Voorkom een volle Inbox na je vakantie

reddingsboei2Jeherkent het vast wel. Na een fijne vakantie ben je dagenlang bezig om de e-mail te verwerken. Dat kost veel tijd. Bovendien zijn veel berichten niet meer actueel. Problemen zijn bijvoorbeeld intussen al opgelost of achterhaald. Er zijn een aantal mogelijkheden om te voorkomen dat je na je vakantie weer zwemt, maar dan in een zee van e-mails.

1. Stel een Out-of-office reply (Afwezigheidsassistent) in

Je kunt in de meldtekst bijvoorbeeld de volgende tekst opnemen: “Ik ben vanaf 15 juli tot en met 8 augustus op vakantie. Heeft u een dringende vraag? Stuur dan uw bericht opnieuw naar de heer P.I. Neut, die mij vervangt. Alle mail die ik tijdens mijn vakantie heb ontvangen, wordt door mij niet in behandeling genomen. Mocht u mij een bericht hebben gestuurd waarvan u vindt dat ik het echt moet zien, dan verzoek ik u vriendelijk deze na 8 augustus opnieuw te versturen”.

Je werpt hiermee een e-mail drempel op, omdat je de omgeving vraagt een extra inspanning te doen. Als dat echt nodig is, dan doet men dit heus wel.

Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

 2. Stel Regels in.

  • Je kunt een regel instellen met de tekst “Alle e-mail wordt doorgestuurd naar mijn collega die mij tijdens mijn afwezigheid vervangt”. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht. Je kunt bijvoorbeeld een map aanmaken waarin je collega alle mail plaatst die hij/haar heeft afgehandeld. Je moet je collega natuurlijk hiervoor wel machtigen. Je kunt de regel ook een aantal dagen vóór het einde van je vakantie laten eindigen. Dan heb je alleen de actuele berichten in je brievenbus.
  • Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je hebt aangemaakt. Schakel daarnaast de Afwezigheidsassistent in en meldt dat je pas na een bepaalde datum je e-mail gaat behandelen. Vraag eventueel dringende boodschappen opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!

Klik hier voor stap-voor-stap instructies voor het instellen van Regels in Outlook 2003 en 2007.

3. Machtig een collega om je e-mail te monitoren

Je kunt ook een collega machtigen om je mail in de gaten te houden tijdens je vakantie. Hoe ging dat ook alweer? Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *