Een volle mailbox na je vakantie. 8 tips om weer overzicht te krijgen.

Volle mailbox. 7 tips om het overzicht weer terug te krijgen

Dichte mist. Vage contouren van eilanden. Een misthoorn klinkt. Geen schip te zien. Zonder radar is het gevaarlijk om door te varen. Je weet ongeveer waar je bent, maar niet hoe je verder moet. Zo voelt het in je werk soms ook.

Een volle mailbox en wég is je vakantiegevoel

Na 3 weken vakantie puilt je mailbox uit met nieuwe berichten. Je agenda staat vol met vergaderverzoeken. Waar moet je beginnen? Wat is belangrijk? Wat kan wel even wachten? Je begint te lezen, je maakt aantekeningen, je worstelt je er doorheen. Aan het eind van de dag duizelt het je, heb je het gevoel dat je niets opgeschoten bent. En heb je de neiging om weer op vakantie te gaan. Wat niet kan. Maar hoe nu verder?

Deze 8 tips kunnen je helpen om snel het overzicht weer terug te krijgen.

Check je mailbox op acties

1. Zet op een rijtje wat je nog moet doen

Je verliest snel het overzicht als alles wat je moet doen verspreid staat over verschillende bronnen. Ga er eens voor zitten om al je acties op te schrijven. Raadpleeg alle bronnen: je mailbox, notulen, projectplannen, geeltjes, enzovoort. En last but not least: doe een braindump van alle acties die in je hoofd zitten en die je nog niet ergens genoteerd had. Vergeet hierbij niet de acties te noteren die anderen aan jou hebben toegezegd en waar jij nog op wacht. Hou dit overzicht actueel.

2. Zoek uit wat voor jou het belangrijkste is

Alles lijkt even belangrijk en alles heeft haast. Je bent druk en vind dat jij alles moet doen. Je probeert alles ijverig weg te werken. Om ‘s-avonds uitgeput op de bank neer te vallen. Te moe om nog aandacht te schenken aan je gezin of je hobby’s.

Aan input geen gebrek. Kijk maar naar je mailbox. Maar hoe zit het met je output? Het wordt anders als je jezelf eens rust gunt en vragen stelt als: “hoort dit echt wel bij mijn rol?” of “draagt dit het meeste bij tot het realiseren van mijn doelstellingen?” Je kunt ook nog een niveau dieper gaan en je afvragen “welke waarden zijn belangrijk voor mij?”, “waar word ik nou echt gelukkig van?”

Veel mensen laten deze vragen onbeantwoord en rennen door. Op het werk en privé. Maar door niets te doen en geen keuzes te maken, laat je de huidige situatie voortbestaan. En blijf je gestrest en ongelukkig. Dus bewijs jezelf een dienst en kom in actie!

“Nothing happens until something moves”

Albert Einstein

3. Kies: wat doe je wel en wat doe je niet?

Veel mensen vinden het moeilijk om “Nee” te zeggen. Dus zeggen we maar “Ja” tegen alles wat op ons pad komt, om de confrontatie te vermijden.

Er zijn elke dag veel keuzes te maken. Door keuzes maar voor je uit te schuiven ontstaan vanzelf nieuwe problemen. Het is hard werken: je moet goed nadenken over de consequenties van je keuzes en je moet knopen doorhakken. Daarbij is het net zo belangrijk om te beslissen wat je niét gaat doen als wat je wél gaat doen. Hanteer een duidelijk criterium, bijvoorbeeld: “Draagt dit bij tot de resultaten die ik heb toegezegd?”

Hoe concreter je doelen zijn, des te makkelijker kun je bepalen of iets voldoende bijdraagt aan je doelen. Heb je eenmaal een keuze gemaakt, heb dan vertrouwen in jezelf en in je keuze.

kies: wat doe je wel en wat doe je niet
Creer rust om je te concentreren

4. Creëer rust om je te kunnen concentreren

Interrupties kosten veel tijd en energie. Dat geldt ook voor het snel achter elkaar schakelen van de ene taak naar de andere taak. Wist je dat je na een verstoring gemiddeld 8 minuten nodig hebt om de draad weer goed op te pakken? Je raakt gestrest omdat er te weinig uit je handen komt. Je maakt niets af.

Organiseer daarom rust voor jezelf: stop met de hele dag door je Inbox checken en zet alle meldingen op je laptop en telefoon uit. Zet je telefoon eens op stil. Leg  je telefoon weg tijdens besprekingen. Ga weg uit de drukke kantoortuin en zoek een stiltewerkplek. Weersta de verleiding om “even” je mail te checken, “even” een WhatsApp te doen, “even” op Facebook of op LinkedIn te gaan. Doe dat eens allemaal niet. Voel het weldadige verschil. En ervaar hoe fijn het is om echt meters te kunnen maken.

5. Sta even stil en maak tijd om na te denken

Je staat voortdurend “aan” en je hersens zijn voortdurend bezig zijn met alle prikkels die ongevraagd op je afkomen en die je zelf opzoekt. Hierdoor blokkeer je de ruimte die je nodig hebt om nieuwe ideeën te ontwikkelen, nieuwe paden te verkennen of om ingewikkelde problemen te analyseren en op te lossen.

Maak in de pauze eens een wandeling en zet je telefoon uit. Geniet van wat je ziet en hoort. Stop met het idee dat je altijd en overal bereikbaar zou moeten zijn.

 

 “When was the last time you spent a quiet moment just doing nothing – just sitting and looking at the sea, or watching the wind blowing the tree limbs, or waves rippling on a pond, a flickering candle or children playing in the park?”

Ralph Marston

sta even stil om na te denken
social media: less is more

6. Ook in social media: less is more

 Via Facebook en LinkedIn ben je verbonden met honderden mensen, bekijk je tijdlijnen, reageer je op updates. Waarom ben je daar zo vaak overdag en ‘s-avonds “eventjes” tussendoor mee bezig? Creëer ruimte voor jezelf en beperk je social media contacten tot bijvoorbeeld 1x per dag een half uur. Vooruit, 2x per dag 20 minuten. Ervaar eens hoeveel rust je dat oplevert. En je gaat niets missen, wedden?

7. Werk in timeboxen

Je creëert rust voor jezelf door gelijksoortige activiteiten te combineren en in aparte timeboxen te doen: een timebox voor je e-mail, een timebox voor social media, een timebox voor het oplossen van een lastig probleem, een timebox voor innovatie van je dienstverlening. Timeboxing helpt je om je aandacht te focussen op 1 onderwerp. Het helpt je ook om je tijdbesteding in de hand te houden.

werken in timeboxen scheelt veel tijd

8. Begin je dag met het belangrijkste

Ken je dat? Het is al 13.30 uur, je hebt heel veel gedaan, maar niet wat je van plan was. ’s Ochtends heb je de meeste denkkracht. In de loop van de dag neemt je vermogen af om creatieve oplossingen te bedenken en om ingewikkelde problemen te analyseren. Doe daarom de zaken die je belangrijk of moeilijk vind in de ochtend. Begin daarmee. Zo haal je meer voldoening uit je dag.

Wil je een steuntje in de rug? Wij kunnen je helpen

We weten het: dit is allemaal makkelijker opgeschreven dan gedaan. Het toepassen van deze principes in je dagelijkse leven vraagt een verandering van je werkgewoonten. Dat gaat niet vanzelf. Dat kost tijd en moeite. Ook je werkomgeving speelt een belangrijke rol.

Met onze 2-daagse time management training geven wij jou een vliegende start om het nu eens écht anders aan te pakken. Lees hier welke resultaten je zult boeken

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *