Praat jij wel eens met je sokken?

Praat jij wel eens met je sokken? Marie Kondo, de Japanse opruimgoeroe en auteur, doet dat wel. Ze legt ze ’s avonds zelfs op een speciale manier neer. Dan kunnen ze even lekker bijkomen van het feit dat ze de hele dag beklemd zaten tussen haar voeten en schoenen. Marie zegt in haar boeken veel zinnige dingen die mij als efficiency trainer enorm boeien. Maar een babbeltje met m’n sokken gaat me wat ver. En jou waarschijnlijk ook.

Maar praten over werkdruk is wel een goed idee

Sterker nog, dat zouden professionals vaker moeten doen. En dan bij voorkeur met hun leidinggevende.

Hoe gaat dat bij jou?

Heb jij regelmatig werkoverleg met je leidinggevende? Over je werkvoorraad en de prioriteiten bijvoorbeeld? En als het je teveel wordt, trek je dan op tijd aan de bel? Veel werknemers doen dat niet. Dat kan tot vervelende situaties leiden, zeker als je je herkent in een of meer van onderstaande zaken:

  • Er ligt teveel op je bord. Je gaat nog harder werken en stopt er nog meer uren in. Je raakt gestresst door de constante druk, en de onmogelijkheid om alles goed en op tijd doen.
  • Je voert sommige taken niet meer uit, of nog maar gedeeltelijk. En dan maar hopen dat je ermee wegkomt.
  • Je zegt “ja” op alles wat op je afkomt, want “nee” is voor jou synoniem met falen. Of gebrek aan collegialiteit, want als je toch een keer dapper weigert, word je daar op aangekeken.
  • Alles wat via e-mail binnenkomt heeft prioriteit en alles moet onmiddellijk. Je toetst nauwelijks meer of al die vragen en verzoeken wel tot jouw kerntaken behoren.
  • Je spreekt je leidinggevende amper en je laat dat maar zo omdat hij zelf ook zo druk is.

We zijn hamsters en struisvogels

Gedreven door passie en betrokkenheid, maar ook door angst en onzekerheid leven we in ons werk langs elkaar heen. Iedereen rent maar door, als hamsters in een eeuwig draaiend rad: jij, je collega’s en je leidinggevende – want de druk is hoog voor iedereen. Je stopt je kop in het zand voor signalen die je omgeving en je lichaam afgeven. Je gooit er nog een Ibuprofen in, en je kijkt weg van je fouten, niet nagekomen afspraken en problemen waarmee je anderen opzadelt. Tot je in je functioneringsgesprek te horen krijgt dat je baas niet tevreden over je is en “de nodige verbeterpunten” ziet.

Altijd haast? Sta juist dan even stil

Een derde van het ziekteverzuim in Nederland wordt veroorzaakt door werkgerelateerde psychische klachten, vaak door een verstoorde balans tussen werk en privé, werkdruk, baanonzekerheid of een combinatie hiervan. Sta jij ook altijd in de hoogste versnelling? Dan wordt het hoog tijd om pas op de plaats te maken en het volgende voor jezelf op een rijtje te zetten:

  • Wat zijn mijn huidige kerntaken?
  • Welke resultaatafspraken heb ik daarover met mijn werkgever?
  • Wanneer moet ik die resultaten behalen?
  • Wat moet ik allemaal doen om dat te realiseren?
  • Hoeveel tijd gaat me dat kosten?
  • Hoeveel ruimte hou ik over voor eventuele nieuwe taken?

Tip 1 De meeste mensen zijn hopeloos optimistisch bij het inschatten van hun tijdsbestedingen. Denk je: “Dat doe ik in een uurtje”? Maak er dan veiligheidshalve maar twee uur van.

Tip 2 Lukt het niet om een goede tijdsinschatting te maken voor een taak? Splits ‘m dan op in kleinere en meer overzichtelijke stukken.

Tip 3 Zet al je acties op de takenlijst in Outlook. Met deze tips richt je je takenlijst in tot een handig efficiency dashboard.

Ga het gesprek aan met je leidinggevende

Met een onderbouwd overzicht van je werkvoorraad en tijdsbestedingen heb je een goede basis voor een gesprek met je leidinggevende. In zo’n gesprek kun je:

  • erachter komen of je leidinggevende jouw inzichten deelt
  • bespreken met welke taken eventuele ruimte gevuld kan worden
  • of – bij onvoldoende ruimte – samen bepalen welke keuzes er gemaakt moeten worden

Eng? Ik zou het toch maar doen

Om op een gezonde manier je werk onder controle te houden is overleg essentieel. Neemt je leidinggevende daar geen tijd voor? Dan doet hij jou én zichzelf tekort. Neem daarom zelf het initiatief en plan een gesprek over je werkvoorraad. Vind je dat eng? Okee, dan schets ik je een scenario dat je geheid een keer gaat overkomen als je het niet doet:

– Je baas zegt: “Ik wil jou vragen om taak X erbij te nemen.”
– Jij: “Ik heb het hartstikke druk. Ik kan er niets meer bij hebben.”
– Je baas: “Waar heb je het dan zo druk mee?”
– Jij: “Nou, ik moet A en B en C nog doen en natuurlijk D en E.”
– Je baas: “Hoeveel tijd kost je dat dan?”
– Jij: “Euh, nou… dat weet ik niet precies. Maar best wel veel.”

Laten we wel wezen: daar kan je baas niks mee

Als jij niet concreet maakt wat er allemaal op je bord ligt en waar je in de knel komt, dan kan hij niet met je meedenken om samen keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Een pro-actieve benadering voorkomt zo’n patstelling. Dus: maak dat overzicht van je werkvoorraad en tackle je baas voor een afspraak. Wedden dat hij het vooral erg zal waarderen? En met een beetje geluk kun jij dan ’s avonds weer op tijd naar huis. Hou je eens wat tijd over voor een goed boek. Van Marie Kondo bijvoorbeeld, over die sokken.

Hulp nodig?

In onze efficiency trainingen met coaching op de werkplek besteden we aandacht aan álle aspecten van het managen van je werkvoorraad, het stellen van prioriteiten en het bewaken van je grenzen. Wil je daar meer over weten? Neem contact met ons op via het contactformulier of bel: 020 – 419 15 27. We leggen je graag uit hoe we je kunnen helpen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *