “zo spoedig mogelijk”. Wees concreet en specifiek

Piekeraar

  • Bagatelliseer jezelf, je kennis, je vaardigheden en je ervaring niet
  • Verdeel grote intimiderende taken in kleine niet-intimiderende activiteiten.Bekijk je voortgang bij iedere 5 of 10% en geniet van je resultaten
  • Vermijd woorden als “misschien”, “waarschijnlijk”, “ik weet niet zeker”, “ik probeer”. Gebruik positieve en actie-georiënteerde formuleringen
  • Verbind aan “ik kan niet” of ‘ik weet niet” iets wat je wél kunt of weet

Crisis-maker

  • Realiseer je dat je niet alleen goed kunt omgaan met last-minute stress, maar dat je er meestal ook de veroorzaker van bent
  • Laat je minder door je gevoelens leiden en meer door de feiten.
  • Zoek andere redenen om in actie te komen dan de kick van last-minute stress
  • Realiseer je dat pas als je er aan begonnen bent, blijkt of een taak leuk is
  • Vermijd woorden waaruit je negatieve gevoel over taken blijkt en vervang die door positieve, actie-georiënteerde formuleringen

Uitdager

  • Zie wat anderen van je vragen niet als een opdracht maar als een verzoek
  • Wees geen “rebel without a cause” en denk na over alternatieve manieren om te reageren anders dan afwijzend, provocerend of sarcastisch
  • Vermijd beschuldigingen en verwijten. Begin zinnen niet met “jij”, maar met “ik”. Maak je excuses als je iets niet hebt gedaan wat je wel had toegezegd
  • Werk mét je team in plaats van tégen je team

Pleaser

  • Realiseer je dat je niet alles kan doen en niet alles kunt zijn voor iedereen
  • Maak jouw keuzes, stel jouw prioriteiten, bewaak je grenzen en neem de regie over jouw werk/leven
  • Vervang “ik zou eigenlijk moeten” door “ik wil”
  • Leer wanneer en hoe je “nee” kunt zeggen en spreek 1 van deze mogelijkheden hardop uit in situaties waarin je “nee” denkt:
    • Nee met een beleefd bedankje
    • Nee met een verklaring
    • Nee met een alternatief
    • Of zelfs nee zonder meer

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over onze time management trainingen met
open inschrijving, klik dan hier.

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen
op je eigen werkplek, klik dan hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 020 – 419.15.27. We geven je graag advies.